Organisatie
Minard vzw is met haar receptieve werking al sinds 1994 de uitbater van de Minardschouwburg. Vanaf 1 augustus komt daar Theater Scala bij. Minard creëert, produceert of programmeert niet zelf maar faciliteert - in opdracht van de stad Gent - culturele organisatoren van alle slag en soort die op zoek zijn naar betaalbare speelkansen. Minard betaalt geen uitkoopsommen zoals een cultureel centrum maar verhuurt de zaal aan een betaalbaar tarief. De ticketinkomsten gaan naar de artiest. In de schouwburg vinden er jaarlijks zo een 290 activiteiten plaats, die bijgewoond worden door nagenoeg 50 000 toeschouwers.
Functieomschrijving
Doel van de functie:
Als Zaalverantwoordelijke ben je het aanspreekpunt voor alle activiteiten die plaatsvinden in Theater Scala. Jij staat in het bijzonder in voor de organisatie van de volledige front of house, het publieksonthaal. Jouw collega Chef Techniek neemt alle technische aspecten van opbouw over uitvoering tot afbraak op zich. Je beheert niet alleen de theaterzaal maar ook de andere ruimtes in het gebouw en stelt hiervoor de nodige afspraken, handleidingen en checklists op met de verschillende organisaties. Je bent op zoek naar impact en beseft dat het doen leven van deze zaal, tegemoet komt aan de nood aan betaalbare professionele speelplekken voor vele zoekende gezelschappen en andere culturele organisatoren, ook deze in de buurt.
Resultaatgebieden en taken:
• Planning, organisatie en administratie:
Je beheert de planning van alle activiteiten in de verschillende zalen en ruimtes in het
gebouw. Rond de voorstellingen en activiteiten organiseer je de zaal- poets- en
horecamedewerkersploeg en vang je ziekte- en afmeldingsproblemen op. Je bereidt
dagelijks de briefings en de avondkassa’s voor en verwerkt deze laatste met het oog op
de afrekeningen.
• Coaching en opleiding:
Je geeft dagdagelijks leiding aan de zaalploeg en aan het poetspersoneel. Je organiseert
en implementeert de werkingprocedures en -afspraken. Je focust hierbij op
kennisdeling en optimalisatie van de werkprocessen. Je werft mee de juiste mensen
aan, leidt hen op en coacht hen in het klantvriendelijk en deskundig onthalen van heel
diverse publieken. Ook inzake veiligheid en evacuatie leidt je het zaalpersoneel op. Je
organiseert periodieke opleidingsmomenten en individuele samenwerkingsgesprekken.
• Horeca- event en projectmanagement:
Je doet de leveranciersbestellingen inzake horeca en organiseert recepties, events en
omkaderingsactiviteiten in samenwerking met de ploeg en het personeel, en volgens de
taakverdelingen, planningen en procedures zoals algemeen afgesproken en gekend.
Je doet de leveranciersbestellingen en ontwikkelt initiatieven om de bar beter te laten
draaien. Je zorgt voor een goede werking van de horeca-infrastructuur en andere voorzieningen (onderhoud tapinstallatie ed). Je wordt betrokken bij de brouwersonderhandelingen.
• Netwerking:
Je legt samen met de directie de contacten in de buurt om de noden te detecteren
waaraan Theater Scala mogelijks tegemoet kan komen.
Profiel
Voor deze functie zijn we op zoek naar iemand die organisatorisch sterk is maar ook diplomatisch in de omgang, klantgericht en daadkrachtig. Onze nieuwe collega heeft aantoonbare/aantoonbaar:
• Administratieve ervaring en werkt gestructureerd en grondig.
• Inzicht in werkprocessen en –organisatie, samenhang van processen, planning en tijdsbeheer.
• Kennis en affiniteit met het artistieke landschap maar ervaring in het werken binnen een culturele context en non-profitorganisatie.
• Ervaring in realiseren van (culturele) evenementen, voornamelijk de administratieve en logistieke kant ervan.
• Horeca-ervaring en ervaring met de organisatie van een bar.
• Kennis van het benodigde vakjargon zoals gebruikt in theater, horeca en publieksonthaal.
• Ervaring in leidinggeven, groepsprocessen, peoplemanagement, stimuleren en motiveren medewerkers.
• Sociale en communicatieve vaardigheden.
• Conflictmanagement en probleemoplossend vermogen, diplomatisch van aard zijn.
• Computerervaring en kennis van de courante softwaretoepassingen (Office 365) en de nodige bagage om zich snel in te werken in de nodige systemen en tools zoals TicketMatic voor het opvolgen van de ticketing, Lightspeed als kassasysteem voor de bar, Yesplan voor de planning van de evenementen en BookU voor de planning van de zaal- en barmedewerkers.
• Kennis van de algemene veiligheidsvoorschriften, EHBO of de bereidheid zich hierin in te werken.
Strekt verder tot de aanbeveling:
• Technische onderlegdheid. Eens een kabeltje trekken of een lampje richten schrikt jou niet af, integendeel.
• Kennis van de werking van de stad Gent, de politiek en het cultuurbeleid.
Aanbod
• Je komt terecht in een aantrekkelijke, dynamische, culturele omgeving en in een klein maar slagvaardig team van gemotiveerde en betrokken collega's.
• Je ontvangt een voltijds contract van onbepaalde duur en een pakket extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques) vanaf september 2026.
• Je bent bereid tot occasioneel avond- en weekendwerk, zeker in de opstartfase.
• Je wordt verloond volgens de barema's van de cao Podiumkunsten in looncategorie B, afhankelijk van relevante anciënniteit.