Weg met hokjes, enter UiT
Midden 2021 koos het Kontichse bestuur resoluut voor “UiT in Kontich” om de gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten naar de inwoners te brengen. Nadat het UiT-logo her en der verscheen op flyers en affiches, werd besloten UiT in Kontich verder uit te bouwen. De nieuwe website uitinkontich.be volgde als centrale kanaal van de lokale vrijetijdscommunicatie in Kontich.
En hierbij blijven ze het liefst zo ver mogelijk weg van gemeentelijk hokjesdenken, want daar heeft de burger niets aan, zo vertellen Sara Peeters en Kevin Celis, deskundigen communicatie van de gemeente Kontich.
Hoe zoekt de burger naar vrije tijd?
Sara: “De belangrijkste pijler in onze communicatiestrategie is om steeds te denken vanuit ons doelpubliek, de burger, en niet vanuit de gemeentelijke diensten. We moeten het bekijken als een groot geheel, willen we de info op een eenduidige en coherente manier naar buiten brengen.”
Want of het nu de Dienst Vrije Tijd is die een creatieve workshop plant, de Dienst Welzijn die een lezing op het programma zet of de Sportdienst die een wedstrijd organiseert, alles vindt zijn weg naar het publiek via UiT in Kontich. We denken vanuit het publiek, niet vanuit de eigen diensten en rubrieken.
Burgers beslissen mee
Bovendien betrekt Kontich ook zijn burgers rechtstreeks bij de (vrijetijds)communicatie. Sara: "We bevraagden onze inwoners al over de lay-out van ons infoblad, over de nieuwe UiT-website,... Zo stemmen we ook de vorm van onze kanalen maximaal af op de wensen van onze inwoners."
We moeten steeds voor ogen houden hoe de burger naar info zoekt en daarop inspelen. UiT leent zich hier perfect voor.
“Toegegeven, deze manier van denken vroeg een andere mindset van de betrokken collega’s. En het is, nog steeds, een geleidelijk proces om deze strategie te implementeren,” vertelt Sara.
Kevin: “Daarom hebben we vanaf het begin met alle diensten duidelijke afspraken gemaakt en verantwoordelijkheden bepaald waarop we steeds kunnen terugvallen. Dit was cruciaal om de neuzen in dezelfde richting te krijgen en draagvlak te creëren bij alle collega's.”
Draagvlak creëren bij collega's is nodig om van UiT in Kontich een succes te maken.
UiTdatabank als centraal startpunt
Kevin: “Binnen deze werking heeft iedere dienst inspraak over de noden die er zijn. Daarnaast hebben de diensten zelf de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat hun activiteiten zijn ingevoerd in de UiTdatabank en van daaruit up-to-date gehouden worden. Handmatige aanpassingen op bijvoorbeeld de website of in de UiTkrant willen we echt vermijden: alles moet juist in de UiTdatabank staan.”
Communicatiedienst selecteert
Sara: “Van daaruit kunnen wij met de communicatiedienst als ‘poortwachters’ een objectieve selectie maken voor de contentplanning in onze kanalen, zoals de nieuwsbrief en de homepage van uitinkontich.be. Uiteraard sturen we wel reminders uit en mogen de diensten hun voorkeur doorgeven voor activiteiten in de kijker.”
Probeer eens iets nieuws
Sara: “Een tweede reden waarom we geen rubrieken willen implementeren in al onze kanalen en inzetten op het algemene, gekende UiT-label is omdat we aandacht willen geven aan smaakverbreding. We willen zo ons publiek stimuleren om kennis te maken met een ruimer aanbod.”
Aparte UiT-website geeft vrije tijd meer zichtbaarheid
“Het vrijetijdsaanbod zat voordien te veel verstopt in de boomstructuur van de gemeentelijke website. Dit hebben we opgelost met de lancering van uitinkontich.be. Dit is ons ‘moederkanaal’ waar alle andere kanalen rondcirkelen. Vanuit andere kanalen verwijzen we dus steeds door naar deze vrijetijdswebsite. In het magazine gebruiken we bijvoorbeeld QR-codes, en ook op sociale media en in de nieuwsbrief linken we uiteraard naar de bijhorende info op de website.”
UiT-kanalen in Kontich
- De centrale vrijetijdswebsite www.uitinkontich.be is steeds up to date en bevat de meest volledige info dankzij rechtstreekse invoer in de UiTdatabank. Op de homepage wordt groter en nieuw aanbod uitgelicht.
- De UiT-krant verschijnt twee keer per jaar. “Met onze crossmediale aanpak streven we niet naar een dikke brochure maar geven we enkel info mee die al lang vooraf gekend is.”
- In de UiT-winkel start de vrije tijd van de inwoners van Kontich: ze kunnen er terecht voor info, het aanbod ontdekken of tickets bestellen.
- De UiT-nieuwsbrief bevat highlights en nieuwigheden uit het aanbod en stimuleert mensen om eens iets nieuws te proberen.
- De UiT in Kontich Facebook-pagina vervangt nu alle andere Facebookpagina’s die te maken hadden met vrije tijd (bijvoorbeeld de jeugdpagina of de pagina van de Kapel).
- UiT in Kontich Instagram focust zich vooral op het jonge publiek.
- UiT is ook aanwezig op digitale schermen, bijvoorbeeld in het gemeentehuis en het vrijetijdshuis. De verschillende diensten kunnen hier zelf content voor aanleveren via een handig mappensysteem en sjablonen.
UiT binnen groter geheel
De UiT in Kontich-strategie is verweven met de bredere gemeentelijke communicatie. Ook binnen deze boodschappen en kanalen wordt verwezen naar UiT in Kontich. Zo bevat het seniorenmagazine 'Inzicht' ook een UiT-kalender op maat en is het Vlieg-label terug te vinden in de activiteitenkalender van het gemeentelijke infomagazine 'Kontich Leeft'.
Ook in de toekomst wil Kontich de communicatie van de diensten op elkaar blijven afstemmen. Kevin: "Wanneer bijvoorbeeld de lay-out van het infoblad zal veranderen, willen we onze activiteitenkalender daarin ook meer gaan afstemmen op de lay-out van de huidige UiTkrant. We streven naar maximale herkenbaarheid en communicatie op één lijn."
Daarnaast werkt Kontich ook samen met de regio (IGS) Zuidrand. De activiteiten uit Kontich worden ook ook gepubliceerd op de regionale UiTagenda (widget). Ook is de regio -net zoals de andere gemeentelijke diensten- structureel betrokken in het vrijetijdscommunicatie-overleg. Want vrijetijdsparticipatie stopt natuurlijk niet bij de gemeentegrenzen!
Jouw praktijkvoorbeeld in de kijker?
Heeft jouw gemeente ook een succesvolle UiT-strategie, project of kanaal geïmplementeerd?
