UiTforum 10.12.2019

Hoe publiek en aanbod elkaar vinden

Wat?

Dompel je onder in de wereld van de vrijetijdscommunicatie. Verwacht een dag boordevol inspiratie, tips, hands-on sessies en ontmoetingen. Van praktijkvoorbeelden en handige tips tot inspiratie op strategisch niveau van de beste experten binnen en buiten de sector. 

Voor wie?

Het UiTforum is er voor communicatie- en vrijetijdsmedewerkers, marketeers, publiekswerkers en beleidsmakers uit de cultuur- of vrijetijdssector bij uiteenlopende organisaties: van lokale besturen tot cultuurhuizen, musea, tot (sport)verenigingen. Zowel steden, gemeenten en organisaties die al met UiTPAS werken als zij die er (nog) niet mee werken, vinden hun gading op deze dag. Het UiTforum is ook de vaste jaarlijkse afspraak waarop alle UiT(PAS)partners samenkomen, op en naast het podium. Kortom, een dag om absoluut mee te maken!

Inschrijven kan tot en met 3 december.

10u40 - 11u30

Eerste keuzeblok, kies uit één van volgende sessies :

De basis van CRM, segmenteren & GDPR

Publiekscommunicatie gaat niet over wat je wil vertellen, maar over wie je wil bereiken. Elk individu heeft eigen motivaties en gedragspatronen. Iedereen heeft dus een andere boodschap nodig, op een ander moment. Hoe pas je dit principe toe in je communicatiestrategie? Een accurate publiekssegmentatie en slim gebruik van publieksdata kan je communicatie veel gerichter en effectiever maken. In deze sessie laat Toon Beullens (expert vrijetijdscommunicatie bij publiq en Prospekta) zien hoe je CRM kan inzetten, en hoe je publiek kan segmenteren op basis van motivaties en participatiegedrag. Davy De Laeter (Data Protection Officer (DPO) bij publiq) toont je de mogelijkheden en aandachtspunten vanuit de GDPR in functie van CRM en communiceren op maat.

2. Cultuurparticipatie en ouderen

Veerle Quirynen (Vlaamse Ouderenraad), Rudy Blauwbloeme (FedOS - Federatie Onafhankelijke Senioren) & Eric Gijssen (Vier het Leven) Tijdens de roadtrip cultuureducatie (in de vrije tijd) die publiq in voorjaar 2019 organiseerde, toonde de Vlaamse Ouderenraad dat ook ouderen enorm veel baat hebben bij cultuurparticipatie. Op het UiTforum hernemen we deze uitermate boeiende sessie voor wie er in het voorjaar niet bij kon zijn. Hoe ziet de doelgroep ouderen er nu precies uit? Dé oudere bestaat immers niet, het is net een zeer diverse groep van verschillende generaties. We staan stil bij de drempels die ouderen ervaren wanneer ze aan cultuur willen participeren. Ouderenverenigingen kunnen hierbij een belangrijke rol spelen, maar ook andere culturele organisaties en lokale overheden staan voor heel wat kansen en uitdagingen. Maak ten slotte kennis met Vier het Leven, een bijzonder project van FedOS waarop steden, gemeenten en cultuurhuizen die ouderen bij cultuur willen brengen, kunnen intekenen. 

3. UiTPAS: wat, hoe en een praktijkverhaal

Is UiTPAS nieuw voor jou of heb je nood aan een heropfrissing of introductie van de algemene principes van UiTPAS? Annelies Mollet, partnermedewerker UiT en UiTPAS bij publiq licht alles met plezier toe! Vervolgens brengen Jo Van Tassel (Afdelingshoofd Vrije Tijd Destelbergen) & Michaël Pector (Vrijetijdscoördinator Merelbeke) hun verhaal over hoe zij de opstart met UiTPAS ervaren en wat de meerwaarde is om als gemeente aan te sluiten bij een bestaande stad of regio. Voor steden, gemeenten en vrijetijdsorganisatoren die net gestart zijn met UiTPAS of interesse hebben om te starten.

4. Duosessie

Sociale duurzaamheid bij filmwerking BUDA Hoe verrijkt maatschappelijk engagement en sociale actie een cultuurhuis op diverse vlakken?

Kunstencentrum BUDA (Kortrijk) zet de laatste jaren sterk in op sociale duurzaamheid, o.a. via acties voor kinderen in kwetsbare posities en mensen in armoede. Onlangs kreeg BUDA hiervoor op het filmfestival van Cannes de Europa Cinemas Innovation Prize 2019. Die prijs leidt dan weer tot BUDA’s Film Fonds, waarmee de sociale acties verder worden gefinancierd. Kristof Jonckheere (directeur BUDA) vertelt hoe filmwerking BUDA kinderen, jongeren en gezinnen in armoede stimuleert om naar de cinema te gaan.

