De basisprincipes van UiTPAS

Een belangrijk uitgangspunt van UiTPAS is het kansentarief voor mensen in armoede. Dat is mogelijk dankzij verdeling van de kosten. Op die manier wordt het zowel voor de deelnemer, de organisator als de lokale overheid haalbaar om financiële drempels weg te werken.

Voor UiTPAS kiezen we voor de duidelijke '20-40-40-verdeling'. Als mensen in armoede hun UiTPAS gebruiken voor een ticket dan betalen ze zelf 20%. 40% van de kost wordt gedragen door de organisator en 40% door het gemeentebestuur.

Lokaal iets aangepaste formules zijn mogelijk:

  • De bijdrage van de persoon in armoede aan de ticketprijs mag max. 25% zijn, gebaseerd op het advies van het Netwerk tegen Armoede. En nooit 0 euro. Mensen in armoede willen iets betalen, dat voelt beter.
  • De bijdrage van de organisator moet min. 10% zijn, zijn reële kosten moeten immers betaald geraken, ook bij veel deelnemers aan kansentarief.

Meer over de UiTPAS-criteria voor lokale overheden en organisatoren

Het basisprincipe is dat een deelnemer één UiTPAS-punt per vrijetijdsparticipatie krijgt. Punten kunnen nooit toegekend worden om ander gedrag dan vrijetijdsparticipatie te belonen, zoals bijvoorbeeld een aankoop doen in een handelszaak of een maaltijd nuttigen in het sociaal restaurant.

Wanneer iemand deelneemt aan een activiteit, scant hij zijn UiTPAS aan een zuil, via een UiTPAS QR code of aan de (mobiele) balie van een organisator die UiTPAS aanvaardt. Elke vrijetijdsdeelname is goed voor 1 punt. Die punten kan de deelnemer omruilen voor kortingen, gratis tickets of cadeaus bij eender welke vrijetijdsaanbieder in eender welke UiTPAS-regio. De organisator kiest zelf welk omruilvoordeel hij wanneer aanbiedt.

Lees het standpunt van publiq i.v.m. punten sparen.

Omruilvoordelen belonen trouwe bezoekers en zorgen voor meer deelnemers aan je activiteiten. Maar hoe bereik je dat effect? Hoe maak je ruilen niet te makkelijk of te moeilijk?

Een boek, cd of gadget zolang de voorraad strekt, of een tijdelijke korting op een activiteit worden doorgaans geruild voor minder dan 10 punten.

  • Voor 5 punten kan je voor € 1 gaan zwemmen in Aalst.
  • Voor 5 punten krijg je een drankje in AB in Brussel.

Een gratis bezoek aan een tentoonstelling of een voorstelling is meestal min. 10 punten.

  • 10 punten geeft een korting van € 2,5 op alle gemeentelijke activiteiten in Lede.

Groepspas met kansentarief

Het kansentarief van UiTPAS kan ook gebruikt worden door organisaties die met mensen in armoede eropuit trekken. En zo rekening houden met andere drempels dan enkel de financiële, en mensen nieuwe dingen laten beleven, op een makkelijke manier.

Een groepspas laat dus toe om in groep te participeren met korting. Een groepspas laat niét toe om punten te sparen of om te ruilen.

De groepspas vraag je aan de lokale UiTPAS-coördinator. De pas krijgt een UiTPAS-nummer, een naam van de groepswerking, een aantal tickets per jaar waarvoor de groepspas gebruikt mag worden, en een geldigheidsdatum. Zo kan je makkelijk meerdere toegangstickets aan kansentarief met één UiTPAS kopen.

Groepspas zonder kansentarief

Het is bovendien ook mogelijk om een groepspas te maken die geen recht heeft op het kansentarief, maar waaraan je wel een of meerdere 'bonnen' kan hangen die recht geven op een zelfgekozen aantal kortingen voor een afgebakend aanbod.

Kijk eerst in de online handleidingen.
Vind je daar het antwoord niet? Contacteer de UiTPAS-verantwoordelijke van jouw regio of stuur een mailtje naar contact@uitpas.be

Dit is niet mogelijk. Punten staan immers voor participaties. Wanneer deze naar een andere persoon worden overgedragen, creëer je 'vervuilde' data en krijg je een vertekend beeld. De pashouder kan zijn gespaarde punten wel ergens ruilen, eventueel als 'geschenk' voor iemand anders. Daarna blokkeer je de kaart.

