We kunnen met enige trots zeggen dat UiTinVlaanderen dankzij de UiTdatabank de meest volledige vrijetijdsagenda van Vlaanderen en Brussel is. En dat is dankzij de massale invoer van duizenden organisatoren. Om de invoer nòg vollediger en kwalitatiever te maken, gebeurt er nog heel wat bijkomend werk achter de schermen.
Want hoe vollediger een evenement is aangevuld in de UiTdatabank, hoe makkelijker geïnteresseerden je evenement kunnen terugvinden op UiTinVlaanderen en andere online agenda’s van partners. Het contentteam van publiq helpt hierbij en zorgt ervoor dat je evenement een zo breed mogelijk publiek bereikt.
Aanvankelijk gebeurde dat altijd door handmatig werk, maar langzamerhand vervangen we dit door geautomatiseerde processen.
Wat gebeurt er na je invoer?
Bij het aanbod voor kinderen en families
Ouders van jonge kinderen kennen het Vlieg-label en vinden vlot de weg naar uitinvlaanderen.be/vlieg. Jouw aanbod voor kinderen mag hier dus niet ontbreken!
Heb je een activiteit ingevoerd voor kinderen jonger dan 12 jaar? Deze activiteit komt automatisch terecht onder het Vlieg-label en in de UiTmetVlieg-agenda wanneer…
… je de juiste leeftijdscategorie hebt aangeduid.
… er in de beschrijving van de activiteit termen terug te vinden zijn die we standaard als geschikt voor kinderen beschouwen, zoals ‘springkasteel’, ‘speeltuin’ enz. Een automatisch proces scant hiervoor de beschrijvingen. Zorg er dus voor dat de beschrijving van je activiteit rijk is aangevuld (meer dan 200 tekens).
Deze trefwoorden worden om de zoveel tijd geëvalueerd, zodat we een kwalitatief overzicht kunnen blijven garanderen.
Bij het aanbod voor jongeren
UiTX gidst jongeren van 16 tot 26 door het cultuuraanbod. In tegenstelling tot Vlieg-activiteiten, krijgt UiTX-aanbod niet automatisch dat label. In plaats daarvan cureert een jongerenredactie het aanbod: zij maken de selectie in het aanbod dat past bij UiTX.
Hoe kun je er dan voor zorgen dat jouw aanbod in het oog springt bij onze curatoren?
- Voeg zeker de juiste leeftijd toe, en voorzie een duidelijke en aantrekkelijke titel of beschrijving.
- Zorg ook voor een sprekende foto!
Bij 'producties': films, theatervoorstellingen,...
Organiseer je een filmvertoning, dans- of theatervoorstelling,... dan is de kans groot dat deze ook op andere locaties vertoond wordt. Jouw activiteit komt dan terecht in een zogenaamde ‘productie’ op UiTinVlaanderen: een overzicht van alle locaties en tijdstippen waarop dit stuk of film getoond wordt. Zo krijgt het publiek een handig overzicht van de speeldata en -locaties van de voorstelling die ze graag willen bijwonen.
Om een zo juist en volledig mogelijk overzicht te tonen, zoekt ons systeem naar evenementen met dezelfde titel en gelijkaardige beschrijving. Vervolgens dubbelchecken onze medewerkers deze suggesties en worden deze handmatig gelinkt.
Double trouble: let op met dubbele locaties
Niet enkel evenementen moeten netjes en volledig ingevoerd zijn in de UiTdatabank, we streven er ook naar dat locaties zo overzichtelijk mogelijk op UiTinVlaanderen verschijnen.
Regelmatig stoten we op dubbele locaties, doordat invoerders bijvoorbeeld verschillende schrijfwijzen gebruiken (bv. KMSK vs Koninklijk Museum voor Schone Kunsten) of ‘sublocaties’ toevoegen (bv. Theater Tinnenpot vs Theater Tinnenpot exporuimte Binnenhof).
Om deze dubbels te verhelpen, laten we een automatisch script lopen. Dit script berekent een overeenkomst tussen twee locaties aan de hand van data-analyse op basis van adres en naam. Twee overeenkomstige locaties worden vervolgens samengevoegd.
Wat kun je zelf doen om deze dubbels te voorkomen? Zoek al eens op in de UiTdatabank of de locatie al bestaat. In de meeste gevallen zal dit zo zijn. Wil je een meer specifieke beschrijving toevoegen van een reeds gekende locatie? Maak dan gebruik van het veld voor beschrijvingen, en vermijd om een nieuwe sublocatie aan te maken (bv Lokaal 1 in de bib van gemeente Dendermonde).
Tot slot: post van het contentteam
Het contentteam voegt niet enkel bijkomende info toe (metadata), maar zorgt er daarnaast ook voor dat organisatoren geautomatiseerde mails ontvangen die hen eraan herinneren hun aanbod in te voeren of up te daten.
Sinds de laatste lockdown krijgen invoerders zo elke maand een automatische mail met een overzicht van al hun evenementen die de maand daarop doorgaan. In die mail krijgen ze de vraag of deze evenementen nog steeds doorgaan en of ze de status van het evenement (gaat door/uitgesteld/afgelast) moeten aanpassen.
Wil je verder aan de slag met je bericht in de UiTdatabank? Laat je inspireren:
