Drie jaar geleden startte Asse al met UiTPAS, en nu sluiten ook Grimbergen, Londerzeel, Machelen, Meise en Vilvoorde aan bij UiTPAS Noordrand. Hiermee wil Cultuur Noordrand de versnipperde kortings- en voordeelsystemen in de regio samenbrengen en zo mensen aanmoedigen om meer deel te nemen aan het aanbod in de regio, ook over de grenzen van de eigen gemeente heen.
Maaike De Troch, regiocoördinator van UiTPAS Noordrand, vertelt hoe de lancering en de aanloop naar de start verlopen is.
Intensief gezamenlijk traject met draagvlak en vlotte lancering als resultaat
"Na maanden van intensieve voorbereiding was de lancering van UiTPAS Noordrand een succes. We hebben veel werk verzet, en dat heeft geloond. Natuurlijk verwachten we binnenkort meer vragen van pashouders of organisatoren, maar de eerste dagen en weken na de lancering zijn al bij al soepel verlopen, zelfs beter dan verwacht."
"In de maanden vooraf hebben we veel afgestemd tussen de deelnemende gemeenten om zo samen het DNA van UiTPAS Noordrand vorm te geven. Tegelijkertijd kreeg elke stad of gemeente de ruimte om ook eigen klemtonen te leggen. Dit is nodig om ook lokaal het draagvlak te versterken. Enkel zo kunnen we van UiTPAS een succesvol gezamenlijk en duurzaam project maken."
Binnen UiTPAS Noordrand leggen we lokale accenten. Deze gaan niet ten koste van de regionale identiteit maar versterken juist het draagvlak voor UiTPAS.
Lokale flexibiliteit, regionaal succes
"Gelukkig zijn deze lokale accenten mogelijk binnen het systeem, zonder dat we de regionale identiteit moeten loslaten. Aanvankelijk overwogen we bijvoorbeeld om binnen de regio allemaal dezelfde welkomstvoordelen aan te bieden. Echter, vanwege verschillende opvattingen onderling, hebben we dit idee laten varen. Nu zijn er zowel overeenkomsten tussen sommige gemeenten als extra voordelen per gemeente."
"We hebben ook compromissen gesloten wat betreft de aankoopprijzen van UiTPAS voor bepaalde doelgroepen. Zo zorgen we ervoor dat de werking van UiTPAS naadloos aansluit bij die van een eerdere lokale vrijetijdspas, wat de communicatie naar het publiek vergemakkelijkt. Ten slotte gaan sommigen gemeenten ook sneller van start gaan dan andere met het aansluiten van verenigingen en andere niet-gemeentelijk aanbieders, om te compenseren voor een beperkt gemeentelijk aanbod."
Lanceringsevenementen in elke gemeente
"In mei houden we in elke gemeente een lanceringsmoment tijdens lokale evenementen. We zijn er met een infostand aanwezig en we richten we ons vooral op promotie en het informeren van mensen over de voordelen van UiTPAS. Wie meteen overtuigd is, kan er ter plekke een UiTPAS aanschaffen."
Promopakket en samenwerking met regionale televisie
"Voorafgaand aan de lancering deelden we alle informatie over UiTPAS via de gemeentebladen en startten we een sociale mediacampagne. We leveren wekelijks Canva-posts aan die de gemeenten kunnen overnemen of aanpassen. Daarnaast werken we samen met Ring TV. Zij waren aanwezig op ons persmoment en maakten een reportage over UiTPAS Noordrand. Op hun website zijn UiTPAS-banners te zien en er loopt een promospotje. Voor de gemeenten hebben we een gezamenlijk basispromopakket samengesteld met materiaal zoals beachflags, stickers en folders. Ook hebben we een folder template ontwikkeld die de gemeenten kunnen aanpassen met lokale informatie."