Hoe toegankelijk is jouw onthaal?

Een warm, inclusief en toegankelijk onthaal is essentieel. Laagdrempeligheid voor alle doelgroepen is de sleutel. In Oostende hebben de baliemedewerkers een traject doorlopen dat gebaseerd is op de ervaring van gebruikers in armoede, gekoppeld aan een dosis theorie en rollenspelen. Gudrun Rosseel (coördinator BMLIK- Beweging voor Mensen met een Laag Inkomen Oostende) & Tine Willems (Projectmedewerker armoede bij Samen DiVers) vertellen je over hun ervaring uit deze sessies met baliemedewerkers en geven tips mee voor een inclusiever onthaal en nog betere dienstverlening. 
11u40 - 12u30

Tweede keuzeblok, kies uit één van volgende sessies :

Duosessie

De (online) communicatie- en prijzenstrategie van de Warande

Vorig seizoen veranderde de Warande haar online communicatiestrategie voor mailings en nieuwsbrieven. Ook kozen ze ervoor om de prijsformules te wijzigen: geen abonnementen meer, maar een vroegboekkorting en acties voor trouwe klanten. Lien Van Ballaer (coördinator ticketing & marketing De Warande Turnhout) vertelt graag meer over de digitale visie en de implementatie van deze nieuwigheden in de Warande. Leer hoe je zelf een (online) customer journey of klantreis kan opstellen en hoe je een digitale marketing strategie bepaalt.

Ingrediënten voor een geslaagde segmentatiemail

Met de segmentatietool van publiq hebben de UiTPASregio’s en -aanbieders een waardevol marketinginstrument in handen. Je publiek gericht en persoonlijk benaderen op basis van hun interesses en participatiegedrag levert effectievere mailcampagnes, conversies én een tevredener publiek op. Sarah Braet (UiTPASmanager Oostende) licht kort het principe toe en toont je haar succesvolle campagnes en de strategie erachter.

Early Arts: cultuur voor de allerjongsten

Uit recent onderzoek van publiq blijkt dat er veel vraag is naar aanbod voor de allerjongsten. Maar wat verwachten ouders van dit aanbod en wat houdt hen tegen om meer te doen? Barbara Struys (publiq) stelt de resultaten van het onderzoek voor. Overtuigd van het belang van kunst en cultuur voor elk jong kind, zetten Kind en Gezin en het Departement Cultuur, Jeugd en Media het thema hoog op de agenda. Ze brachten heel wat partners samen rond de tafel om na te denken over een toekomstig beleid en acties. Ellen Hanssens (dep. CJM) en Tine Rommens (Kind & Gezin) lichten de gezamenlijke visie toe. Daarnaast laten ze enkele concrete pistes zien waar de komende jaren op ingezet zal worden. Kim Crabeels (Piep!) en Delfien Versaevel (Destelbergen) tonen ten slotte hoe hun lokaal bestuur in de praktijk werk maakt van cultuur voor de allerjongsten. Voor iedereen die een aanbod voor families met kinderen (0-5 jaar) heeft of hier graag mee wil starten.

De UiTdatabank: haal meer uit je invoer!

Sofie Willems (manager marketingcommunicatie publiq) legt je uit hoe publiq aan de slag gaat met wat je in UiTdatabank.be zet. Als je een activiteit invoert, waar wordt die dan gevonden? Hoe zorg je ervoor dat mensen klikken op wat je schrijft, en zin krijgen om te komen? En: hoe kan je Sofie en haar team overtuigen om je aanbod in de kijker te zetten? Voor iedereen die werkt met de UiTdatabank: wie invoert in uitdatabank.be of een koppeling heeft met de eigen site-agenda.

Aan de slag met datadashboards

Dankzij UiTPAS en de UiTdatabank kunnen steden en gemeenten én organisatoren beschikken over heel wat aanbod én participatie data van vrijetijdsevenementen. Bij publiq maken we hier handige dashboards van: in een oogopslag krijg je op een visueel aantrekkelijke manier een overzicht van al je participatie- en publiekscijfers. Nick Berckvens (data scientist bij publiq) & Karel Derudder (product manager UiTPAS bij publiq) leggen uit hoe je deze data nu correct interpreteert, relevante vragen stelt en hier hier concrete beleids- en communicatieacties aan koppelt en wijzen je op de valkuilen. Je analyseert zelf een dashboard en aan de hand van de ervaring van UiTPAS Gent loodsen we jullie door het proces.
13u30 - 14u20

Derde keuzeblok, kies uit één van volgende sessies :

CRM in de praktijk

Hoe beter je je bezoekers kent, hoe beter je kan inspelen op hun wensen en noden. Er is dan ook steeds meer behoefte aan klantdata. Niet alleen marketeers en communicatiemedewerkers willen graag meer over het publiek weten, ook de programmatie kan baat hebben bij deze kennis. Customer relationship management (CRM) biedt inzichten in je publiek en helpt je nieuwe doelgroepen aan te spreken en de contacten te verduurzamen. Stefan Zwartbol, CRM en E-mailmarketeer licht de CRM-strategie en implementatie toe van Chassé Theater (Breda, NL). Wie deze sessie volgt kan daarna aansluiten voor de interactieve sessie met de spreker (plaatsen beperkt). Voor iedereen die al een en ander kent CRM en er verder mee aan de slag wil.

