Karen Raymaekers, coördinator van UiTPAS regio Leuven, en Hanna van Zutphen, stafmedewerker cultuurcommunicatie bij de Stad Leuven, inspireerden ons op het publiqForum hoe ze UiTPAS en UiT in Leuven inzetten om de deelname aan vrijetijdsactiviteiten van de bewoners te bevorderen.
Overkoepelend werken als sleutel
UiT in Leuven en UiTPAS zijn de laatste jaren sterk gegroeid. Om het nog even in cijfers uit te drukken: er zijn nu maar liefst meer dan 20.000 Leuvenaars trotse eigenaar van een UiTPAS. Daarnaast heeft Leuven een stevig netwerk van ongeveer 140 partners opgebouwd. Deze mooie cijfers komen natuurlijk niet vanzelf.
Een van de succesfactoren is dat ze zoveel mogelijk over de grenzen van de stedelijke diensten heen werken. Het risico bestaat immers dat elke afdeling, of het nu gaat om sport, welzijn, cultuur of communicatie, zich terugtrekt op zijn eigen eiland, zonder op de hoogte te zijn van elkaars activiteiten. Dit proberen ze te voorkomen door regelmatig bijeen te komen, waarbij ze hun krachten bundelen en zo gezamenlijk een duidelijk vrijetijdsplan opstellen.
Die geïsoleerde werking proberen ze ook te vermijden binnen het UiTteam. UiT in Leuven en UiTPAS functioneren als een goed gecoördineerde tandem. Ze zetten zich in om als team perfect op elkaar ingespeeld te zijn, wat resulteert in een heldere visie en vlotte communicatie met zowel het publiek als de partners.
Zorg dat je gezien wordt
Ze streven ernaar om op verschillende manieren met hun publiek te communiceren, zowel offline als online. Een belangrijk onderdeel van de offline communicatie is de verspreiding van de UiTkalender, die elke drie maanden wordt gepubliceerd in het stadsmagazine LVN. Naast de kalender maken ze gebruik van diverse promotionele materialen, zoals posters, stickers, gadgets, en folders. Een ander opvallend initiatief is de UiTPAS-bakfiets, deze is aanwezig op verschillende events in de stad.
Online zijn ze eveneens goed vindbaar. Ze hebben zowel een website voor UiTinLeuven als een aparte webpagina voor UiTPAS. Daarnaast zijn ze actief op sociale media en sturen ze UiTPAS segmentatie-e-mails om het publiek op een doelgerichte manier te bereiken.
De uitdagingen van vandaag
Ze hebben al heel wat werk verzet, maar er liggen natuurlijk nog enkele uitdagingen op hun pad. Een van deze uitdagingen is het bereiken van nieuwe partners, wat soms niet zo eenvoudig blijkt te zijn. Vaak is er terughoudendheid vanwege zorgen over financiële en administratieve lasten. Ze proberen hier flexibel en op maat te werken om de drempels voor partners zo laag mogelijk te houden. Een andere uitdaging is het vinden van nog aantrekkelijkere omruilvoordelen en ervoor te zorgen dat meer mensen met een kansentarief UiTPAS gebruiken. Het invoeren in de UiTdatabank blijft ook een uitdaging.
Toekomstplannen
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, gaat UiTinLeuven zich op korte termijn richten op ‘back to basics'. Dit omvat het verfijnen van de UiT-databank om de
kwaliteit van informatie te verbeteren. In de bredere regio zal de ‘kerngroep vrijetijdsparticipatie’ de obstakels voor UiTPAS identificeren en een stadsbreed kader
opstellen om deze aan te pakken.
De UiTPAS-maand van UiTPAS regio Zuidwest
UiTPAS regio Zuidwest viert 2 miljoen gespaarde punten met een maand vol exclusieve voordelen.
Stad Hasselt vernieuwt UiT-communicatie
Stad Hasselt neemt je mee in de nieuwe UiT-strategie en geeft een inkijk in het vernieuwde UiT-magazine.