Het is mogelijk dat mensen in armoede zich bekendmaken (identificator) met hun UiTPAS met kansenstatuut, om hun korting te verkrijgen in bv. het sociale restaurant of bij lokale handelaars. Punten toekennen en data verzamelen is in dit geval echter niet mogelijk, dit gebeurt alleen bij deelname aan vrijetijdsactiviteiten (registrator).

UiTPAS is en blijft een programma ter bevordering van de vrijetijdsparticipatie.

Bekijk het document rond deze vraag.

Starten met UiTPAS

Om als nieuwe UiTPAS-stad, gemeente of regio te starten, dien je een dossier in. Er zijn twee indienrondes per jaar. Bekijk meer info over de deadlines, voorwaarden en procedure om te starten.

Wil je als stad of gemeente aansluiten bij een bestaande UiTPAS-regio? Dan hoef je geen dossier in te dienen en is er geen deadline.

UiTPAS omvat vier kostenposten:

  • terugbetaling kansentarieven
  • investering hardware
  • communicatie & marketing
  • personeel

De middelen die voor UiTPAS kunnen gebruikt worden zijn: de middelen van het trekkingsrecht van het participatiedecreet, OCMW-middelen, middelen uit het fonds voor participatie en sociale activering, gemeentelijke middelen en inkomsten uit de UiTPAS-kaartverkoop.

Aan de hand van enkele parameters en benchmarks kunnen we de kosten voor jouw stad of gemeente berekenen. Contacteer je partnermedewerker bij publiq of stuur een mailtje naar contact@uitpas.be voor een vrijblijvende inschatting.

1. Advies rond lokale implementatie van het UiTPAS-programma

  • Welk marketing- en communicatieplan?
  • Hoe doelgroepen toeleiden naar UiTPAS?
  • Hoe lokale partners voor een rijk aanbod vinden?

2. Begeleiding bij werk- en stuurgroepen

  • Welke methodologie, agenda, planning?
  • We zijn aanwezig bij heel wat vergaderingen.
  • We blijven ook na de lancering beschikbaar voor vragen.

3. Train-the-trainersessies en opleidingen

  • Workshop over het gebruik van UiTPAS
  • Handleidingen over het gebruik van UiTPAS

4. Ondersteuning bij de installatie van de soft- en hardware

  • Documentatie over de soft- en hardware: instellingen, specificaties, enz.
  • Advies bij vragen van de lokale IT-medewerker of kaartsysteembeheerder
  • Derdelijnshelpdesk

5. Rapportering over het pasgebruik

6. Bovendien komen UiTPAS-aanbieders terecht in een inspirerend netwerk waar goede praktijken, vragen en tips & tricks worden uitgewisseld.

Contacteer de je partnermedewerker bij publiq of stuur een mailtje naar contact@uitpas.be voor een vrijblijvende kennismaking en meer informatie.

Bestaat UiTPAS al in jouw stad of gemeente? Neem dan contact op met de lokale UiTPASverantwoordelijke. Bekijk het overzicht van alle UiTPAS- steden, gemeenten en regio's.

Is er nog geen UiTPAS in jouw stad of gemeente? Contacteer ons via contact@UiTPAS.be

Ja. Elke vrijetijdsorganisator die de afspraken aanvaardt, kan UiTPAS aanbieden aan zijn publiek. Er zijn nu al meer dan 2300 aanbieders die UiTPAS aanvaarden waaronder bioscopen, zwembaden, jeugdbewegingen, kunstacademies, voetbalclubs, theaters en meer.

Elke organisator moet enerzijds de mogelijkheid geven aan het publiek om punten te sparen en anderzijds het kansentarief toekennen aan wie er recht op heeft.

Je kan er als aanbieder voor kiezen om het kansentarief enkel aan te bieden aan inwoners van je UiTPAS-regio, of aan alle UiTPAS-houders in Vlaanderen en Brussel met het kansenstatuut.

Meer over aansluiten bij UiTPAS als vrijetijdsaanbieder.

Ja. Met UiTPAS zijn verschillende integraties mogelijk. Heel wat lid- of klantenkaarten kunnen een plaatsje vinden op de UiTPAS.

