Organisatie
Over meemoo
Samen met organisaties in cultuur, media en overheid zet meemoo zijn schouders onder de zorg voor en het gebruik van hun (digitaal) archief. Concreet digitaliseren en archiveren we Vlaams archiefmateriaal voor 180 organisaties en ontsluiten we het voor verschillende doelgroepen. Daarnaast ondersteunen we organisaties en kunstenaars met raad en daad, via kennisplatformen, samenwerking in projecten en het beantwoorden van praktijkvragen. Meemoo bestaat op dit moment uit ruim 65 medewerkers en is gevestigd in Gent.
Functieomschrijving
Van 16 tot en met 20 september 2024 komt iPRES, de belangrijkste internationale conferentie over digitale preservering, naar Vlaanderen. Samen met Het Facilitair Bedrijf (Digitaal Archief Vlaanderen), Universiteit Gent en VRT vormt meemoo het kernteam dat de schouders zet onder de organisatie van dit hybride congres. De uitvalsbasis wordt Gent, maar ook op andere locaties in Vlaanderen én online zal er heel wat te doen zijn. We mikken daarbij op een 500-tal deelnemers uit binnen- en buitenland.
Aan ideeën voor deze vijfdaagse conferentie geen gebrek, maar voor de praktische organisatie kunnen we nog ondersteuning gebruiken. Daarom zijn we op zoek naar een hands-on organisatietalent dat ons van idee naar realisatie helpt. En dat halftijds van januari tot en met oktober 2024, freelance of in loondienst. Zin om van iPRES 2024 mee een succes te maken?
Eventcoördinator Internationale Conferentie iPRES
(halftijdse & tijdelijke opdracht)
geboren organisator
proactief en oplossingsgericht
bruggenbouwer met helikopterblik
Jouw takenpakket
IPRES 2024 wordt georganiseerd vanuit het kernteam en meer dan 20 (inter)nationale organisaties die hun steentje bijdragen. De ideeën voor de invulling van het congres zullen vanuit deze hoek komen. Voor de praktische uitvoering doen we een beroep op een professional conference organiser (PCO). Als eventcoördinator bouw jij de brug tussen het kernteam en de professional conference organiser. Je overziet de zaken die in het kernteam besproken worden, en vertaalt deze door naar de PCO die er vervolgens praktisch mee aan de slag gaat. Omgekeerd zet jij logistieke kwesties op de radar bij het kernteam. Zo zorg je ervoor dat iedereen steeds op dezelfde golflengte zit.
Je bent het centrale aanspreekpunt op het vlak van logistiek, locaties en registratie en staat in voor de sponsorshipdeals. Je werkt daarbij nauw samen met de PCO, het kernteam en de communicatieverantwoordelijke. Wanneer nodig, sta je zelf in voor de uitvoering en realisatie van deeltaken.
Profiel
Jouw profiel
Jij bent de geknipte kandidaat als je:
- 2 jaar ervaring hebt met de organisatie van evenementen voor meer dan 500 deelnemers. Heb je al meerdaagse, internationale en/of hybride conferenties op poten gezet, dan is dat een plus.
- bij voorkeur al corporate of B2B-conferenties hebt georganiseerd.
- een talent hebt om the bigger picture te zien, maar ook niet bang bent om zelf de handen uit de mouwen te steken.
- praktisch ingesteld bent, en voor elk probleem een oplossing ziet. In stressvolle situaties weet je het hoofd koel te houden.
- fan bent van heldere communicatie. Dat doe je vooral in het Nederlands, maar je trekt je ook goed uit de slag in het Engels.
- in de periode van januari tot en met oktober 2024 gemiddeld 2 dagen per week beschikbaar bent, en vaker tijdens de conferentieperiode (september).
- in het bezit bent van een rijbewijs B.
Aanbod
Ons aanbod
Als eventcoördinator kom je terecht in meemoo’s enthousiaste marketing en communicatieteam, waar je vooral in tandem werkt met Liselot, aanspreekpunt voor de communicatie van iPRES 2024. In deze rol krijg je de kans om de Vlaamse editie van het prestigieuze iPRES-congres tot een goed einde te brengen en daarmee internationaal succes te oogsten. Je wordt daarbij geruggensteund door het ruimere meemoo-team en het kernteam van de conferentie.
Bovendien:
- draai je mee in een organisatie die staat voor innovatie in het Vlaamse media- en cultuurlandschap.
- kom je terecht in een team waarin we snel schakelen, maar ook graag met een stevige kop koffie of thee over onze weekendplannen praten.
- is ons kantoor in Gent je uitvalsbasis, maar kan je ook geregeld van thuis uit werken.
- mag je rekenen op een marktconform salaris in lijn met je ervaring.
Voor deze functie kan je bij ons aan de slag in loondienst (halftijds) of als freelancer (gemiddeld 2 dagen per week), met een piek tijdens de conferentieperiode. Het gaat om een tijdelijke functie van 1 januari t.e.m. 31 oktober.
Extra informatie voor freelancers:
Stel je je graag kandidaat voor deze functie? Volgende gunningscriteria zijn van toepassing:
- Prijs, uitgedrukt in dagprijs excl. BTW (50%)
- Match met gezocht profiel, ervaring en beschikbaarheid (50%)