Starten met UiTPAS vraagt investeringen in hardware, kaartjes, communicatie, retributie kansentarieven én personeel. Hoe meer je investeert in elk van deze onderdelen, hoe meer UiTPAS in je stad/gemeente of regio zal renderen. Haal je een van de vijf elementen weg, dan valt je UiTPAS-werking in elkaar. In dit kennisdelingsmoment zoomen we in op personeelsinzet.

Hoeveel personeel heb je nodig?

Het beleid speelt een belangrijke rol in het aantal personen dat je kan inzetten, zij bepalen mee hoeveel ze als overheid aan UiTPAS willen besteden. In een ideaal scenario loont het om te investeren in een coördinator: zeker 1VTE tijdens de opstartperiode (±6 maanden) en minstens 0,5 VTE na de lancering. Je kan UiTPAS-taken verdelen over bestaande functies binnen de administratie, maar als algemene regel blijkt: Hoe meer iemand exclusief op UiTPAS kan werken, hoe beter de investering in UiTPAS rendeert. In UiTPAS-regio’s waar de taken toch verdeeld zijn over meerdere personen, is goed projectmanagement essentieel. Deze projectmanager houdt een globaal zicht over UiTPAS in de regio, maar voert niet alle taken zelf uit.

Takenpakket

Algemene coördinatie
  • Processen rond UiTPAS bewaken en in gang houden
  • De aandacht verzekeren voor een geïntegreerde UiTPAS (het kansentarief is inherent verbonden) met een continue reflex naar het armoedeluik binnen de verschillende processen en producten:
    opvolgen en bijwonen van een werkgroep waarin mensen in armoede een vertegenwoordiging hebben
  • Inrichting van de werkgroepen/stuurgroepen
Lokaal partnerwerk
  • Contact leggen en onderhouden met de verschillende (lokale) stakeholders: stedelijk, welzijn, verenigingen, privé-spelers
  • Aanbod van verenigingen, diensten en privé-spelers vertalen voor de verschillende belanghebbenden (andere diensten, stakeholders,...) en er voor zorgen dat dit actief gecommuniceerd wordt naar alle doelgroepen
  • Verenigingen ondersteunen om een betere communicatie van hun aanbod te verwezenlijken naar alle doelgroepen
  • Verenigingen ondersteunen bij de invoer van UiTPASaanbod in UiTdatabank en bij het gebruik van het UiTPASprogramma (bv. korte opleiding bij aansluiting van een nieuwe vereniging of bij uitlenen hardware, etc.)
  • Coördinatie van de contacten en realisatie van organisaties die UiTPAS als lidkaart/… willen gebruiken (jeugdhuizen, scholen,...)
Communicatie en marketing
  • Opportuniteiten zoeken om UiTPAS onder de aandacht te houden
  • Voordelen bedenken en negotiëren, stakeholders coachen in het aanbieden van voordelen voor alle doelgroepen
  • Zorgen voor passende communicatie op ieders maat van de voordelen en UiTPAS-acties
  • Opname verzekeren van de voordelen in de printcommunicatie van de stad/gemeente
  • Opmaak van folder met oplijsting van voordelen
  • Opmaak van gelegenheidsdrukwerk (flyer met tijdelijke actie)
  • Opvolging aanpassing of aanmaak website voor UiTPAS
  • Mee de invoer van activiteiten in UiTdatabank met UiTPAS-marker opvolgen en modereren (bewaken van de contentscope)
  • De basisinstallatie van de hardware verzorgen/opvolgen en 1ste lijnsondersteuning bieden rond UiTPAS-soft-/hardware aan balies en verenigingen
  • Opleidingen organiseren rond het werken met UiTPAS-gerelateerde items (gsm’s, UiTdatabank,...)
  • Kaartbeheer: kaartstock opvolgen en bijbestellen indien nodig
Mensen in armoede toeleiden
  • Ultieme communicatiereflex rond het kansentarief en leesbaarheid
  • Aansturen van de diensten en aanbieders rond toegankelijke communicatie voor mensen in armoede: tekstueel
  • Aansturen van de diensten en aanbieders rond toegankelijke communicatie voor mensen in armoede: vormelijk (niet enkel digitaal)
  • In contacten naar aanbieders ook werken aan gedragenheid van het kansenverhaal bij de aanbieder (niet louter technisch)
  • Reflex om mensen in armoede te betrekken bij het proces en de beslissingen
  • Aandacht voor een voldoende aantrekkelijk voordelenpakket naar mensen in armoede
  • Beheer van de onkostennota's van het kansentarief en opvolging van de uitbetaling
  • Zoeken naar opportuniteiten rond toeleiding samen met de armoedeverenigingen in de werkgroep toeleiding

Eén vaste medewerker die op UiTPAS werkt volstaat niet. Ervaring leert dat UiTPAS pas een succesverhaal wordt als het een organisatiebreed/stadsbreed gedragen instrument is. Dat gaat van het betrekken van baliemedewerkers tot externe partners.

