UiTPAS als toegangsticket voor het speelplein

Voor de registratie van buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA) hoef je geen eigen pasje te maken. Herentals gebruikt de UiTPAS die veel kinderen al hebben. 

UiTPAS werkt als identificator: aan de ingang van de speelpleinwerking zegt de kaart wie het kind is en of het recht heeft op kansentarief. 

De aanwezigheden en de facturatie lopen via het registratiesysteem van de stad. Simon Vantomme, diensthoofd jeugd en verenigingen bij stad Herentals, legt uit hoe deze systemen vlot samenwerken. 

Waarom kozen jullie voor UiTPAS?

"UiTPAS was in Herentals geen nieuwe naam. De kaart loopt er sinds 2016 onder UiTPAS Kempen en is ondertussen goed ingeburgerd. Deze zomer zet de stad de UiTPAS voor het derde jaar op rij in bij de speelpleinwerking. Inwoners hoefden dus geen nieuwe pas aan te vragen, en medewerkers geen nieuw systeem te leren of te beheren. In Herentals is het beleid voor jonge inwoners van 0 tot 30 jaar en het UiTPAS-beleid binnen de dienst jeugd en verenigingen samengebracht. Daardoor worden verbanden tussen opvang, vrije tijd, participatie en toegankelijkheid sneller gelegd en kan het aanbod beter op elkaar worden afgestemd. "

"Een groot bijkomend voordeel is dat met UiTPAS het stigma wegvalt bij mensen met een beperkt budget. Omdat elk kind de UiTPAS moet tonen, valt niet op wie kansentarief heeft. Een kind hoeft niets uit te leggen en niets te bewijzen. Bij ons heeft ongeveer een derde van de kinderen recht op het kansentarief via UiTPAS: 80% korting op een speelpleindeelname. Aan de ingang zie je dat verschil niet."

Hoe verloopt zo'n ochtend op het speelplein praktisch?

"Voorinschrijven doen we niet. Kinderen komen langs op de dag zelf. Aan de ingang scant een begeleider de UiTPAS in ons registratiesysteem Toekan. Dat gebruikt het UiTPAS-nummer om te zien welk kind aankomt en houdt het begin en het einde van de aanwezigheid bij. Daarop factureren we, met het kansentarief automatisch verrekend. Daarna gaat het kind nog even langs de UiTPAS-zuil om een punt te sparen."

"En die punten gebruiken de kinderen achteraf voor iets leuks. Vorige zomer organiseerde we bijvoorbeeld een boekverkoop op het speelplein. Kinderen ruilen hun punten in voor een boek naar keuze. We kozen bewust voor een omruilvoordeel voor de kinderen en niet voor een korting voor de ouders. Een boek in je handen is voor een kind veel concreter dan een lagere factuur. En je hoort het op de speelplaats: 'ik heb meer punten dan jij!'"

Wat vinden de ouders van het systeem?

"Beter dan we hadden verwacht. We hadden vooraf kritiek van ouders gevreesd over de aankoopprijs van de UiTPAS en eventueel extra gedoe aan de ingang. Op geen van beide krijgen we klachten.

Ouders krijgen ook meer terug dan gewoon ‘een speelpleinbadge’. Bij de aankoop krijgt hun kind meteen een UiTPAS-welkomstvoordeel, en de kaart is bruikbaar voor allerlei vrijetijdsactiviteiten en omruilvoordelen in de rest van de gemeente en daarbuiten. Elders betaal je soms ook voor een badge of  jaarlijkse administratieve kosten. Een UiTPAS levert veel meer op voor minder geld.

Wie recht heeft op kansentarief krijgt de kaart bovendien gratis."

Wat als een kind zijn kaart vergeet?

"Dat gebeurt zelden. In juli ging het over zeventien keer op de hele werking, zowat 99 procent heeft de pas altijd bij. Drie keer vergeten zien we door de vingers. Dan zoeken we het kind op in de UiTPAS-balie en registreren het zo. Na drie keer rekenen we een administratieve meerkost aan. We scannen trouwens de barcode, niet de NFC-chip, dus een foto of een kopie van de pas is ook bruikbaar.”

En als iemand nog geen UiTPAS heeft?

"Dan kan je er ter plaatse een kopen, met of zonder kansentarief. In de praktijk gebeurt dat bijna niet meer: over vier weken zomervakantie waren het een handvol kaarten. Het is ingeburgerd. Dat komt omdat we het blijven herhalen. UiTPAS staat gewoon in ons rijtje 'wat heb je nodig?', naast het lunchpakket en de zonnecrème."

Wat kan er beter?

"Twee keer scannen is één keer te veel. Nu scant de begeleider in het registratiesysteem en scant het kind daarna nog aan de zuil. Die zuil heeft wel een voordeel, want hij maakt zichtbaar dat er echt een punt gespaard wordt. Maar als we dit systeem op meerdere plaatsen toepassen heb je veel zuilen nodig. Eén beweging zou handiger zijn, en dan hoeft een organisator ook geen eigen scansysteem meer te voorzien.

Wifi is een tweede punt. Bij een zwakke verbinding loopt het scannen minder vlot en moeten we een hotspot maken. Dat wil je vooraf getest hebben.

En eerlijk: veel ouders zien UiTPAS nog als een speelpleinkaart. Ze kopen hem voor de zomer en gebruiken hem niet meer bij andere activiteiten. Daar ligt nog een grote kans en daar willen we op inzetten met affiches en een infostandje. Sommige ouders gebruiken wel de gezinsfunctie in de app, ze vinden het handig om alles van hun kinderen samen te zien."

Wat wil je nog bereiken?

"Misschien kunnen we elk kind een UiTPAS geven zodra ze naar school gaan. Vanaf dan is die kaart je toegangspoort tot een groot vrijetijdsaanbod, niet enkel tot het speelplein.

Bijna heel ons BOA-aanbod gebruikt de UiTPAS nu al voor het kansentarief. Speelplein, kamp of buitenschoolse opvang: overal dezelfde korting met dezelfde kaart. Een gezin moet zijn situatie dus maar één keer laten vastleggen. De volgende stap is de aanwezigheidsregistratie. Op het speelplein loopt die al via de UiTPAS, maar de opvang werkt met een eigen badge en op kamp met papieren lijsten. Dat is nog toekomstmuziek, maar technisch zeker mogelijk. Voor een gezin zou dat één kaart in de rugzak betekenen. En voor ons dat we eindelijk zien hoeveel kinderen we samen bereiken, over alle werkingen heen."

Verder willen we ook nakijken of we de juiste kinderen bereiken. Het kansentarief van UiTPAS is er voor gezinnen die onder meer recht hebben op verhoogde tegemoetkoming. Daarom vergelijken we het aantal kinderen met kansentarief op het speelplein met het aantal kinderen met verhoogde tegemoetkoming in de stad." 

"Als laatste zetten we sterk in op de koppeling tussen UiTPAS en Toekan. Beide werken aan een proof of concept die de hele sector kan gebruiken. Eén van de ambities binnen het Toekan-project is om ouders al tijdens hun zoektocht naar BOA-aanbod meteen het juiste tarief te tonen. Vandaag wordt een korting vaak pas zichtbaar bij de betaling. Dat kan ouders afschrikken om in te schrijven, uit vrees dat ze het volledige bedrag zullen moeten betalen. Die drempel willen we wegnemen."