UiTPAS: waar en wie

Ja. Iedereen met een UiTPAS kan overal in Vlaanderen en Brussel bij elke organisator die UiTPAS aanvaardt punten sparen en omruilen.

Met een UiTPAS van de stad Aalst kun je dus ook punten sparen in Leuven en een voordeel opnemen in Maasmechelen.

Activiteiten aan kansentarief zijn echter enkel voorbehouden aan inwoners van de UiTPAS-stad, gemeente of regio. Organisatoren kunnen er wel voor kiezen het aanbod aan kansentarief voor inwoners van alle UiTPAS-regio's open te stellen.

Mensen met een laag inkomen kunnen een UiTPAS kopen aan een sterk verminderd tarief (meestal € 1 of zelfs gratis) en genieten 80% korting bij deelname aan UiTPAS-activiteiten in hun eigen UiTPASgemeente of -regio. Lokale aanpassingen zijn hier mogelijk, maar altijd binnen de afspraken rond de solidaire kostendeling.

Sommige organisatoren kiezen er ook voor het kansentarief bovenlokaal toe te kennen. Op die manier kunnen ook inwoners van een andere stad of gemeente genieten van het kansentarief bij een activiteit. Contacteer je partnermedewerker voor mee info.

Personen in armoede brengen het nodige document mee naar een UiTPAS-verkoopsbalie in hun eigen UiTPAS-gemeente of regio, vooropgesteld door de UiTPAS-gemeente of -regio, zoals:

  • Attest verhoogde tegemoetkoming (ziekenfonds)
  • Attest leefloon (OCMW)
  • Attest budgetbeheer of budgetbegeleiding (OCMW & CAW)
  • Attest schuldbemiddeling (OCMW) of collectieve schuldenregeling (advocaat)
  • Attest inkomensgarantie voor ouderen (Rijksdienst voor Pensioenen)
  • Attest inkomensvervangende tegemoetkoming voor personen met een handicap

Sommige steden, gemeenten of regio’s kennen nog andere criteria toe of bekijken de gevallen op individuele basis.

Lees meer over de doelgroep 'mensen in armoede' afbakenen.

Ook in de academie krijgen mensen met een UiTPAS met het kansenstatuut korting, zonder bijkomende documenten te moeten voorleggen. Uiteraard is ook punten sparen er mogelijk.

Alles over UiTPAS en het DKO lees je in dit artikel.

De activiteiten van de buitenschoolse opvang kunnen perfect als UiTPAS-aanbod worden beschouwd maar de opvang an sich niet. Je kan bij de opvang wel de UiTPAS met kansentarief gebruiken als identificator om andere kortingstarieven toe te kennen (voor de opvang zelf). Maar die hoeven dan niet 20% van de basisprijs te zijn, en die worden dan ook niet geregistreerd in het UiTPAS-systeem. Waar exact die grens loopt tussen opvang en vrijetijdsactiviteit, dat kan voer zijn voor discussie. In de praktijk is dit alvast duidelijk: vakantiekampen en georganiseerde uitstappen kunnen vallen onder UiTPAS-activiteiten.

UiTPAS als communicatiemiddel en marketingplatform

Uiteraard wel. Wie zich in het UiTPASsysteem registreert, gaat er al dan niet zelf mee akkoord om UiTPASmails te ontvangen. Wanneer iemand de privacyvoorwaarden aanvaardt, weet de gebruiker dat hij ook mails van andere UiTPASregio's kan ontvangen, op basis van eerdere deelnames aan UiTPASactiviteiten. Uitschrijven of voorkeuren aanpassen is steeds mogelijk.

Bovendien vallen de tips op maat in de smaak: uit analyse blijkt dat in 2019 amper 0,05 % van de ontvangers zich uitschreven voor de UiTPASmails.

Niet alleen verzamelen deelnemers zo punten om om te ruilen voor voordelen, de check-ins zijn voor de organisator ook nodig om de segmentatietool van publiq zo effectief mogelijk te gebruiken. De tool maakt het mogelijk om e-mailcampagnes naar een zelfgekozen doelgroep te sturen, op basis van UiTPAS-data van eerder participatiegedrag van de pashouders.

