Sinds 2005 valt om de twee maanden de UiT in Mol-activiteitenkrant in de bus bij de inwoners van de gemeente Mol. Het activiteitenaanbod is ook terug te vinden in de UiT-databank van publiq. Maar van al die activiteiten een evenwichtige gedrukte krant maken, vraagt nog altijd heel wat tijd van de communicatiedienst.
Achter elke editie zit een berg controles, Excel-werk en redactie van de gemeentelijke communicatiedienst. Met AI krijgt het team ondersteuning bij verschillende stappen in dat proces. Daarbij gaat het niet alleen om sneller werken, maar ook om de kennis van het team efficiënter en beter in te zetten.
Sara Jacobs coördineert de samenstelling van UiT in Mol en kent het redactionele proces tot in de kleinste details. Zij weet welke stappen veel tijd vragen, waar controles nodig zijn en welke ondersteuning AI in de praktijk kan bieden. Roeland Kortleven, bestuurscoördinator communicatie bij de gemeente Mol, ontwikkelt en optimaliseert de AI-werkomgeving die het team daarbij ondersteunt.
Samen werken ze aan een aanpak waarin de redactionele expertise van Sara en de kennis van Roeland over AI elkaar versterken.
"Het blijft een intensief proces," vertelt Roeland. "Elke editie vraagt verschillende controles. Maar tegelijk is het een heel gestructureerd proces: vaste stappen, veel data en sjablonen. Toen we dat naast elkaar legden, wisten we: dit is het soort werk waar AI echt bij kan helpen."
Ondersteunen, niet automatiseren
Over één ding is Roeland heel duidelijk. "We automatiseren niets. Wij houden altijd de touwtjes in handen. De mens beslist, AI ondersteunt."
Dat zie je terug in elke stap. Wanneer AI een selectie voorstelt voor de redactieraad, kijkt het terug naar de zes vorige edities. Welke organisatoren kwamen al aan bod? Wat kreeg minder aandacht? Staan er in dezelfde periode bijvoorbeeld veel wandelingen of lezingen die we kunnen bundelen op een themapagina?”
"Vroeger moest de redactieraad een evenwichtige selectie maken, maar er lag geen meetlat naast. Nu krijgen ze die. Maar zij kennen de gevoeligheden, zij weten wat de topactiviteiten zijn en wat we best seizoensgebonden uitlichten. AI signaleert, maar beslist niets."
Ook de stem van de verenigingen blijft overeind. "Hun teksten blijven zoveel mogelijk zoals ze zijn. We gaan ze niet ombuigen naar de toon van de gemeente. Het blijft hún activiteit."
Begin van een leerproces
De eerste toepassing van AI bracht al een aanzienlijke verlichting van het werk. Tegelijk blijft de samenstelling van UiT in Mol een intensief proces, met heel wat redactionele keuzes en controles. De communicatiedienst ziet deze eerste ervaring dan ook niet als een eindpunt, maar als het begin van een leerproces. Door de AI-werkomgeving verder te verfijnen, kan de ondersteuning bij volgende edities nog verbeteren.
De echte winst zit in je hoofd
De meerwaarde van AI zit niet alleen in tijdswinst, maar ook in kennis en kwaliteit.
"Zoveel van wat we doen, zit in onze hoofden. Gewoontes, routines en expertise die je
opbouwt over de jaren. Om een AI-omgeving goed te laten werken, moet je al deze kennis expliciet maken en uitschrijven. En plots heb je als team iets in handen wat je nooit eerder zwart op wit had."
Daarbij hoef je niet bij nul te beginnen, benadrukt Roeland. "Neem tien goede nieuwsbrieven en vraag je af: waarom zijn die goed? Die criteria worden je basis. Daarna laat je je AI-werkomgeving stap voor stap groeien."
Een andere rol voor communicatie
AI verandert ook hoe het communicatieteam naar zichzelf kijkt. "Onze dienst heeft niet langer het monopolie op goed geschreven teksten," zegt Roeland. "Dat kan nu iedereen. Maar de juiste tekst, op de juiste plaats, op het juiste moment, voor het juiste publiek: dát blijft onze expertise. En die kunnen we nu net versterken."
Dat vraagt wel iets van wie ermee werkt. "Je gooit niet zomaar iets in een AI-machine. Je moet weten waarmee je bezig bent. Voor mij gaat het erom dat je je eigen expertise uitdaagt met het systeem."