Jongeren: lok ze UiT hun kot! (duosessie)

Hoe maak je het cultuuraanbod van jouw organisatie interessant voor jongeren? Afgelopen schooljaar brak CC Ter Dilft met de traditionele manier van cultuurbeleving binnen de schooltijd. Het cultuurcentrum sloeg de handen in elkaar met de plaatselijke middelbare school om het aanbod binnen de schoolse context aantrekkelijker te maken voor scholieren en hen zo te verleiden voor een bezoek aan het cc in hun vrije tijd. Het resultaat van de samenwerking: het cultuurfestival ‘ArtyParty’ op een doordeweekse schooldag. Bart Wauters (CC Ter Dilft) en Maaike De Beule (leerkracht) lichten toe hoe ze met hun jongerenproject het aanbod van hun organisatie dichter bij de leefwereld van jongeren brengen. // Soundcast is het jongerenplatform van Concertgebouw Brugge. Deze groep van 12 jongeren tussen 18 en 24 jaar laat jongeren via film, foto, tekst en illustratie binnenkijken in het reilen en zeilen van het huis. Dat doen ze bij voorstellingen, festivals, maar ook achter de schermen. Zowel artiesten als medewerkers en bezoekers van het Concertgebouw krijgen een plek in de spotlight. Ze fungeren als klankbordgroep voor het Concertgebouw en tippen leeftijdsgenoten over wat de leukste voorstellingen zijn voor jongeren. Ze bedenken en organiseren kleinschalige (sociale en artistieke) projecten voor jongeren en dit seizoen cureren zij voor het eerst zelf een onderdeel van een muziekfestival. Rik De Jonghe (Concertgebouw Brugge) vertelt hoe je een duurzame jongerenwerking opbouwt en wat de valkuilen zijn. 

Het decreet bovenlokale cultuurwerking & UiTPAS

In deze sessie kom je te weten aan welke voorwaarden een bovenlokaal cultuurproject moet voldoen in het decreet bovenlokale cultuurwerking. Specifiek belicht Leonie Lanssens (Steunpunt Bovenlokale Cultuur) de subsidielijn voor bovenlokale cultuurprojecten en hoe deze zich verhoudt tot UiTPAS. De projectsubsidie beoogt het brede culturele veld. Zowel culturele spelers, jeugdspelers als openbare besturen komen in aanmerking om een projectsubsidie aan te vragen. Voor cultuur-, jeugd- en vrijetijdscoördinatoren of -medewerkers, medewerkers of vrijwilligers in een culturele – of jeugdorganisatie met bovenlokale ambities uit de kunsten, cultureel erfgoed, circuskunsten, amateurkunsten, sociaal-cultureel volwassenenwerk en het jeugdwerk.

Vergroot de impact van je (UiT)magazine - VOLZET

In veel steden en gemeenten is het UiTmagazine een van de belangrijkste communicatiekanalen om het vrijetijdsaanbod te promoten. Door op de juiste manier om te gaan met structuur, ritme, invalshoeken en lay-out kan je de impact ervan nog vergroten. In deze sessie krijg je feedback van een ervaren bladenmaker over wat je nog kan verbeteren. De deelnemers krijgen ook de kans om onderling tips, feedback en ideeën over elkaars magazine uit te wisselen. Voor communicatiemedewerkers van steden, gemeenten en cultuurhuizen die een printmagazine publiceren om hun vrijetijdsaanbod te promoten. We richten ons hier op magazines en krantjes die verder gaan dan de klassieke seizoensbrochures of folders. Begeleider Luc Van Loon is een doorwinterde bladenmaker, content producer en communicatiemanager. Bij VRT maakte hij jarenlang reportages voor Radio 1. Daarna stapte hij over naar Sanoma Magazines waar hij als chef Human Interest werkte voor onder meer Flair en Feeling. Bij stad Antwerpen stond hij als hoofdredacteur aan de wieg van het stadsmagazine De Nieuwe Antwerpenaar en bepaalde hij als creatief directeur de koers van de grote campagnes van de stad. Momenteel is hij er directeur marketing & communicatie.
14u30 - 15u20

Vierde keuzeblok, kies uit één van volgende sessies :

CRM: doorpraten en Q&A - VOLZET

In deze interactieve deelsessie krijg je de kans om al je vragen over de praktische en strategische kant van CRM aan Stefan Zwartbol (CRM en e-mailmarketeer bij Chassé Theater (NL) voor te leggen. Denk aan vragen over de implementatie van een CRM systeem, keuze en/of samenwerking met de CRM leverancier en do’s en don’ts aan de organisatorische kant. Plaatsen beperkt. Voorbehouden voor deelnemers 'CRM in de praktijk'.

