Organisatie
De Zuid-Brussels Gemeente Vorst telt 58.000 inwoners - de administratie bestaat uit ongeveer 800 medewerkers (van medewerkers in de houtateliers tot financieel directeur). Een lokaal bestuur is aantrekkelijk voor wie zich wil inzetten voor het algemeen belang en tegelijk een verschil wil betekenen voor inwoners: gemeenten zijn zowel het oudste als het dichtste overheidsniveau.
Functieomschrijving
Als houder van een transversale functie binnen de gemeentelijke administratie ziet de Departementsverantwoordelijke Algemene Zaken – Adjunct van de Gemeentesecretaris toe op de goede administratieve werking, de juridische zekerheid van de besluiten en de coördinatie van de overkoepelende diensten onder zijn/haar verantwoordelijkheid.
Hij/zij verzekert het strategisch en operationeel management van het departement: aansturing van de diensthoofden, opvolging van het budget, coördinatie van de acties en bewaking van de samenhang en de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger.
In nauwe samenwerking met de Gemeentesecretaris vertaalt hij/zij de politieke en strategische doelstellingen van de gemeente naar concrete actieplannen, ziet toe op de naleving van de wetgeving en draagt actief bij tot de modernisering van de administratieve processen.
Daarnaast stimuleert hij/zij een organisatiecultuur die gebaseerd is op transparantie, samenwerking en verantwoordelijkheid, vertegenwoordigt de administratie in zijn/haar bevoegdheidsdomeinen en plaatst de burger centraal in alle beleids- en beheersbeslissingen.
TAKEN
Beleid en coördinatie
U vertaalt de politieke en administratieve doelstellingen in concrete actieplannen.
U organiseert, coördineert en bewaakt de uitvoering van de projecten binnen het departement.
U superviseert de diensten: Contactcenter, Communicatie, Public Relations, IT en Gemeentesecretariaat, onder de hiërarchische verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris.
U stelt regelmatige rapportages op voor het College, het directiecomité en de Gemeentesecretaris.
Juridische en administratieve geldigheid
U waarborgt de juridische zekerheid van de besluiten van het College en de Gemeenteraad.
U controleert de conformiteit van beslissingen, contracten en overeenkomsten met de geldende wet- en regelgeving.
U adviseert het College en de diensten in juridische aangelegenheden binnen uw bevoegdheden.
U controleert en valideert nota’s, brieven en rapporten vóór voorlegging aan het College of de Raad.
Modernisering, transparantie en goed bestuur
U ziet toe op de juridische conformiteit van initiatieven inzake digitalisering, administratieve vereenvoudiging en toegang tot bestuursdocumenten.
U volgt de projecten inzake digitale transformatie op, inclusief de budgettaire en contractuele aspecten.
U bevordert transparantie, goed bestuur en continue verbetering binnen de administratie.
Beheer van middelen en personeel
U stelt het departementsbudget op en volgt dit op binnen een duurzaam en verantwoord financieel kader.
U begeleidt en ondersteunt de diensthoofden: planning, evaluatie, prioriteiten en competentieontwikkeling.
U bepaalt en voert het HR-beleid van het departement uit in nauwe samenwerking met het departement Personeelszaken/HR.
U draagt actief bij tot de managementcultuur binnen het directiecomité en tot de samenhang van de organisatie.
Strategische rol
U neemt actief deel aan het directiecomité en aan de coördinatie van de transversale beleidslijnen.
U vervult de rol van Adjunct van de Gemeentesecretaris, met taken inzake administratieve coördinatie en institutionele vertegenwoordiging.
U ondersteunt de Gemeentesecretaris bij de uitvoering van het administratief project en bij het bevorderen van een cultuur van verantwoordelijkheid, efficiëntie en transparantie.
Profiel
In aanwerving (externe kandidaten):
Universitair diploma : master
Minstens 3 jaar ervaring in leidinggeven en het beheren van complexe projecten, bij voorkeur in de openbare sector.
In bevordering (interne statutaire kandidaten):
Minstens 3 jaar titularis van een graad op niveau A.
Kennis en vaardigheden
Grondige kennis van het administratief recht, arbeidsrecht en de regelgeving voor lokale besturen.
Sterke kennis van overheidsopdrachten, budgetbeheer en gemeentelijke besluitvormingsprocessen.
Aantoonbare ervaring in teambeheer, projectcoördinatie en administratieve modernisering.
Uitstekende vaardigheden in communicatie, onderhandeling, redactie en verandermanagement.
Goede beheersing van de gebruikelijke kantoor- en beheersoftware (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, administratieve toepassingen).
Persoonlijke eigenschappen
Nauwgezetheid, integriteit, analytisch vermogen en oplossingsgericht denken.
Participatief leiderschap en sterk samenwerkingsvermogen.
Pedagogische ingesteldheid en het vermogen om complexe materie toegankelijk te maken.
Resultaatgerichtheid en klantgerichtheid: de burger staat centraal in uw werking.
Initiatief, betrouwbaarheid en professionele discretie.
Talen
Volgens de geldende taalwetgeving: tweetaligheid vereist (voldoende niveau mondeling, elementair niveau schriftelijk).
Andere voorwaarden
Een recent uittreksel uit het strafregister (maximaal 3 maanden oud) zonder vermeldingen.
Aanbod
- Voltijds contract van onbepaalde duur (36 uur/week) – niveau A5.
- Financiële valorisatie van de voor de functie nuttige ervaring uit de privésector en volledige financiële valorisatie van de ervaring uit de publieke sector in geval van aanwerving. Behoud van de huidige financiële valorisatie in geval van bevordering.
- Tweetaligheidspremie Selor, 100% terugbetaling openbaar vervoer, fietspremie, maaltijdcheques, telewerk, vakantiegeld, eindejaarstoelage en flexibel verlofstelsel.
- Vooruitzicht op definitieve benoeming volgens de bepalingen van het administratief statuut.