Op 2 december 2025 gaf UiTPAS Middenkust op het publiqForum in Oostende een sessie over de evolutie van stedelijke naar regionale samenwerking. Centraal stond de vraag hoe je een sterk bovenlokaal UiTPAS-verhaal uitbouwt, met aandacht voor de dynamiek tussen centrumstad en omliggende gemeenten.
Samen met de deelnemers verkende UiTPAS Middenkust hoe de toeleiding naar vrijetijdsactiviteiten regionaal georganiseerd kan worden en hoe kleine gemeenten en grotere steden elkaar daarin kunnen versterken. Ze bespraken uitgebreid thema’s als participatiedrempels, communicatie en samenwerking.
Verschillen en gedeelde doelen
Aster Keersebilck, regiocoördinator van UiTPAS Middenkust, moedigde de deelnemers aan om mee na te denken over de uitdagingen die bij regionale samenwerking opduiken.
Die uitdagingen ontstaan onder andere door verschillen in lokale aanpak, schaal, ondersteuningsnoden en visies op toeleiding. Toch is er een gedeeld doel: samen één sterke UiTPAS-regio vormen waarin alle gemeenten vlot en constructief samenwerken.
In de sessie werd ingezoomd op drie kernaspecten: communicatie, toeleiding en administratie. Vertrekkend vanuit de ervaringen en noden van de deelnemers werd er gebrainstormd en vonden waardevolle uitwisselingen van inzichten en ervaringen plaats.
Van UiTPAS Oostende naar Middenkust
Het verhaal van UiTPAS Oostende begon in 2015 als cultuurpas om inwoners makkelijker toegang te geven tot culturele activiteiten. Vanaf 2019 werd het aanbod uitgebreid met jeugdaanbod, sportactiviteiten en deeltijds kunstonderwijs. UiTPAS werd afgestemd op Oostende, met eigen accenten en lokale regels.
Vanaf 2022 startte de voorbereidingsfase om van een stedelijke naar een regionale UiTPAS-samenwerking te evolueren. In september 2024 gingen Bredene, Ichtegem, Middelkerke, Gistel, Oudenburg en Oostende samen van start als UiTPAS Middenkust.
Omdat de regionale samenwerking verschillende steden en gemeenten omvat, ontstaan er automatisch verschillen in aanpak, visie en ondersteuningsnoden. De nieuwe regionale werking van UiTPAS Middenkust zorgt voor een groeiend aantal pashouders, maar tegelijk zijn er belangrijke uitdagingen.
Communicatie: afstemmen op alle niveaus
Een belangrijke uitdaging is de afstemming tussen regionale en lokale communicatie. Hoe kan lokale communicatie aansluiten bij de regionale boodschap, en wie neemt welke taken op zich?
Uitwisseling en ideeën
- In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om lokale communicatiepraktijken te laten aansluiten op een regionale aanpak.
- Communicatie naar verenigingen versterken en afstemmen.
- Opfrissessies voor partners rond communicatie kunnen helpen om iedereen mee te nemen in de regionale werking.
- Nieuwsbrieven vier keer per jaar versturen om verenigingen en pashouders te informeren.
- Een jaarlijkse UiTPAS-krant voor pashouders, met informatie over nieuwe spelers en inspiratie voor het vergelijken van omruilvoordelen tussen gemeenten.
- UiTPAS-informatie integreren in bestaande communicatiekanalen.
- Duurzame omruilvoordelen aanbieden, zoals rechtstreekse kortingen op activiteiten.
- Er moet een helder onderscheid zijn tussen wat lokale en regionale communicatie zijn.
Administratie: processen eenvoudiger maken
Administratie vormt in de praktijk vooral een uitdaging bij ondersteuning van verenigingen, verwerking van onkostennota’s en beheer van aankoopdossiers. Duidelijke afspraken over wie welke rol op zich neemt, zijn cruciaal om processen soepel te laten verlopen.
Uitwisseling en ideeën
- Verwerking van onkostennota’s vereenvoudigen en opvolgen, vooral voor verenigingen die weinig met UiTPAS werken.
- Duidelijke taakverdeling tussen lokaal en bovenlokaal niveau vastleggen.
- Ondersteuning bieden aan verenigingen die administratieve drempels ervaren.
- Alle gemeenten op één lijn krijgen wat betreft afspraken en aanpak.
- Extra werk en processen kritisch bekijken om overbodige taken te vermijden.
Toeleiding: vertrouwen en samenwerking
Bij toeleiding draait alles om vertrouwen en duidelijke afspraken tussen lokale en regionale partners. Lokale organisaties begeleiden mensen naar activiteiten. De lokale werkgroepen weten wat er speelt in hun gemeente, terwijl de regionale werkgroep alles coördineert en ondersteunt. Zo kunnen beide niveaus goed samenwerken en wordt participatie gestimuleerd.
Uitwisseling en ideeën
- Kennisdeling: meer samenwerken tussen regio’s om ervaringen en best practices uit te wisselen.
- Ambassadeurs inzetten om UiTPAS actief te promoten.
- Netwerkdagen en infoavonden organiseren door zowel lokale trekkers als regioverantwoordelijken.
- Inschrijvingsdagen opzetten om sociale partners te betrekken bij activiteiten en projecten.
- Nadenken over manieren om de stem van de doelgroepen actief mee te laten wegen bij de organisatie en toeleiding.
De sessie toonde hoe belangrijk samenwerking is om UiTPAS regionaal uit te bouwen. Door ervaringen en ideeën te delen, kunnen gemeenten elkaar versterken en participatie makkelijker maken.
Steeds meer ticketingsystemen koppelen met UiTPAS
Steeds meer ticketingsystemen koppelen met UiTPAS om automatisch kortingen toe te kennen en te registreren. Zo rolt nu ook Ticketmatic dit voorjaar een UiTPAS-koppeling uit.
UiTPAS in 2025
Ook het afgelopen jaar bewoog er heel wat in UiTPAS-land! Blik mee terug naar wat we in 2025 samen met onze partners realiseerden en hoe jij hier komend jaar mee aan de slag kunt.
UiTPAS Boekenchequecampagne: inzichten en leerpunten
Een sterke campagne voor een UiTPAS-actie in een bovenlokaal partnership.