Zelf aan de slag? Zo pak je het aan
- Kies het juiste proces. Begin met een taak die al duidelijk is afgesproken: vaste stappen, gestructureerde data, sjablonen. Hoe beter een proces is afgelijnd, hoe beter AI het kan ondersteunen.
- Zorg voor een veilige omgeving. Werk in een zakelijke, gedeelde AI-omgeving binnen je organisatie. Zo bescherm je privacy en gegevens.
- Leg vast wat altijd geldt. Schrijf basisinstructies uit: hoe het proces verloopt, wat de spelregels zijn, wat je wel en niet wil. Dat zijn de vaste afspraken voor elke opdracht.
- Maak je kennis expliciet. Verzamel documenten over wat je weet, hoe je werkt, welke kwaliteit je verwacht en waar je naar verwijst: je redactioneel concept, schrijfrichtlijnen, werkdocumenten, je beleidsplan. Herwerk ze waar nodig, zodat AI er goed mee kan werken.
- Leer van je beste voorbeelden. Neem een tiental geslaagde teksten. Wat maakt ze goed? Zet die criteria op papier en gebruik ze als maatstaf. Ook voor deze taak kun je AI inschakelen.
- Laat AI signaleren, niet beslissen. Bepaal per stap wat AI voorbereidt en wie de beslissing neemt. Bouw extra controles in, zodat AI niet zelf dingen gaat invullen.
- Trek je grenzen. Spreek ook af wat je niet met AI doet. In Mol is dat bijvoorbeeld: geen AI-gegenereerde beelden.
- Neem je team mee. Werk stap voor stap en bespreek samen waar de vrijgekomen tijd naartoe gaat. Durf ook te beslissen dat iets een louter menselijke taak blijft.
- Stuur voortdurend bij. Evalueer na elke ronde wat beter kan en pas je instructies aan. Een AI-omgeving is nooit af.
Samen groeien
Draagvlak bouw je niet in één keer, weet Roeland. "Mensen leren het stap voor stap kennen en groeien mee in het verhaal. Soms passen we de AI-werkomgeving omgeving aan. Soms beslissen we samen dat iets een menselijke taak blijft."
Ook de die AI vrijmaakt of in de toekomst kan vrijmaken, is een gezamenlijke keuzee. "Dat bespreken we met het team. Waarin investeren we die tijd?"
Sommige grenzen liggen wel vast. AI-beelden zijn in Mol absoluut verboden. En hoe meer ruimte AI krijgt, hoe meer controles het team inbouwt. "Je wil niet dat AI zelf dingen gaat invullen."
Nooit af
Na elke editie stuurt het team de AI- werkomgeving bij. "Een AI-omgeving is nooit af," zegt Roeland.
Hij kijkt al verder. Hoe kan de werkdruk beter gespreid worden, zodat die niet afhangt van het ritme van één communicatiekanaal, zoals de tweemaandelijkse UiT in Mol? "Ik zou teksten liever verbeteren op het moment dat een activiteit online komt, niet pas wanneer de krant gemaakt wordt." Samen met het cultuurcentrum loopt bovendien een nieuw traject, waarin AI advies kan geven voor seizoenscommunicatie op basis van ticketingdata en de inzichten van programmatoren.
Maar het vertrekpunt blijft hetzelfde. "AI werkt alleen goed bij processen die goed afgesproken en afgelijnd zijn. Dat is de basis. De rest volgt."
Zelf aan de slag met jouw UiT-communicatie? Haal je het maximale uit de UiT-databank voor jouw gemeentelijke magazine, UiT-agenda of nieuwsbrief?
Haal nóg meer uit de UiT-databank
Je voert je vrijetijdsactiviteiten al in in de UiT-databank? Perfect! Maar haal je er ook het meeste uit? We geven je een aantal tips zodat jouw activiteiten een zo breed mogelijk publiek bereiken.
5 tips van Bilzen-Hoeselt voor sterke vrijetijdscommunicatie
Hoe zorg je ervoor dat inwoners het vrijetijdsaanbod van je stad écht leren kennen, zonder te verdwalen in een overvolle communicatiekalender?
BOA-aanbod in je gemeentelijke communicatie met UiT
Ontwikkel een 360°-communicatie voor je BOA-aanbod. De UiT-agenda is het hart van deze strategie.