Zo’n jaar geleden sloot Merksplas aan bij UiTPAS Kempen én besloot om meteen ook werk te maken van de gemeentelijke UiT-communicatie. De lancering van de nieuwe gemeentelijke website was bovendien het ideale moment om de koppeling met de UiTdatabank te maken. Met deze werkwijze vergezelt Merksplas nu zo’n 98 procent van alle Vlaamse steden en gemeenten in het UiTnetwerk.
Enthousiaste vrijwilligers brengen het nieuws
Op merksplas.nu berichten talrijke vrijwilligers over het lokale nieuws. Ook over vrijetijdsnieuws schrijven deze redacteurs uitvoerig. Het verzamelen van alle activiteiten voor deze website was tot een jaar geleden echter een heel karwei, vertelt communicatieambtenaar van Merksplas Yves Devroey.
Groot aanbod structureren
Devroey: “Merksplas heeft een redelijke groot vrijetijdsaanbod, zowel van privé-aanbieders als van verenigingen. Voor de introductie van de UiTdatabank gebeurde de verzameling en promotie van de activiteiten op een vrij chaotische manier. Er waren geen duidelijke afspraken en organisatoren waren zelf verantwoordelijk om hun informatie aan ons te bezorgen indien ze gemeentelijke promotie wouden voor hun activiteiten. Het resultaat was veel handmatig werk en frustratie aan beide kanten.
Daarom zijn we met alle vrijetijdsdiensten gaan samenzitten om dit allemaal te stroomlijnen en te structureren. Als lid van het UiTnetwerk dachten we daarbij al snel aan de UiTdatabank als de meest gebruiksvriendelijke oplossing voor alle partijen.”
Meer publiek met de UiTdatabank
Om de nieuwe manier van werken toe te lichten, organiseerde Merksplas een opleiding over de UiTdatabank. Partnermedewerker Toon van publiq kwam langs om de verenigingen alles te leren over invoeren in de UiTdatabank én hoe meer en nieuw publiek te bereiken met hun bericht.
Devroey: “Om zoveel mogelijk organisatoren mee te krijgen, planden we de opleiding op een zaterdagvoormiddag. Ook koppelden we er een netwerkmoment aan vast. De formule had succes: zo’n 60 personen schreven zich en we kregen veel positieve reacties.”
De UiTdatabank is de meest gebruiksvriendelijke oplossing voor alle partijen, zowel voor online als voor printcommunicatie.
UiTdatabank brengt tijdswinst en efficiëntie
Devroey: “In het begin dachten onze verenigingen uiteraard dat de UiTdatabank extra werk met zich mee zou brengen. Om de voordelen toe te lichten en om hen kennis te laten maken met alle gezichten van onze diensten organiseerden we de opleiding i.s.m. publiq.
De verenigingen zijn nu zo’n jaar bezig met de UiTdatabank en we hebben de indruk dat het allemaal goed verloopt. Het resultaat is een goedgevulde UiTagenda en tijdswinst en efficiëntie voor alle partijen.”
Merksplas.nu promoot via de UiTagenda ook activiteiten in de regio en gratis activiteiten in Merksplas.
UiT in Merksplas in print
Naast de digitale kanalen zoals merksplas.nu en de gemeentelijke website, zet Merksplas ook in op printcommunicatie. Merksplas brengt tweewekelijks een gedrukte kalender en poster uit met alle activiteiten. “Hiermee kunnen we kort op de bal spelen en moeten organisatoren geen maanden op voorhand hun activiteiten doorgeven. En verenigingen die goed op tijd invoeren, kunnen profiteren van vermeldingen in meerdere kalenders,” zegt Devroey.
“Dankzij de UiTdatabank is het bovendien zeer eenvoudig om de kalender op te stellen, gedaan met handmatig en ad hoc werk en heen en weer gemail voor de juiste en volledige info.“
Meer publiek met de UiTdatabank
Een introductie tot publiekscommunicatie op maat van lokale organisatoren en verenigingen en een toegepaste uitleg over het gebruik van de UiTdatabank.
Mini audit UiT-communicatie in Herentals
Om publiek en aanbod nog dichter bij elkaar te brengen, ging Stad Herentals samen met publiq rond de tafel zitten op zoek naar antwoorden op de vraag: ‘Hoe kan onze vrijetijdscommunicatie nog beter?’
UiTPAS activeert je UiT-communicatie
Hoe gebruik je UiTPAS als het sluitstuk van je vrijetijds- of UiTcommunicatie?