UiTPAS is het het middel bij uitstek om je inwoners over het zomer- en najaarsaanbod te informeren en om hen warm te maken om terug deel te nemen nadat vrijetijdsinitiatieven de deuren moesten sluiten.

Tijdens de webinar UiTPAScommunicatie in juni wisselden wie hierover uit.

Voor je begint

Wat zijn de belangrijkste elementen van UiTPAScommunicatie? Wat zijn de principes en bijhorende acties?

Bekijk de samenvatting

Case: de Zomer van Leuven

Hoe ging UiTPAS Leuven om met de sluiting van het vrijetijdsaanbod tijdens de coronacrisis? Welke UiTPAS acties vloeiden hieruit voort en hoe zal de zomer eruit zien? Hannah van Zutphen deed hun aanpak uit de doeken tijdens het webinar van 17 juni.

UiTPAS evalueren

Tijdens de lockdown lag de focus van de Leuvense partners niet op UiTPAS en werd al snel beslist om geen nieuwe acties op te zetten. De werking viel stil en alle UiTPASsen met kansentarief werden meteen met twee maanden verlengd.

Dit gaf het team van UiTPAS regio Leuven wel de kans om zich even in alle rust terug te plooien op hun werking en UiTPAS regio Leuven te evalueren.

Een grondige cijferanalyse diende zich aan. Een van de conclusies was dat er in Leuven redelijk wat zogenaamde ‘slapende pashouders’ zijn: mensen met een UiTPAS die weinig of niet sparen of omruilen, en dat vooral in het kansensegment.

Focus op bestaande pashouders

Hanna van Zutphen (UiTPAS regio Leuven): ”Deze vaststelling was een echte eye-opener voor ons. We beslisten onze plannen om te gooien en kozen voor een gerichte aanpak: focus op heractivatie van bestaande pashouders en niet op nieuwe pashouders.”

De doelstellingen voor 2020 werden aangescherpt. Hanna: “Nu willen we gaan voor vernieuwde visibiliteit van UiTPAS in de stad en zetten we in op citymarketing, gaan we de ‘slapende’ pashouders heractiveren en gaan we de trouwe spaarder in de watten leggen met exclusieve omruilvoordelen om hen te overtuigen hun punten eens om te ruilen. Ook gaan we de banden met onze UiTPASpartners extra aanhalen.”

Kwaliteit primeert nu boven kwantiteit: we willen met UiTPAS eerder doelgericht aanwezig zijn, dan overal aanwezig zijn.
Hanna van Zutphen
Communicatie- en publiekswerking Stad Leuven

Zomerproject

Voor deze zomer gaat UiTPAS regio Leuven dus voor een trage maar doeltreffende start. De echte relance is voorzien voor wanneer al het vrijetijdsleven weer volop draait, hopelijk in het najaar. Het eerste project voor de zomer dient zich al snel aan. De stad is volop bezig met een coronaproof zomerprogramma met meer dan 120 kleinschalige evenementen.

UiTinLeuven.be als centraal punt

Voor het zomerprogramma wordt UiTinLeuven.be hét startpunt van alle (UiTPAS)activiteiten en -communicatie. Ook in de nieuwsbrief en op sociale media wordt UiTPAS uitgebreid opgenomen.

Nieuw deze zomer is dat de UiTkalender ook fysiek zal worden uitgebracht en bij elke Leuvenaar in de bus zal vallen. Dit is mogelijk dankzij de financiële ondersteuning door de communicatiedienst van de stad.

Hanna: “UiTinLeuven.be wordt het startpunt omdat we werken met een decentrale invoer van activiteiten via de UiTdatabank. Dat wil zeggen dat alle organisatoren zelf verantwoordelijk zijn om hun activiteiten in de voeren. Weliswaar met een beetje curatie door ons.”

Helder concept, heldere communicatie

De UiTPASacties die horen bij het zomeraanbod zijn simpel: mensen met UiTPAS aan kansentarief krijgen altijd 80% korting op de betalende activiteiten. We bieden een tijdelijk voordeel aan waarbij spaarders voor 25 punten een gratis ticket voor o.a. de betalende ‘anderhalve metersessies’ kunnen krijgen. Ook punten sparen is mogelijk, coronaproof.

Hanna: “Een groot deel van het publiek snakt ernaar om terug te kunnen deelnemen. Op te anticiperen op een stormloop naar de tickets houden we een deel tickets apart voor de UiTPAS omruilactie.”

Groot draagvlak essentieel

Een van de voorwaarden om dit UiTPAS zomer- en relanceplan te doen slagen is dat ze ondersteund worden door organisatoren en directies van de stad. UiTPAS wordt nu door alle partners gezien als een volwaardig onderdeel van de zomeractie.

Hanna: “Mijn tip is om ernaar te streven om vanaf het begin voldoende ruimte voor UiTPAS op te eisen in de communicatie. Het publiek heeft heldere en volledige informatie nodig, dit is niet mogelijk in een klein hoekje van een folder of een krantje.”

360° communicatie

Leuven benadrukt het belang van een goede communicatiemix. Niet enkel in de kanalen van de stad zelf, maar ook bij de UiTPASpartners. Daar durft het soms eens mis te lopen. Zo nemen niet alle organisatoren UiTPAS (juist) op in hun communicatie, en dat wil Leuven nu rechttrekken. Hanna: “We werken aan een communicatiekit voor onze partners zodat zij alle info op één plek hebben over UiTPAS te communiceren. Ook onze partners zijn mee verantwoordelijk om over UiTPAS te communiceren, deze taak ligt niet enkel bij de UiTPAS coördinator”

Hoe verging het UiTPAS regio Gent tijdens de lockdown?

UiTPAS regio Gent bleef ook tijdens de lockdown inzetten op UiTPAS. Daar was het online aanbod heel populair. Pashouders konden ook online punten omruilen en kregen hun voordeel opgestuurd met de post. Dit werd opgelost via een online formulier, waarin deelnemers hun UiTPASnummer konden achterlaten. Julie Beeckman (UiTPAS Gent): “Dit was een interessant experiment dat we in de toekomst zeker nog willen herhalen en verder mee willen experimenteren. We zijn er ons wel van bewust dat we op deze manier enkel mensen bereiken die goed hun weg vinden in het digitale en we zo een doelgroep missen waar we via andere wegen op moeten blijven inzetten.”