Diversiteit bij Theater De Meervaart (Amsterdam)

Yassine Boussaid (directeur Theater De Meervaart) wil kunst en cultuur toegankelijker maken voor publiek dat voorheen het theater niet wist te vinden. Maar dan wel zonder aan kwaliteit te verliezen. Hij wil van De Meervaart een huiskamer maken waar mensen zich thuisvoelen, maar ook worden geprikkeld. Wat zijn de kansen en drempels die er liggen om een divers publiek te bereiken en te betrekken? Wat zijn succesfactoren en randvoorwaarden voor een inclusieve werking? En hoe bouw je op een duurzame manier aan een divers publiek dat een afspiegeling is van je stad of gemeente? Boussaid (35) is directeur van theater De Meervaart (Amsterdam). Boussaid verdiepte zich voornamelijk in de kracht van cultuur binnen een lokaal-internationale context. Hij ontwikkelde en organiseerde verschillende culturele uitwisselingen op het gebied van community art, jongerencultuur, muziek, fotografie en street art. Boussaid werkte eerder onder meer bij de Gemeente Amsterdam (Kunst en Cultuur) en de erfgoedinstelling Imagine IC en zat in verschillende adviescommissies, waaronder van het Fonds Podiumkunsten, de Raad voor Cultuur en de Amsterdamse Kunstraad.

UiTPAS en sportclubs: een winning team (duosessie)

Elise Gazenbeek (Projectcoördinator UiTPAS Leuven) vertelt over de successen en struikelblokken bij het aantrekken van sportclubs en -verenigingen bij het UiTPAS-programma. Wat is een best practice voor de opstartfase, hoe zorg je ervoor dat meer clubs of verenigingen instappen, hoe hou je hen in het systeem en hoe zorg je ervoor dat de kleinere sportclubs minder financieel risico lopen? Ten slotte geeft Elize tips om transversaal te werken met verschillende stadsdiensten aan de hand van UiTPAS. Daarna brengt een Leuvense sportclub een praktijkvoorbeeld en vertelt over haar ervaring met UiTPAS en over de meerwaarde én valkuilen ervan voor sportclubs en -verenigingen. Hoe zorgt UiTPAS voor het aantrekken van nieuwe leden? Wat is een goed omruilvoordeel? Hoe gaat de club in de praktijk om met het kansentarief en is het echt zo dat de club te maken krijgt met een stormloop eens de UiTPAS in voege is?

Duosessie

UiTcommunicatie: een kanaal en strategie

De inwoners van Puurs-Sint-Amands willen niets missen van het uitgebreide cultuur- en vrijetijdsaan­bod in de gemeente, zo bleek uit de citymarketingenquête n.a.v. de fusie. Daarom werd besloten een apart UiTmagazine uit te brengen, naast het gemeentelijk infoblad. Nathalie De Burggrave (Expert communicatie) licht toe hoe Puurs-Sint-Amands inzet op vrijetijdscommunicatie en marketing van het brede vrijetijdsaanbod via het UiTmagazine.

Regiocommunicatie: de strategie van Haspengouw

Het is zinvol om niet alleen binnen de eigen gemeente na te denken over samenwerken rond cultuur- en vrijetijdscommunicatie maar ook regionaal. Een deel van de cultuur- en vrijetijdsbeleving speelt zich immers af in een straal van 10 à 30 km/minuten rond de eigen woonplaats, wat het potentiële bereik dus vergroot. Maar hoe pak je dit aan als regio? publiq ging langs bij de regio Haspengouw voor een analyse en begeleiding. Chris Schoeters (medewerker directeur Vrije Tijd Sint-Truiden) stelt de actiepunten en resultaten voor. 
Praktisch

Wanneer

Dinsdag 10.12.2019
Onthaal vanaf 9u00 - start om 9u30 - einde voorzien rond 16:00 - receptie

Locatie

CC Ter Dilft, Sint-Amandsesteenweg 41-43, 2880 Bornem
Het CC is vlot bereikbaar

Het station van Bornem ligt op 10 minuutjes wandelen

Gratis parkeerplek op wandelafstand

Prijs

€ 85 (excl btw)
€ 50 (excl btw) per extra medewerker van dezelfde organisatie

Inschrijven kan tot en met 3 december
Annuleren kan kosteloos tot en met 3 december 2019