Daarom is het dus belangrijk dat iedereen die participeert altijd punten spaart, voor de activiteit waaraan iemand deelneemt. Zo verzamel je meer gegevens over je publiek en kun je hen gericht contacteren.

Het is belangrijk dat je gemeentelijke UiTagenda alle vrijetijdsactiviteiten die plaatsvinden in je gemeente bevat. Enkel zo kun je analyseren of je aanbod voldoende is afgestemd op de verschillende voorkeuren van je inwoners, die je detecteert via UiTPAS-participaties. En enkel zo kun je hen zo gericht mogelijk informeren en hen goesting geven om meer vrijetijdsactiviteiten te doen in je gemeente.

Boek de begeleidingen op maat voor optimale resultaten:

Met omruilvoordelen zoals kortingen of gratis tickets en gerichte marketing- en communicatieacties beloon je je trouw publiek en spreek je een nieuw publiek aan. Je motiveert hen om deel te nemen aan (nieuwe) activiteiten.

  • Dankzij het kansentarief krijgt een bredere groep mensen de kans om deel te nemen.
  • Je geniet mee van de online en offline promotie via de gemeentelijke (UiT-)kanalen.
  • Je krijgt via je UiTPAS-verantwoordelijke toegang tot de segmentatietool om gericht een (nieuw) publiek aan te spreken, ook buiten je eigen UiTPAS-regio.

Een aantal ticketingaanbieders hebben reeds een integratie uitgewerkt. Contacteer je partnermedewerker bij publiq voor een overzicht.

Ja, dat kan. Je kunt UiTPAS-voordelen aanmaken die de pashouder zelf meteen online kan omruilen en ontvangen via UiTPAS.be. Denk daarbij aan voordelen zoals een online workshop, een eBook, een unieke kortingscode, een voordeel voor het goede doel...

De werkwijze vind je tussen de UiTPAS-handleidingen.

UiTPAS & Privacy

Inzicht in participatiegedrag

Een UiTPAS is strikt persoonlijk. Daarom moet je de persoonsgegevens van de pashouder verbinden aan zijn UiTPAS.

Bij de aankoop van een UiTPAS registreert de kaarthouder zich met de UiTID in de UiTdatabank. De UiTPAS-gebruiker blijft regisseur en eigenaar van de persoonsgegevens maar geeft UiTPAS toestemming om de vrijetijdsbeleving te optimaliseren. Door de koppeling van de persoonsgegevens aan de UiTdatabank -waarin de events gedetailleerd ingevoerd werden- kan je zien wat voor kaarthouders welk type activiteit bezoekt en dus je communicatie-acties daarop afstemmen.

Pashouders kunnen op www.UiTPAS.be steeds hun communicatievoorkeuren aanpassen.

Het belang van privacy

Het UiTPAS-programma hecht veel belang aan privacy. We kunnen geen data-gerelateerde uitspraken doen tot op persoonsniveau. De geanonimiseerde data vormen wel de basis van de segmentatietool om pashouders te mailen over voordelen op maat. Je kan bv. alle mannelijke liefhebbers van sportactiviteiten tussen 19 en 34 jaar selecteren voor een mailing met aanbod op maat van die doelgroep.

Nood aan accurate gegevens

De doeltreffendheid van afgeleide communicatie-acties zijn uiteraard afhankelijk van de kwaliteit van de ingevoerde data. Hogergenoemde actie naar sporters is enkel effectief met een correcte invoer van de activiteit in de UiTdatabank (willen we basketters bereiken of zwemmers?) én een correcte registratie van de persoonsgegevens van de pashouder (is het mailadres juist?).

Ook de incheck-apparatuur wordt best zo nauwkeurig mogelijk ingesteld. Als een zuil alleen maar UiTPAS-punten uitdeelt op de activiteit 'Bezoek de sporthal', dan wordt het moeilijk om onderscheid te maken tussen actieve participanten en receptieve toeschouwers. Hierin schuilt vaak nog een uitdaging voor organisaties met activiteiten die gelijktijdig doorgaan. Voor activiteiten die mooi op mekaar volgen is er meestal geen probleem. Wanneer die correct zijn ingevoerd in de UiTdatabank, pikt de puntenspaarzuil ze een na een op en krijgen we een voortreffelijke koppeling van de persoonsgegevens aan de eventinformatie.

