Jaarlijks voegen alle organisatoren samen zo'n 125.000 evenementen toe aan UiTdatabank. Met een paar klikken kun je die evenementen ook uit de UiTdatabank ‘exporteren’. Met een zelfgekozen selectie uit jouw gemeente of van jouw organisatie, kun je aan de slag om er communicatie mee te voeren of om erover te rapporteren.
Waarom evenementen exporteren uit UiTdatabank?
Exports uit UiTdatabank zijn handig om communicatie te voeren over activiteiten. Zo kan je eenvoudig evenementen verzamelen en ophalen om in je gedrukte UiTagenda te publiceren. Je kunt de export ook gebruiken om snel een flyer te maken met alle aankomende activiteiten, om mee te geven aan je publiek.
Ook om te rapporteren kan deze exportfunctie handig zijn. Je kunt zo een zelfgekozen selectie van (afgelopen) evenementen exporteren uit UiTdatabank. Zo verzamel je makkelijk heel wat informatie over activiteiten in jouw gemeente of regio.
Hoe exporteer je activiteiten uit UiTdatabank?
1. Start met de juiste zoekopdracht
Om alle relevante evenementen uit UiTdatabank te exporteren, is het belangrijk om eerst je behoeften duidelijk af te bakenen. Wil je enkel specifieke evenementtypes verzamelen? Of evenementen voor een specifieke leeftijdscategorie? Deze parameters kun je meegeven in de ‘geavanceerde zoekopdracht bouwer’. Begin daarvoor door op ‘zoeken’ te klikken in de linkerbalk van het startscherm van UiTdatabank, nadat je hebt aangemeld.
Tip: je kunt zoekopdrachten bewaren, voor wanneer je vaak activiteiten wil exporteren die beantwoorden aan een bepaalde zoekopdracht
2. Selecteer de informatie die je wil exporteren
Bij het exporteren van de evenementen (naar Excel) kun je de informatie aanvinken die je wilt opnemen in de export. Er worden standaard al een paar velden voor jou geselecteerd, zoals ‘Titel’, ‘Kalendersamenvatting’ en ‘Locatie’. Deze geven de belangrijkste informatie mee voor je publiek. Je kunt ook andere velden kiezen. We lichten enkele veelgebruikte opties toe:
‘Datum aangemaakt’: Met deze optie vind je de evenementen terug die zijn aangemaakt sinds je laatste export.
‘Datum laatste aangepast’: Wil je er zeker van zijn dat alle info up to date staat in je export? Met deze optie vind je gemakkelijk alle evenementen terug die sinds een bepaalde datum aangepast zijn.
‘Status’: Hiermee kijk je na of er geen geannuleerde evenementen in je export staan.
- ‘Tijd type’: Evenementen kunnen verschillende tijd types hebben:
Single: Wanneer 1 evenement op 1 dag doorgaat.
Multiple: Het evenement gaat op 2 of meerdere dagen door, maar niet regelmatig. Denk aan een festival dat begint op vrijdag en op zondag eindigt.
Periodic: Dit zijn langlopende evenementen, bijvoorbeeld een cursus die 10 weken lang elke maandag doorgaat.
Permanent: Doorlopende activiteiten, zoals een bewegwijzerde wandeling. Aangezien ze altijd doorgaan, zijn ze minder interessant voor je agenda-overzicht. Door te kijken naar tijdtype, kan je deze uit je export weg filteren.
Tip: Wanneer je in jouw agenda de individuele data van een meerdaags evenement wilt opsplitsen, maak je ook gebruik van 'tijdtype'. Filter in de resultaten op evenementen met type ‘multiple’ of (periodic) en splits deze evenementen vervolgens op in afzonderlijke activiteiten.
Exporteren van UiTdatabank naar verschillende bestandstypes
Exporteren naar Excel
Met het Excel-formaat kan je jouw lijst verwerken naar andere publicaties, zoals de agenda in het gemeentelijk infoblad of een tipslijstje. Via Excel kan je ook jouw gekozen activiteiten converteren naar een Word-document. Maak hiervoor gebruik van de optie ‘afdruk samenvoegen’ in Word. Deze functie is ontwikkeld om adreslijsten op te maken, maar kan je ook voor deze situatie gebruiken.
Exporteren naar PDF
Met de exportfunctie in UiTdatabank maak je in enkele minuten een eenvoudige flyer met een zelf gekozen reeks activiteiten, direct opgemaakt in PDF. Perfect om bezoekers snel te informeren over het aanbod van jouw organisatie of gemeente. Je kunt de flyer ook personaliseren: voeg het ‘Vlieg’, ‘UiT’ of ‘UiTPAS’-logo toe, kies voor een lijst- of kaartweergave, en voeg een titel, ondertitel, afsluiter en verantwoordelijke uitgever toe.
Extra tips om je export volledig tot zijn recht te laten komen
De volledige UiTagenda van je gemeente of stad staat al op je website. Deze hoef je dus niet integraal over te nemen in je gedrukte magazine. Gebruik je beperkte ruimte liever voor een aantrekkelijke selectie van uitgelichte activiteiten voor verschillende doelgroepen die zin geeft in meer!
Lees meer over UiT in printcommunicatie >
Zorg ervoor dat je bij je selectie activiteiten in je gedrukte agenda, flyers of tipsblaadjes steeds duidelijk verwijst naar je volledige online UiTagenda. Idealiter doe je via de korte, duidelijke en makkelijk te onthouden url uitingemeente.be (bv uitingent.be)
Gebruik de URL 'UiTinGemeente.be' >
Verwijs steeds op je UiTwebsite, in je magazine en andere kanalen naar UiTdatabank.be. Zo weten organisatoren meteen hoe ze hun evenement via deze kanalen in de kijker kunnen zetten. Vermeld in je printcommunicatie ook de deadline om activiteiten in te voeren voor de volgende editie.