Laat je inspireren door onderstaande praktijkvoorbeelden van UiTPAS Pelt, UiTPAS Meetjesland en UiTPAS Mechelen.

UiTPAS Pelt

Sarah Janssens werkt als deskundige Vrije Tijd - UiTPAS bij gemeente Pelt. De Dienst Vrije Tijd bestaat er uit 2 delen: Beheer vrije tijd en Programmatie vrije tijd. De werking van UiTPAS valt onder de noemer Programmatie vrije tijd, waardoor Sarah fysiek tussen de mensen zit die het vrijetijdsprogramma samenstellen. Dit heeft als voordeel dat ze kort op de bal kan spelen wat het UiTPAS-aanbod betreft. Bij de opstart van UiTPAS werkte Sarah 4/5de als coördinator, vandaag nog maar halftijds vanuit financieel standpunt.

UiTPAS is meer dan vrije tijd, een goede samenwerking met de andere interne diensten binnen de gemeente is cruciaal.
Sarah Janssens
Deskundige Vrije Tijd - UiTPAS

Takenpakket

Sarah gaf ons een blik in haar takenpakket als UiTPAS-coördinator:

  • Aanleveren van content aan de communicatiedienst, alle communicatie vertrekt vanuit deze dienst.

  • Omruilvoordelen onder de loep blijven nemen en diensten blijven vragen voor input.

  • Contact opnemen met het ontwerpbureau voor het maken van promomateriaal, gadgets, folders,...

  • Promotie maken op events en andere acties coördineren.

  • Algemene administratie:
    • Punten toekennen op basis van inschrijvingslijsten

    • Toekennen UiTPAS-tarfief in I-Active

    • Rapporteren en opvolgen problemen zuilen en koppelingen ticketsystemen

    • Onkostennota’s

  • In samenwerking met collega Lokaal Sociaal Beleid:
    • Acties op poten zetten om de doelgroep te bereiken

    • Uitbouwen lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie met UiTPAS als hefboom

Wat werkt goed in Pelt?

  • De samenwerking met de interne diensten: iedereen werkt mee om van UiTPAS een succes te maken.

  • Het bereiken van de doelgroep met kansentarief.

  • De inburgering bij de ‘oudere bevolking’

  • Het ontwerp van de kaart is heel dankbaar om mee te werken voor promomateriaal.

  • De fysieke locatie van UiTPAS binnen de organisatie: Sarah zit tussen de collega’s die het programma samenstellen.

  • Fysieke vertalingen van de algemene UiTPAS-info en info over de partners in het Russisch en Oekraïns. Door anderstalige folders ter beschikking te stellen is de participatie van deze doelgroep heel erg gestegen.

Als UiTPAS-coördinator ben ik niets zonder gemotiveerde baliemedewerkers, zij dragen UiTPAS uit naar de burgers. Daar hebben we veel geluk mee!
Sarah Janssens
Deskundige Vrije Tijd - UiTPAS

Op de planning

  • Meer tieners en jongvolwassenen (tot 30 jaar) bereiken.
    • Samenwerking starten met het OverKop-huis in Pelt. Hier kan je als jongere tot 25 jaar gewoon binnen en buiten lopen en allerlei leuke activiteiten doen. Het is een veilige plek waar je ook een luisterend oor vindt.

    • Inzetten op jonge ouders die de kaart vandaag voor hun kinderen gebruiken, maar nog niet voor zichzelf.

  • Een betere samenwerking met de Dienst Communicatie uitwerken: het opbouwen van een stucturele UiTPAS-communicatie en starten met nieuwsbrieven.

  • Uitbreiden van de omruilvoordelen, zodat er voor elke doelgroep voldoende aanbod is.

  • Lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie opstarten met UiTPAS als hefboom om het netwerk vorm te geven.

