UiTPAS en personeelsinzet

Starten met UiTPAS vraagt investeringen in hardware, kaarten, communicatie, retributie kansentarieven én personeel. Hoe meer je investeert in elk van deze onderdelen, hoe meer UiTPAS in je stad/gemeente of regio zal renderen. Haal je een van de vijf elementen weg, dan valt je UiTPAS-werking in elkaar. In dit artikel zoomen we in op personeelsinzet.

Hoeveel personeel heb je nodig?

Het beleid speelt een belangrijke rol in het aantal personen dat je kan inzetten, zij bepalen mee hoeveel ze als overheid aan UiTPAS willen besteden. In een ideaal scenario loont het om te investeren in een coördinator: zeker 1 VTE tijdens de opstartperiode (±6 maanden) en minstens 0,5 VTE na de lancering. Je kan UiTPAS-taken verdelen over bestaande functies binnen de administratie, maar als algemene regel blijkt: Hoe meer iemand exclusief op UiTPAS kan werken, hoe beter de investering in UiTPAS rendeert. In UiTPAS-regio’s waar de taken toch verdeeld zijn over meerdere personen, is goed projectmanagement essentieel. Deze projectmanager houdt een globaal zicht over UiTPAS in de regio, maar voert niet alle taken zelf uit.

Takenpakket

Algemene coördinatie

• Processen rond UiTPAS bewaken en in gang houden.
• De aandacht verzekeren voor een geïntegreerde UiTPAS (het kansentarief is inherent verbonden) met een continue reflex naar het armoedeluik binnen de verschillende processen en producten: opvolgen en bijwonen van een werkgroep waarin mensen in armoede een vertegenwoordigd zijn.
• Inrichting van de werkgroepen/stuurgroepen.

Communicatie en marketing

• Opportuniteiten zoeken om UiTPAS onder de aandacht te houden.
• Voordelen bedenken en negotiëren, stakeholders coachen in het aanbieden van voordelen voor alle doelgroepen.
• Zorgen voor passende communicatie op ieders maat van de voordelen en UiTPAS-acties.
• Opname verzekeren van de voordelen in de printcommunicatie van de stad/gemeente.
• Opmaak van folder met oplijsting van voordelen.
• Opmaak van gelegenheidsdrukwerk (flyer met tijdelijke actie).
• Opvolging aanpassing of aanmaak website voor UiTPAS.
• Mee de invoer van activiteiten in UiTdatabank met UiTPAS-marker opvolgen en modereren (bewaken van de contentscope).
• De basisinstallatie van de hardware verzorgen/opvolgen en eerstelijnsondersteuning bieden rond de UiTPAS-soft-/hardware aan balies en verenigingen.
• Opleidingen organiseren rond het werken met UiTPAS-gerelateerde items (gsm’s, UiTdatabank, ...).
• Kaartbeheer: kaartstock opvolgen en bijbestellen indien nodig.

Mensen in armoede toeleiden

• Ultieme communicatiereflex rond het kansentarief en leesbaarheid
• Aansturen van de diensten en aanbieders rond toegankelijke communicatie voor mensen in armoede: tekstueel
• Aansturen van de diensten en aanbieders rond toegankelijke communicatie voor mensen in armoede: vormelijk (niet enkel digitaal)
• In contacten naar aanbieders ook werken aan gedragenheid van het kansenverhaal bij de aanbieder (niet louter technisch)
• Reflex om mensen in armoede te betrekken bij het proces en de beslissingen
• Aandacht voor een voldoende aantrekkelijk voordelenpakket naar mensen in armoede
• Beheer van de onkostennota's van het kansentarief en opvolging van de uitbetaling
• Zoeken naar opportuniteiten rond toeleiding samen met de armoedeverenigingen in de werkgroep toeleiding

Takenpakket

Sarah gaf ons een blik in haar takenpakket als UiTPAS-coördinator:

• Aanleveren van content aan de communicatiedienst, alle communicatie vertrekt vanuit deze dienst.

• Omruilvoordelen onder de loep blijven nemen en diensten blijven vragen voor input.

• Contact opnemen met het ontwerpbureau voor het maken van promomateriaal, gadgets, folders,...

• Promotie maken op events en andere acties coördineren.

• Algemene administratie:

  • Punten toekennen op basis van inschrijvingslijsten

  • Toekennen UiTPAS-tarfief in I-Active

  • Rapporteren en opvolgen problemen zuilen en koppelingen ticketsystemen

  • Onkostennota’s

  • …

• In samenwerking met collega Lokaal Sociaal Beleid:

  • Acties op poten zetten om de doelgroep te bereiken

  • Uitbouwen lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie met UiTPAS als hefboom

Op de planning

• Meer tieners en jongvolwassenen (tot 30 jaar) bereiken.

