Organisatie
AFS Low Lands is een educatieve vrijwilligersorganisatie die deel uitmaakt van een wereldwijd AFS-netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op de multiculturele samenleving en geglobaliseerde wereld biedt.
AFS wil alle mensen - ongeacht hun achtergrond, religie, financiële mogelijkheden of opleidingsniveau - de kans geven tot intercultureel leren en het opnemen van een rol als actieve wereldburger.
AFS ontwikkelt hiervoor initiatieven binnen 4 domeinen: 1) boeiend vrijwilligerswerk, 2) internationale uitwisselingen, 3) educatieve diensten en producten en 4) advocacy.
In Vlaanderen en Nederland zetten meer dan 750 vrijwilligers (ondersteund door een professionele staf van in totaal 15 mensen) zich in om dit doel te bereiken.
Functieomschrijving
Als manager assistent ondersteun je het directiesecretariaat van AFS. Je ondersteunt de algemeen directeur onder meer bij sollicitatieprocedures, personeelsadministratie, facturatie, subsidiedossiers, voorbereiden van bijeenkomsten zoals de Algemene Vergadering of het bestuursweekend.
In opdracht van de directeur ondersteun je ook de administratie van de lopende AFS rekruteringsprocessen, zowel naar jongeren (deelnemers aan onze internationale programma’s) als gastgezinnen toe. Hiervoor werk je nauw samen met de Program Consultant (rekrutering en opvolging internationale uitwisselingsprogramma’s) en de directeur organisatie-ontwikkeling (hosting-programma’s- gastgezinrekrutering).
Je bent daarnaast halftijds verantwoordelijk voor het telefonisch en fysiek onthaal op het AFS-kantoor in Mechelen.
Profiel
Kennis en vaardigheden:
- Goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling
- Sterk en klantvriendelijk in telefonisch onthaal
- Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling
- Ervaring in officemanagement
- Kunnen werken met de courante Office-toepassingen
- Ervaring in het werken met planningstools en databases
- Administratief accuraat, ordelijk en gestructureerd
- Sterk timemanagement (goed in het respecteren van deadlines)
Gedragscompetenties
- Je bent sociaal vaardig, klantvriendelijk en legt vlot contacten.
- Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties.
- Je bent ondernemingsgezind en niet bang van verandering en innovatie: je ziet eerder de opportuniteiten dan de problemen.
- Je werkt vlot in teamverband en kan ook zelfstandig je plan trekken.
- Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist.
- Je bent leergierig.
- Je bent feedbackgericht.
- Je bent oplossingsgericht.
- Je gelooft in de kracht van vrijwilligers en handelt daarnaar.
Strekt tot aanbeveling:
- Ervaring in het werken met vrijwilligers of zelf vrijwilliger zijn (geweest)
- Ervaring in het organiseren van evenementen
- Basiskennis IT-apparatuur
Wij zoeken een sociaal vaardige en vlotte persoon die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken. Iemand die zeer klantvriendelijk is en weet hoe mensen aan telefoon verder te helpen. We zoeken iemand die zelfredzaam en probleemoplossend is, die gestructureerd en analytisch werkt en die nauwgezet met deadlines omgaat. We hebben iemand nodig die praktisch is aangelegd en een hands-on mentaliteit ten toon spreidt.
Diploma: Minimaal een diploma secundair onderwijs bij voorkeur in een administratieve, logistieke of onthaal opleiding. Een bachelor in een soortgelijke richting strekt tot aanbeveling, maar relevante ervaring telt evenzeer.
Je werkt standaard 3 dagen op het AFS-kantoor in Mechelen (vlak over het centraal station van Mechelen) van 9.00u tot 17.00u.
Voorwaarden
- Je bent flexibel waar het werken met vrijwilligers en programma-deelnemers dat vereist, ook als dit een sporadisch afwijken van je kernuren vereist.
Je gelooft dat in de huidige samenleving en wereld ‘ globalisering’ en ‘superdiversiteit’ zowel een uitdaging als een opportuniteit en meerwaarde zijn en wilt je bijdrage leveren om iedereen de kans te geven een actieve wereldburger te worden.
Aanbod
- Een 60% job in een dynamische regionale en internationale werkomgeving.
- Een gevarieerde job met veel kans tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
- De kans om in een internationale context zowel dichtbij (Benelux) als veraf (het hele internationale AFS netwerk) mee te werken aan een relevante missie.
- Een rechtvaardige regeling inzake vakantie en overuren.
- Een eerlijke verloning met volledige terugbetaling woonwerk-verkeer. Een contract van onbepaalde duur volgens barema A2 (PC 329.1), maaltijdcheques ter waarde van € 7/dag, maximaal eco-, cultuur en sportcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering.