Verandering begint bij (kijken naar) jezelf

Naast zo’n slome slogan uit de jaren 1970 is het ook echt een waarheid als een koe: wie als organisatie stappen wil zetten, dient zichzelf eerst grondig binnenstebuiten te keren. Wat zijn de sterktes van jouw organisatie, wat de zwaktes? In de afgelopen “Expeditie Jong & divers publiek” brachten publiq en hybried vzw verschillende cultuurorganisaties rond de tafel om in ’t eigen hert te kijken – om vervolgens, op basis van die zelfanalyse, de juiste aanpak te bepalen voor het bereiken van een jong(er) en divers(er) publiek.

Handig hulpmiddel voor zo’n organisatieanalyse bleek het ‘7S’-model van het beroemde consultancybureau McKinsey, ontwikkeld en gepubliceerd in de jaren 1980. Ook op zoek naar een handvat om je eigen organisatie door te lichten, op weg naar verandering? We zetten voor jou de 7S-en kort op een rijtje, en illustreren het theoretisch kader met concrete voorbeelden uit onze Expeditie.

1. Disclaimer: alles is verbonden met alles

Voilà, hier is het dan: het beroemde 7S-model.

Het 7S-model valt uiteen in enkele specifieke onderdelen, maar belangrijk is om te beseffen dat elk element met elkaar verbonden is, en dat elke verandering op eender welk domein impact zal hebben op de andere domeinen. Voor je aan een veranderingstraject begint is het met andere woorden aangewezen om na te gaan wat de impact van de veranderingen zal zijn op alle onderdelen van je organisatie.

Het 7S-model van McKinsey combineert rationele/harde elementen met emotionele/zachte elementen.

De rationele elementen zijn: structuur, strategie, systemen

De emotionele elementen zijn: shared values (gedeelde waarden), staff (personeel), stijl en skills (vaardigheden)

3.1. Shared values

In wezen is dit het centrale element in McKinsey’s model. De gedeelde waarden zijn de diepere drijfveren die het denken en handelen van leidinggevenden en medewerkers beïnvloeden. Het gaat over normen en waarden maar ook gewoontes en regels, kortom, de hele organisatiecultuur. Wat is de visie en missie van jouw organisatie? En zijn de gedeelde waarden die die visie en missie schragen ook bekend bij jouw collega’s?

3.2. Strategie

Wat is de weg die organisatie bewandelt om haar missie waar te maken en haar doelstellingen te realiseren?

3.3. Structuur

Hoe zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen jouw organisatie verdeeld? Hoe autonoom werken de medewerkers? Hoe strak is de hiërarchie?

3.4. Systemen

De systemen omvatten alle procedures, voorschriften en protocollen binnen jouw organisatie, maar ook de evaluatie van deze systemen. Welke interne processen gelden er en hoe worden deze processen gedocumenteerd?

3.5. Staff

Het element ‘personeel’ verwijst zowel naar de samenstelling van dat personeel wat betreft competenties, specialisaties, opleidingsniveau, genderverdeling, verdeling inzake culturele achtergrond, … als naar de tevredenheid van dat personeel (motivatie, verzuim, flexibiliteit).

3.6. Stijl

Onder ‘stijl’ verstaat McKinsey zowel een managementsstijl (dus de manier waarop leidinggevenden met hun ploeg omgaan) als de manier waarop de collega’s met elkaar omgaan – een gemeesnchappelijke stijl van denken en handelen dus.

3.7. Skills

Bij ‘vaardigheden’ gaat het om de vraag waarin jouw organisatie uitblinkt, wat jouw organisatie doet schitteren. Waarin zijn jullie precies zo goed?

Analyseren is natuurlijk niet voldoende. Na een degelijke 7S-analyse is het de zaak om aan de slag te gaan, en het veranderingsproces – naar een jonger en diverser publiek – in gang te zetten. Er zijn natuurlijk veel domeinen waarop kan en moet gewerkt worden.

Hybried vzw gaf de cultuurprganisaties de tip om de 7S-en onder te verdelen in een aantal overzichtelijke ‘werven’ die planmatig kunnen worden aangepakt. Strategie, structuur en systemen hebben allemaal te maken met ‘macht’ en ‘machtsuitoefening’. Personeel en vaardigheden met de ‘identiteit van de organisatie’. Gedeelde waarden, stijl en opnieuw personeel kan je onderbrengen onder de noemer ‘sociale norm’.

Richt een aantal task forces op die zich concreet, en met een doelgerichte en strakke timing, over deze werven buigen. Stel duidelijk vast wanneer en hoe de resultaten zullen worden geëvalueerd.