De UiTPAS-maand van UiTPAS regio Zuidwest

Afgelopen zomervakantie vierde UiTPAS Zuidwest een belangrijke mijlpaal: er werden meer dan 2 miljoen punten gespaard. Om dit in de kijker te zetten, organiseerde de regio een speciale UiTPAS-maand.

In oktober organiseerde UiTPAS Zuidwest een speciale UiTPAS maand. Gedurende een hele maand konden puntenverzamelaars genieten van 100 exclusieve voordelen, zoals gratis toegang tot film-, toneel- en muziekvoorstellingen, VIP-arrangementen voor een voetbalwedstrijd, begeleide rondleidingen op tentoonstellingen, speelpakketten voor gezinnen, en meer. Het project werd gecoördineerd door Jonathan Depoot, vrijetijdsmedewerker van UiTPAS regio Zuidwest. Hij deelt graag enkele tips.

Maak partners enhousiast

"Graag wilden we de mijlpaal van twee miljoen gespaarde punten in de schijnwerpers zetten," vertelt Jonathan. "Al snel ontstond het idee om de UiTPAS-houders te bedanken met een maand vol extra omruilvoordelen. De gemeenten van de regio waren meteen enthousiast over dit voorstel. Natuurlijk kon het succes van dit initiatief alleen worden gegarandeerd als er voldoende partners waren die omruilvoordelen wilden aanbieden."

"Het oorspronkelijke doel was om minstens vijf partners per gemeente te vinden, maar met trots kunnen we zeggen dat dit aantal ruimschoots is overtroffen. Sommige gemeenten wisten zelfs 20 partners te strikken die omruilvoordelen wilden aanbieden. Dit kan misschien te maken hebben met het feit dat alle gemeenten hun omruilvoordelen in een gedeeld document invoerden. Op deze manier ontstond er stiekem een competitiegevoel, waardoor er onderlinge stimulatie was om meer omruilvoordelen te vinden."

"De bedoeling was dus dat elke stad en gemeente uit de regio zijn eigen partners overtuigde om omruilvoordelen aan te bieden voor deze maand. Dit konden ze doen via een telefoontje, maar ik stelde ook een standaardmail ter beschikking waarop ze konden terugvallen. In deze mail werd vooral benadrukt welke voordelen de partner zelf heeft, zoals bijvoorbeeld in de kijker worden gezet op onze Facebook-pagina. Een fijn neveneffect van dit initiatief is dat er ook veel partners zijn die voor de eerste keer een omruilvoordeel hebben aangeboden en van plan zijn dit vaker te doen."

Creëer een divers aanbod van omruilvoordelen

"We streefden ernaar een breed scala aan omruilvoordelen aan te bieden die aantrekkelijk zouden zijn voor elke doelgroep. Zo was er voor ieder wat wils. Bijvoorbeeld, je kon met 100 punten een voetbalmatch van KVK-Genk bijwonen in Business class, inclusief een walking dinner. Met je punten kon je ook genieten van het Jazzontspooring Festival in Harelbeke. Daarnaast boden we enkele kleinere omruilvoordelen aan, zoals een uitleenpakket van volksspelen, dat slechts 10 punten kostte. Hierdoor ontstaat een ideale mix van doelgroepen, puntenaantallen en diverse soorten voordelen."

Stel een communicatieplan op

"Aangezien we samenwerkten met diverse gemeenten, was het cruciaal om een doeltreffend communicatieplan te hebben. Om alles te stroomlijnen, maakte ik een gedeelde map waarin standaard e-mails en voorbeeldberichten voor sociale media beschikbaar waren. Daarnaast hebben we een gedetailleerde tijdlijn opgesteld, zodat iedereen op de hoogte was van wanneer en wat gecommuniceerd zou worden."

"Om de informatie nog toegankelijker te maken, hebben we ook een overzichtelijke webpagina voor het publiek gemaakt. Bezoekers konden eenvoudig alle benodigde informatie vinden op www.zuidwest.be/uitpasmaand. Op deze website was per gemeente een overzicht van alle omruilvoordelen per organisator beschikbaar."

Informeer gericht de UiTPAS-gebruiker

"Door pashouders te segmenteren op basis van woonplaats, leeftijd, participatiegedrag en meer, kunnen we doelgerichte e-mails versturen. Uit ervaring blijkt dat deze UiTPAS-segmentatiemails de meest effectieve manier zijn om pashouders op de hoogte te stellen van UiTPAS-activiteiten en -voordelen. Het viel op dat er veel positieve reacties kwamen op de gepersonaliseerde e-mails voor de UiTPAS-houders."

"We zijn extreem tevreden over het succes van de campagne," blikt Jonathan terug. Ons doel is zeker behaald. We zijn blij dat er zoveel mensen hebben kunnen betrekken bij vrijetijdsactiviteiten, en dat er ook vele nieuwe partners een omruilvoordeel hebben aangeboden. We kijken vol verwachting uit naar de organisatie van een nieuwe editie volgend jaar."