  • Samenwerking starten met het OverKop-huis in Pelt. Hier kan je als jongere tot 25 jaar gewoon binnen en buiten lopen en allerlei leuke activiteiten doen. Het is een veilige plek waar je ook een luisterend oor vindt.

  • Inzetten op jonge ouders die de kaart vandaag voor hun kinderen gebruiken, maar nog niet voor zichzelf.

• Een betere samenwerking met de Dienst Communicatie uitwerken: het opbouwen van een stucturele UiTPAS-communicatie en starten met nieuwsbrieven.

• Uitbreiden van de omruilvoordelen, zodat er voor elke doelgroep voldoende aanbod is.

• Lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie opstarten met UiTPAS als hefboom om het netwerk vorm te geven.

Personeelsinzet

Ellen werkt 4/5de voor COMEET, waarvan 3 dagen uitsluitend voor UiTPAS. Ze vervult onder andere de functie van regioverantwoordelijke UiTPAS Meetjesland.

• Takenpakket regioverantwoordelijke UiTPAS Meetjesland (0,6 VTE):

  • Coördinatie stuurgroep en werkgroepen

  • Deelname bovenlokale adviesgroep UiTPAS

  • Toeleiding nieuwe gemeenten, verenigingen, pashouders,...

  • Administratie

  • Regionale publiekscommunicatie

  • Helpdesk

  • Opleidingen en infomomenten

  • Kennisdeling

    • tussen deelnemende gemeenten

    • aan nieuwe aanbieders

    • over nieuwe ontwikkelingen

  • Ondersteuning bieden aan toetredende gemeenten
    

Daarnaast wordt Ellen bijgestaan door een lokale UiTPAS-trekker per Meetjeslandse UiTPAS-gemeente.

• Takenpakket lokaal verantwoordelijke UiTPAS (Opstart: 0,2 VTE):

  • Controle rechthebbenden, uitreiken passen, aanspreekpunt gebruikers, evaluatie...

  • Terugbetalingsformaliteiten, opvolgen invoer activiteiten, beheer omruilvoordelen, aanspreekpunt aanbieders, verwerven en vorming nieuwe aanbieders, hardware beheer...

  • Toegankelijke communicatie in gemeentelijke kanalen, organisatie activiteiten voor doelgroep

  • Regionaal reglement, overeenkomsten... agendering op gemeenteraad

  • Bepalen aantal zuilen, verkooppunten, procedure aanvraag UiTPAS met kansentarief, oplage kaarten , welkomstvoordelen, omruilvoordelen, start verkoop kaarten... + alle info doorgeven aan COMEET & publiq

  • Deelname aan opleidingen:

    • Beheerder (1/2e dag) (enkel voor lokale trekker + 1 extra meestal van OCMW)

    • Baliemedewerker (1/2e dag) (voor alle medewerkers die UiTPASsen zullen verkopen)

  • Communicatie lokale kanalen:

    • Aanmaak uitpas-mailadres (uitpas@gemeente.be) + stekje op lokale website Lokale lancering (persconferentie...)

    • Uitleg in infoblad

    • Lancering / brief voor mensen in armoede

    • Opstart met verenigingen: Infomoment en opleiding Ondersteuning opstart Helpdesk

  • Toevoegen voordelen in het KSB Toevoegen medewerkers aan balie

  • Overleg met IT:

    • Balie-app op pc’s, NFC- of combilezers installeren

    • Nodige bekabeling of wifi voor zuilen

Te onthouden

• Nood aan voldoende kritische massa: betrek zo veel mogelijk partijen in je stuurgroep, bv. de vertegenwoordiger van mensen in armoede.

• Permanente interactie en samenwerking tussen lokaal en regionaal.

• Zorg voor een link met elke doelgroep (mensen in armoede, ouderen, jongeren,...)

  • VB: UiTPAS Meetjesland volgde de begeleiding op maat 'UiTPAS en jongeren' en hielden de werkgroep in stand. Momenteel trekt Ellen Cultuurinjectie, een nieuw traject voor het bereiken van kwetsbare jongeren.

• Het lokaal netwerk is van groot belang, bij de opstart én de opvolging.

• Permanente sensibilisering en informatiedoorstroming, baliemedewerkers hebben een blijvende nood aan informatie. Blijf ‘Start to UiTPAS’ aanbieden bij reeds aangesloten gemeenten.

• Structurele beleidsmatige samenwerking tussen cultuur/vrije tijd, welzijn en sociale diensten

• Voorzie een eenmalige opstartkost én jaarlijks opvolgingsbudget.

• Groot effect op toeleiding van mensen in armoede naar vrije tijd en specifiek naar cultuur. Een theatervoorstelling is een leuk omruilvoordeel dat mensen in armoede effectief aanzet tot cultuur.