UiTPAS Meetjesland

Ellen Van Basselaere werkt bij COMEET als communicatie- en projectmedewerker UiTPAS Meetjesland en Cultuurinject. COMEET is een intergemeentelijke samenwerking met vier grote deelwerkingen: bibliotheken, erfgoed, (boven)lokaal cultuurbeleid en podia. Via ‘UiT in het Meetjesland‘ zet COMEET in op regionale cultuur- en vrijetijdscommunicatie en is daarmee samenhangend trekker van UiTPAS Meetjesland.

In 2017 startten de eerste 2 gemeenten met UiTPAS Meetjesland: Assenede en Eeklo. Ondertussen kunnen pashouders in 6 van de 9 Meetjeslandse gemeenten terecht met hun UiTPAS. De gefaseerde uitrol van UiTPAS zorgt ervoor dat elke gemeente een andere aanpak vereist. De gemeenten die later opstartten, hebben meer nood aan herhaling en ondersteuning. UiTPAS Meetjesland blijft daarom voortdurend inzetten op de verbreding (opstart gemeenten en verenigingen) en verdieping (evalueren systeem) van UiTPAS.

Personeelsinzet

Ellen werkt 4/5de voor COMEET, waarvan 3 dagen uitsluitend voor UiTPAS. Ze vervult onder andere de functie van regioverantwoordelijke UiTPAS Meetjesland.

  • Takenpakket regioverantwoordelijke UiTPAS Meetjesland (0,6 VTE):
    • Coördinatie stuurgroep en werkgroepen

    • Deelname bovenlokale adviesgroep UiTPAS

    • Toeleiding nieuwe gemeenten, verenigingen, pashouders,...

    • Administratie

    • Regionale publiekscommunicatie

    • Helpdesk

    • Opleidingen en infomomenten

    • Kennisdeling
      • tussen deelnemende gemeenten

      • aan nieuwe aanbieders

      • over nieuwe ontwikkelingen

    • Ondersteuning bieden aan toetredende gemeenten

Bij de opstart werden er lokaal meer personeeluren vrij gemaakt en structureel aangehouden, maar nu moet het er lokaal meer bijgenomen worden. Dit vraagt verandering, want een goede UiTPAS-werking blijft energie én tijd vragen.
Ellen Van Basselaere
Communicatie- en projectmedewerker UiTPAS Meetjesland en Cultuurinjectie

Daarnaast wordt Ellen bijgestaan door een lokale UiTPAS-trekker per Meetjeslandse UiTPAS-gemeente.

  • Takenpakket lokaal verantwoordelijke UiTPAS (Opstart: 0,2 VTE):
    • Controle rechthebbenden, uitreiken passen, aanspreekpunt gebruikers, evaluatie...

    • Terugbetalingsformaliteiten, opvolgen invoer activiteiten, beheer omruilvoordelen, aanspreekpunt aanbieders, verwerven en vorming nieuwe aanbieders, hardware beheer...

    • Toegankelijke communicatie in gemeentelijke kanalen, organisatie activiteiten voor doelgroep

    • Regionaal reglement, overeenkomsten... agendering op gemeenteraad

    • Bepalen aantal zuilen, verkooppunten, procedure aanvraag UiTPAS met kansentarief, oplage kaarten , welkomstvoordelen, omruilvoordelen, start verkoop kaarten... + alle info doorgeven aan COMEET & Publiq

    • Deelname aan opleidingen:
      • Beheerder (1/2e dag) (enkel voor lokale trekker + 1 extra meestal van OCMW)

      • Baliemedewerker (1/2e dag) (voor alle medewerkers die UiTPASsen zullen verkopen)

    • Communicatie lokale kanalen:
      • Aanmaak uitpas-mailadres (uitpas@gemeente.be) + stekje op lokale website Lokale lancering (persconferentie...)

      • Uitleg in infoblad

      • Lancering / brief voor mensen in armoede

      • Opstart met verenigingen: Infomoment en opleiding Ondersteuning opstart Helpdesk

    • Toevoegen voordelen in het KSB Toevoegen medewerkers aan balie

    • Overleg met IT:
      • Balie-app op pc’s, NFC- of combilezers installeren

      • Nodige bekabeling of wifi voor zuilen

Regionale communicatie

Verder staat Ellen in voor de regionale UiT-communicatie: "Door het schrijven van de UiT-communicatie maak je echt de UiTPAS-click."

  • In de UiTPASkrant vind je alle info over de UiTPAS en een overzicht van alle deelnemende organisaties. Deze krant komt één keer per jaar uit en wordt in september verdeeld met het infoblad van de deelnemende gemeenten én is daarnaast te vinden in alle verkooppunten.

  • Magazine

  • UiTmail om onder andere de leukste omruilvoordelen in de kijker te zetten.

  • Mailing naar pashouders met de segmentatietool van publiq. De tool maakt het mogelijk om gerichte mailcampagnes naar een zelfgekozen doelgroep te sturen, op basis van UiTPAS-data van eerder participatiegedrag van pashouders.

  • Facebookpagina

  • Website

We volgden het traject 'UiTPAS en jongeren' via publiq. Deze werkgroep is blijven bestaan en we kunnen er reeds de vruchten van plukken.
Ellen Van Basselaere
Communicatie- en projectmedewerker UiTPAS Meetjesland en Cultuurinjectie

Te onthouden

  • Nood aan voldoende kritische massa: Betrek zo veel mogelijk partijen in je stuurgroep, bv. de vertegenwoordiger van Mensen in armoede (MIA).

  • Permanente interactie en samenwerking tussen lokaal en regionaal.

  • Zorg voor een link met elke doelgroep (MIA, ouderen, jongeren,...)

    • UiTPAS Meetjesland volgde de begeleiding op maat 'UiTPAS en jongeren' en hielden de werkgroep in stand. Momenteel trekt Ellen Cultuurinjectie, een nieuw traject voor het bereiken van kwetsbare jongeren.

  • Het lokaal netwerk is van groot belang, bij de opstart én de opvolging.

  • Permanente sensibilisering en informatiedoorstroming, baliemedewerkers hebben een blijvende nood aan informatie. Blijf ‘Start to UiTPAS’ aanbieden bij reeds aangesloten gemeenten.

  • Structurele beleidsmatige samenwerking tussen cultuur/vrije tijd, welzijn en sociale diensten

  • Voorzie een eenmalige opstartkost én jaarlijks opvolgingsbudget.

  • Groot effect op toeleiding van MIA’s naar vrije tijd en specifiek naar cultuur. Een theatervoorstelling is een leuk omruilvoordeel dat MIA’s effectief aanzet tot cultuur.

UiTPAS Mechelen

In Stad Mechelen leiden twee personen de UiTPAS-werking in goede banen: Tine Van Nieuwenhove als UiTPAS-coördinator en Rik Somers als consulent UiTPAS. Beiden werken ze halftijds op de dienst marketing en communicatie van Stad Mechelen. Eén uur per week komen ze samen om de stand van zaken te overlopen.

Als consulent UiTPAS leidt Rik de dagdagelijkse werking van UiTPAS in goede banen. Daarnaast verzorgt hij de communicatie van UiTinMechelen: "Dit zorgt ervoor dat ik een directe voeling heb met het UiTPAS-aanbod in Mechelen." Samenhangend hiermee houdt Rik het overzicht over de activiteiten in UiTdatabank.

Praktische tips

  • De intrede van de 5% regel was een succes om jongerenparticipatie te stimuleren: Rik Somers "Jongeren kochten een UiTPAS aan om vermindering te krijgen op het lidgeld van hun sportclub. We zagen dat ze hun kaart nadien ook gebruikten voor andere activiteiten."
  • De sociale diensten communiceren mee over de UiTPAS met kansentarief door brochures uit te delen. Deze samenwerking van interne diensten verhoogde de aanmaak van UiTPAS met kansentarief in Mechelen aanzienlijk.

  • Om in te zetten op een brede waaier aan omruilvoordelen, krijgen UiTPAS-aanbieders gratis visibiliteit vanuit Stad Mechelen als ze een nieuw omruilvoordeel aanmaken voor de activiteit.

Praktijkvoorbeeld

Start to UiTPAS

03 mrt. 2020

Ontdek de voordelen van UiTPAS in deze mini-reportages bij 15 organisatoren van vrijetijdsaanbod.

Meer lezen

Jongeren en UiTPAS

Hoe kan UiTPAS jouw communicatiestrategie naar jongeren versterken?

Meer lezen

De Segmentatietool

Met de segmentatietool van publiq hebben de UiTPAS-partners een krachtig marketinginstrument in handen!

Meer lezen