Baliemedewerkers als cruciale schakel voor UiTPAS
"Aanvankelijk heerste er wat bezorgdheid en paniek onder de baliemedewerkers over de invoering van UiTPAS. Echter, na de regionale fysieke en online opleidingsmomenten, en na de UiTPAS Academy-balietraining, waren ze gerustgesteld. werken in de UiTPAS-balie verliep makkelijker dan verwacht! Dit heeft bijgedragen aan een vlotte lancering. Ook de softlauch is gunstiger verlopen dan verwacht met een pak meer verkochte passen dan vooropgesteld."
Uitbreiding UiTPAS-aanbod op komst
"Op dit moment bestaat het UiTPAS-aanbod voornamelijk uit activiteiten van de gemeenten zelf. In een van de gemeenten is er minder gemeentelijk aanbod, dus daar is de lokale trekker bijvoorbeeld nu al in onderhandeling met externe organisaties om partner te worden en zo de lokale waarde van UiTPAS vanaf het begin te vergroten."
"Ook in andere gemeenten hebben we al interesse gezien van organisatoren om partner te worden, wat veelbelovend is. Na de zomer verwachten we al enkele niet-gemeentelijke aanbieders toe te voegen."
Werkgroep
"We hebben een werkgroep met één of twee lokale trekkers per gemeente die sinds de zomer maandelijks en sinds maart tweewekelijks samenkomen ter voorbereiding van de lancering. Deze bijeenkomsten zijn thematisch opgesteld, bijvoorbeeld rond communicatie of rond omruilvoordelen. Naarmate de lancering dichterbij kwam, werden de overlegmomenten eerder praktisch van aard."
Pionier Asse ondersteunt en stelt gerust
"De lokale trekker uit Asse, Sofie, heeft actief deelgenomen aan de overlegmomenten. Haar ervaring met drie jaar UiTPAS kwam erg goed van pas. Ze gaf ons heel wat praktische oplossingen voor uitdagingen en heeft ons veel aha-momenten laten beleven. Haar aanwezigheid bracht geruststelling aan andere gemeenten en heeft enorm bijgedragen aan een succesvolle start van het project. Uiteraard consulteren we ook regelmatig trekkers van andere UiTPAS-regio's, waar er ondertussen heel wat knowhow en ervaring uit de praktijk zit."
"Nu de lancering een feit is, komen we binnenkort terug samen om enkele zaken verder op punt te stellen en een maand UiTPAS Noordrand te evalueren. Ook blijven we in nauw contact via o.a. het Basecamp-platform. Het is zeker niet de bedoeling dat ieder nu op zijn of haar eilandje verder werkt."
"Verder heerst er een positieve dynamiek binnen de groep en leren we veel van elkaar. Iedereen draagt bij met zijn eigen expertise en interesse. Het is motiverend om te zien hoe iedereen zich inzet voor het gezamenlijke doel van een bloeiend vrijetijdsaanbod voor alle inwoners. Met de steun van enthousiaste lokale trekkers en een groeiend netwerk van partners, wordt UiTPAS Noordrand zonder twijfel een waardevol instrument om het vrijetijdsleven in de regio te verrijken en meer mensen te laten participeren."
Nieuwe UiTPAS Beleefregio maakt vrije tijd toegankelijker in 6 Vlaamse gemeenten
UiTPAS vervangt vanaf half maart de Beleefpas en maakt zo vrije tijd een stuk toegankelijker voor een breder deel van de bevolking in Bekkevoort, Kortenaken, Glabbeek, Geetbets, Linter en Zoutleeuw.
Met UiTPAS in de pers
Gebruik de kracht van de (lokale) pers om de bekendheid van UiTPAS te vergroten en je inwoners te informeren.
Met deze tips verrijk je jouw gemeentelijke UiTPAS-website
De lokale UiTPAS-websites zijn een belangrijk informatiekanaal voor (toekomstige) pashouders. Lees onze aanbevelingen om de informatie op je website te verrijken en up-to-date te houden.