Ingrid Sillis, departementshoofd externe communicatie van de Stad Lier, vertelt hoe het nieuwe magazine tot stand is gekomen én verklapt enkele makkelijk toe te passen tips met groot effect.
Ingrid: “We wisten al langer dat ons magazine niet helemaal goed in elkaar zat, maar konden er niet de vinger opleggen hoe het dan beter kon. Toen we een nieuwe aanbesteding moesten uitschrijven voor vormgeving en druk, diende zich het perfecte moment aan om het magazine onder de loep te nemen en grondig te evalueren. Daarvoor schakelden we publiq in om ons hierbij te begeleiden.”
Exit het telefoonboek
“De UiT-katern van De Peperbus was het beste te vergelijken met een ‘telefoonboek’. Via de UiTdatabank en via mail kregen we enorm veel activiteiten toegestuurd van verenigingen. We wisten niet hoe hier een goede selectie in te maken, dus werd zo goed als alles opgenomen. Dat resulteerde in een lange, onoverzichtelijke opsomming zonder structuur en één hoofdartikel rond vrije tijd.”
“De Coronaperiode met een minimum aan activiteiten heeft bijgedragen aan het inzicht dat dit niet goed zat: een jaar lang waren we ‘verlost’ van de activiteitenstroom en ellenlange activiteitenpagina’s in het magazine. Tijd voor ander en beter! Het publiq-aanbod van begeleidingen op maat kwam als geroepen.”
Begeleiding op maat voor externe expertise
“We wisten dus min of meer waar de pijnpunten zaten. Toon van publiq heeft ons tijdens de begeleiding helemaal over de streep getrokken om komaf te maken met bijvoorbeeld die lange opsomming van activiteiten. Wanneer iemand extern met expertise kan bevestigen dat de huidige aanpak niet goed zit en geen meerwaarde heeft, helpt dit om iedereen op dezelfde lijn te krijgen en hen ervan te overtuigen dat een nieuwe aanpak nodig is. Ook onze vormgever was gelukkig meteen mee.”
De begeleiding bevestigde onze eigen vermoedens, hielp onze ideeën te realiseren én bracht ons een hoop zaken waar we zelf nooit aan gedacht hadden.
Thematische UiT-katern
“Om het overzicht te bewaren en een zekere logica in de redactieplanning te brengen, werken we vanaf nu met themanummers voor de UiT-pagina's. Aan het begin van een seizoen gaan we thema’s en doelpubliek of publiekssegmenten clusteren. Zo zal de september-oktober editie van de UiTagenda focussen op sportaanbod en komt er ook een nummer gericht op jongeren. Hierbij gaat het vooral om de UiT-hoofdartikels en de afgeleide focus-stukken. Uiteraard zorgen we ervoor dat al onze inwoners steeds hun gading in de kalender vinden.”
“Doordat we nu vooraf onze volledige jaar- en contentplanning uitwerken, kunnen we veel pro-actiever en langer op voorhand werken. Per nummer komt de redactieraad nog steeds samen. Hier bekijken we de planning en bepalen we waar we nog moeten bijschaven of lijsten we nieuwe ideeën op.”
Personeelsinzet en budget
“Deze meer proactieve vorm van werken is trouwens echt nodig, aangezien er op budgettair vlak en qua personeelsinzet niets is veranderd. Met onze beperkte tijd en budget kunnen we op deze manier wel meer realiseren en een beter magazine afleveren aan onze inwoners.”
“Onze redactievergadering bestaat uit een vertegenwoordiger van elk departement van de stad. De burgemeester is officieel betrokken bij de redactieraad (als V.U.) maar geeft ons het vertrouwen om de redactie autonoom te laten werken. Daarnaast hebben we vastgelegd in het redactioneel reglement dat we geen politici in beeld brengen of aan het woord laten.”
Met hetzelfde budget en gelijke personeelsinzet kunnen we nu meer en een betere kwaliteit realiseren.
UiTPAS in de kijker
“UiTPAS krijgt een meer prominente rol binnen de UiT-katern. Zo zetten we elke editie een UiTPAS-partner in de kijker, het liefst een vereniging of organisatie die een link heeft met het thema van die maand. De meest actieve UiTPAS-partners komen bovenaan de lijst van te contacteren partners voor deze rubriek.”
“Daarnaast krijgen UiTPAS-partners ook in het algemeen voorrang voor een plek in de UiTagenda, daarvan zijn onze verenigingen op de hoogte. Ook een link hebben met het thema is een plus om opgenomen te worden in de UiTagenda van die maand.”
Liers Cultuurcentrum
“Het Liers Cultuurcentrum heeft natuurlijk haar eigen herkenbaarheid en huisstijl, en wil hiermee ook naar voor komen in het magazine. De uitdaging is om een balans te vinden tussen het bewaren van deze eigen identiteit en tegelijkertijd overkoepelend te communiceren over de activiteiten in het CC binnen het magazine.”
En daarna?
“De komende maanden zullen er weer meer aanvragen voor opname van verenigingsactiviteiten komen, waar het vrijetijdsleven nu toch nog steeds op een lager pitje staat. Dan zullen we de puzzel nog eens moeten leggen wat we brengen en wat niet.”
6 makkelijke tips met veel impact
- Maak themalijstjes, zoals: 5 x winterwandelen, 6 x Timmermans, 3 x niet te missen. De lijstjes in De Peperbus leggen zoveel mogelijk de link met het hoofdthema van die editie.
- Maak je magazine toegankelijk voor verschillende publiekssegmenten door te werken met heldere, kortere teksten en zinnen en voorzie ‘identikits’ van personen die aan bod komen.
- Werk met opvallende visuele elementen die de aandacht trekken: UiT-banner, “Win!”, “Er is nog meer te doen” …
- Maak slim gebruik van de cover: op de cover van De Peperbus staan vanaf nu altijd drie onderwerpen uitgelicht, waarvan minstens één UiT-onderwerp. Ook de vermelding ‘met UiT-kalender’ en de winacties prijken vooraan.
- Minder is meer: maak een doordachte selectie van UiT-activiteiten en bepaal vooraf waaraan deze selectie moet voldoen. Maak dit ook duidelijk aan je verenigingen.
- Verwijs steeds door naar de online UiTagenda en de UiTdatabank voor verenigingen.
Kan jouw gemeentelijke blad of UiT-magazine ook een update gebruiken en heb je nood aan externe expertise om jouw team hierin te begeleiden? Een andere vraag omtrent jouw gemeentelijke vrijetijdscommunicatie? Toon stelt met jou het beste aanbod op maat samen.
Wil je al het potentieel van jouw vrijetijdscommunicatie en je team benutten? De begeleidingen op maat van publiq helpen je concreet verder met direct toepasbare en concrete tips, en duurzame strategieën voor maximale lokale impact. Een expert van publiq ondersteunt jouw stad, gemeente, regionaal samenwerkingsverband of organisatie rond vrijetijdscommunicatie, afgestemd op wat je diensten nodig hebben.
UiTbegeleidingen op maat
Je vrijetijdscommunicatie optimaliseren? Een partnermedewerker helpt jouw stad of gemeente op maat, afgestemd op de operationele noden van de diensten.
UiT in print
We helpen je op weg naar een nieuwe gedrukte UiTagenda of magazine of optimaliseren je huidige gedrukte UiTpublicatie.
Vrijetijdscommunicatie op maat
Op basis van jouw vragen en noden stellen we een begeleiding samen die helemaal aansluit bij wat jij nodig hebt.