Wordt de dubbele authenticatie ook ingevoerd voor de balie-applicatie?

Ja

Wordt de dubbele authenticatie enkel ingevoerd voor baliemedewerkers die UiTPAS-kaarten verkopen, of ook voor het verkopen van tickets?

De dubbele authenticatie wordt ingevoerd voor alle balies, zowel registratiebalies als checkin- en ticketbalies. Ook verenigingen en (vrijwilligers)organisaties zullen hiermee dus aan de slag gaan.

Niet alle collega’s hebben een werk-gsm of wensen hun privénummer voor het werk te gebruiken. Hoe kunnen zij dan dubbel authenticeren?

Om die reden bieden we meerdere mogelijkheden aan voor de dubbele authenticatie: dat kan zowel via e-mail, via een mobiele app of via sms.

Sommige organisaties gebruiken maar één algemeen e-mailadres om in de balie aan te melden. Hoe kunnen zij dubbel authenticeren?

In deze gevallen gaat een stap nodig zijn om naar individuele accounts over te schakelen - zoals met het oog op privacyredenen eigenlijk steeds de instructie is geweest. In sommige gevallen werd in het veld gekozen voor een pragmatische aanpak, maar dat zal vanaf nu niet meer mogelijk zijn. We beseffen dat het juridische luik niet altijd makkelijk met een pragmatische aanpak gepaard gaat, dus we willen graag samen met jullie op zoek gaan naar haalbare manieren en eventuele obstakels om dit proces zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Om de hoeveel tijd moet men opnieuw aanmelden in de balie-applicatie?

In de balie-applicatie blijf je sowieso langer automatisch aangemeld dan in de KSB-admin. Iemand die de balie desktop applicatie en computer niet afsluit, wordt nooit afgemeld. Je wordt pas opnieuw aangemeld wanneer de dekstop applicatie opnieuw opstart.

In de browser (via balie.uitpas.ve) moet je je bij elke sessie opnieuw aanmelden.

Om de hoeveel tijd moet er ingelogd worden met de dubbele beveiliging?

In principe elke keer. De mogelijkheid bestaat om de optie ‘onthoud deze browser’ aan te vinken waardoor je gedurende de periode van een maand aangemeld blijft. De vraag zal na deze periode telkens opnieuw worden gesteld. Let wel: dit geldt enkel binnen dezelfde browser op eenzelfde toestel.

Wat is de vooropgestelde timing van de implementatie van de dubbele authenticatie?

We houden een planning aan die tegen de zomervakantie een implementatie mogelijk maakt.

Vaak werken vrijwilligers aan UiTPAS-balies van verenigingen. Zij zijn niet altijd digitaal geletterd.

Met deze doelgroep in gedachten bieden we meerdere opties aan om de dubbele authenticatie zo laagdrempelig mogelijk te houden. Dit kan zowel via e-mail, via een mobiele app of via sms.

We werken steeds vaker met vrijwilligers in de gemeente, en dus ook aan UiTPAS-balies. Zij hebben geen persoonlijk stadse-mailadres.

Om de dubbele verificatie voor vrijwilligers zo laagdrempelig mogelijk te maken, bieden we meerdere opties aan. Dit kan zowel via e-mail, via een mobiele app of via sms. We kunnen ook steeds samen met de DPO van het gemeentebestuur bekijken welke pistes we hier kunnen volgen, waarschijnlijk bestaat er een lokale procedure hoe in dit kader met vrijwilligers om te gaan. Want ook voor andere toepassingen worden dezelfde eisen gesteld vanuit de privacyreglementering.

Kunnen we kiezen met welk type dubbele authenticatie we voor de balies binnen onze eigen UiTPAS-regio willen werken?

De gebruikers zullen zelf de wijze van authenticatie kunnen kiezen. Dit zal op het moment van authenticatie duidelijk worden aangegeven. Het is niet mogelijk om per regio of KSB één bepaald type (bv. sms, e-mail of via de app) uit te kiezen of opties aan of uit te vinken.

