WORKING CLASS HEROES ZKT. BOOKER CORPORATE EVENTS (B2B) - Working Class Heroes

De functie
We zoeken een corporate booker & assistent festivalprogrammatie die ons team zo snel mogelijk voltijds komt versterken.

De functie is tweeledig. Het grootste deel van je tijd ben je verantwoordelijk voor de bookings van onze keynote speakers binnen het corporate circuit (B2B). Je begeleidt bedrijven en speakers doorheen het volledige bookingproces: van eerste contact tot factuur.

Wanneer de voorbereidingen van Nerdland Festival op kruissnelheid komen, ondersteun je daarnaast onze programmator bij de bookings, communicatie binnen het festivalteam en praktische opvolging van artiesten en speakers. Het festivalluik vormt een seizoensgebonden uitbreiding van je takenpakket, waarbij je dezelfde organisatorische en communicatieve vaardigheden inzet.

Wat ga je doen?
ALS CORPORATE BOOKER
Je beheert een booking from start to finish. Van het eerste contact en de verkoop tot de administratieve en praktische opvolging: jij zorgt ervoor dat alles vlot verloopt voor zowel de klant als de speaker.

Concreet sta je onder meer in voor:

• de verkoop van onze keynote speakers binnen het corporate circuit. Je volgt bookingsaanvragen op, onderhandelt met klanten en begeleidt hen naar de juiste speaker.
• het actief voorstellen van onze keynote speakers aan bedrijven via gerichte mailings. Je houdt ook de website up-to-date.
• het beheren van de agenda's
• het opmaken van contracten en roadsheets, en de praktische voorbereiding (advancing) van elke booking
• de facturatie en financiële opvolging. Je stelt facturen op en zorgt dat ze ook tijdig betaald raken.
• af en toe aanwezig zijn op een keynote, zodat je onze speakers leert kennen en uit eigen ervaring weet wat je verkoopt.

ALS ASSISTENT FESTIVALPROGRAMMATIE
Nerdland Festival heeft vijf edities op de teller en groeide uit tot het grootste science festival van de Benelux. Met vier festivaldagen, meer dan 30.000 bezoekers en zo'n 200 talks, shows en experiences is een goede voorbereiding onmisbaar. Je ondersteunt onze festivalprogrammator.

Concreet betekent dat onder meer:

• Je bewaakt het overzicht van de programmatie. Je kent de status van alle acts en speakers op het vlak van beschikbaarheden, vergoedingen, opties en bevestigingen. Kortom: je helpt mee om de gigantische puzzel georganiseerd te houden.
• Je communiceert met de artiesten en speakers, zodat zij op de hoogte zijn van praktische afspraken. Daarnaast communiceer je ook intern met het festivalteam. Je deelt relevante updates met collega's en zorgt ervoor dat alle betrokken medewerkers tijdig over alle nodige informatie beschikken.
• Tijdens het festival ontvang je onze corporate gasten uit de Nerdland Business Club en maak je hen wegwijs voor een aangename festivalervaring.

Wie ben jij?
We zoeken iemand die zorgvuldig werkt, verantwoordelijkheid neemt en vlot communiceert met heel verschillende mensen. Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt een oprechte passie voor de entertainmentsector.
• Je bent vertrouwd met de live- en eventsector, al dan niet in een corporate B2B-context.
• Je hebt minstens één jaar relevante werkervaring.
• Je beschikt minstens over een diploma secundair onderwijs.
• Je hebt een gezonde verkoops- en onderhandelingsmentaliteit.
• Je gaat steeds nauwkeurig en gestructureerd te werk op administratief vlak.
• Je communiceert vlot, duidelijk, beleefd én kordaat. Zowel intern als extern en zowel telefonisch als via e-mail.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en kan je ook vlot uitdrukken in het Engels.
• Je bent stressbestendig en houdt het overzicht, ook wanneer er veel informatie tegelijk op je afkomt.
• Je werkt vlot met een Mac en Microsoft Office (Excel en Word).
• Basiskennis van verkoopfacturatie is een pluspunt.
• Ervaring met ABOSS Agency en/of Mailchimp is een pluspunt.
• Je bent flexibel. Occasioneel avond- en weekendwerk schrikt je niet af.
• Bovenal ben je gemotiveerd en leergierig.
• Je beschikt over een rijbewijs B.