Mogen wij gegevens van pashouders delen met andere organisaties als sociale diensten?
Check steeds bij de lokale DPO welke afspraken er met deze organisatie al zijn gemaakt, en op welke grond de gegevens gebruikt zullen worden. Deze afspraken moeten in principe reeds gemaakt zijn met dergelijke organisaties. Het is aan de DPO van lokaal bestuur of regio om te oordelen of het gebruik van UiTPAS-data hier ook in afgedekt. De DPO van publiq is beschikbaar om hierover te overleggen en af te stemmen.

Let wel: van zodra de KSB persoonsgegevens van de pashouder registreert in eigen systemen, is de KSB niet alleen louter verwerker, maar ook verantwoordelijke. Je mag dus maar overgaan tot de eigen aanvullende verwerking van persoonsgegevens met een wettige grondslag, bijvoorbeeld via de toestemming van de pashouder. In dat geval moet kaartsysteembeheerder een voorstel doen tot tekst met alle nodige info volgens de GDPR-wetgeving en het privacybeleid, en zelf een beoordeling maken qua vereisten. Dit document van de DPO van de KSB zal dan afgetoetst worden met de DPO van publiq.

Van veel pashouders hebben we geen e-mailadres. Moet ik met mijn eigen sociaal huis een overeenkomst afsluiten om te checken wie nog recht heeft op het kansentarief en hoe deze pashouders te contacteren?

Dit moet gecheckt worden bij de DPO. In jullie huidige samenwerking moet dit zeker afgedekt worden: zij maken op dit moment al merendeel van de passen aan - naar dienstverlening zou dit naar ons aanvoelen moeten kunnen tellen. Vaak zijn deze afspraken al gemaakt.

Wordt de automatische verlenging ook mee opgenomen in de vernieuwde voorwaarden?

Ja, het wordt voorzien in het algemene privacybeleid voor de pashouders en wordt ook meegenomen in de ruimere oefening rond de overeenkomsten.

In geval dat een externe partner werkt met een ticketingleverancier (Ticketmatic, Recreatex…), moeten wij als stadsbestuur dan met die ticketingleverancier een verwerkingsovereenkomst afsluiten in het kader van UiTPAS?

Binnen het UiTPAS-programma is publiq vzw gegevensverantwoordelijke, de kaartsysteembeheerder gegevensverwerker en de aangesloten UiTPAS-organisator sub-verwerker. (Ticketing)leveranciers zijn in deze logica “sub-sub-verwerkers”. De subverwerkers moeten met hun opdrachtnemers afspraken maken rond het gebruik van persoonsgegevens in het kader van hun opdracht - en dus ook rond het gebruik van de UiTPAS-gegevens. Doorgaans hebben dit soort opdrachtnemers met de event-organisatoren al een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarbinnen de rechten tot bepaalde informatie verder kan worden gespecificeerd. Ook voor deze verwerkingen blijven de principes van onder meer legaliteit en proportionaliteit onbeperkt gelden.

Als er een nieuwe samenwerkingsovereenkomst komt, moet deze dan terug naar de colleges ter bekrachtiging?

Neen. Enkel de algemene voorwaarden worden geüpdatet, en die algemene voorwaarden kunnen eenzijdig worden gewijzigd door publiq. We koppelen aan deze algemene voorwaarden nu ook algemene verwerkingsvoorwaarden: deze gaan op de datum van toevoeging. Een officiële communicatie volgt, maar verder hoeft er dus niets te gebeuren.

Wordt de verklaring op eer voor de baliemedewerkers ook vernieuwd, en zo ja: waar vinden we de vernieuwde overeenkomst?

In overleg met verschillende DPO’s van UiTPAS-gemeenten en -regio’s hebben we enkele kleine aanvullingen aan de verklaringen op eer toegevoegd. Er hoeft geen nieuw document getekend te worden door iedere medewerker. Je vindt de aangepaste versie nu al op uitpaspartner.be.

UiTPAS-partner

Handleidingen, tips & tricks, sjablonen... op deze pagina bundelen we alle info voor (toekomstige) UiTPAS-steden en gemeenten.

Meer lezen

UiTPAS in jouw stad of gemeente

Zo start je aanvraag om te starten met UiTPAS in jouw stad, gemeente of regio.

Meer weten

UiTPAS voor lokale vrijetijdsorganisatoren

Hoe UiTPAS zorgt voor een trouwer, nieuw en meer publiek.

Meer weten