Organisatie
Belgian Beer World Experience, gelegen in het hart van Brussel, viert de rijkdom, diversiteit en vakmanschap van Belgisch bier via een meeslepende en interactieve ervaring. Als echte etalage van het Belgische biererfgoed nodigt het bezoekers uit om de geschiedenis van bier, zijn tradities en zijn plaats in de Belgische cultuur te ontdekken.
Om onze evenementenactiviteiten verder te ontwikkelen en memorabele ervaringen aan onze klanten te bieden, zijn we op zoek naar een enthousiaste, georganiseerde en klantgerichte Events Coördinator, die evenementen van A tot Z kan coördineren en actief kan bijdragen aan de verdere ontwikkeling van ons aanbod.
Functieomschrijving
Als Events Coördinator bent u verantwoordelijk voor het coördineren van evenementen die plaatsvinden in de Belgian Beer World Experience en de Beurs van Brussel, vanaf het eerste contact met de klant tot de opvolging na het evenement.
U zorgt voor het contact tussen de klanten, interne teams, leveranciers en externe partners om een vlotte, professionele organisatie te garanderen die aan de verwachtingen voldoet.
U draagt ook bij aan de commerciële ontwikkeling van de evenementactiviteit door nieuwe kansen te identificeren, beschikbare ruimtes te promoten en oplossingen aan te bieden die passen bij de behoeften van de klanten.
Daarnaast neemt u deel aan de planning, het ontwerp en de coördinatie van het culturele programma, door bij te dragen aan activiteiten en bijeenkomsten die het Belgische brouwerij-erfgoed en de culturele rijkdom van onze locatie in de kijker zetten.
Jouw verantwoordelijkheden
1. Beheer van aanvragen en klantrelaties
• Antwoord geven op informatieaanvragen en verzoeken met betrekking tot de organisatie van evenementen.
• De behoeften van klanten begrijpen en de meest geschikte oplossingen identificeren die passen bij hun doelstellingen, budget en aantal deelnemers.
• De ruimtes, indelingsmogelijkheden en verschillende evenementformules presenteren.
• Het organiseren en begeleiden van locatiebezoeken met potentiële klanten.
• Opstellen van gepersonaliseerde commerciële voorstellen en offertes voorbereiden.
•Het opvolgen van aanbiedingen, commerciële opvolgingen en reserveringsbevestigingen.
• Zorg dragen voor een duidelijke en professionele communicatie tijdens het hele klanttraject.
• Een vertrouwensrelatie met klanten opbouwen en bijdragen aan hun loyaliteit.
2. Organisatie en coördinatie van evenementen
• Plannen en coördineren van evenementen van de voorbereidingsfase tot de uitvoering.
• Opstellen van retroplanningen, roadmaps en benodigde operationele documenten.
• Coördineren van de verschillende fasen van de organisatie: reserveren van ruimtes, opstelling, ontvangst, verloop en afbouw.
• De technische, logistieke en materiële behoeften opvolgen.
• Coördineren van leveranciers, zoals cateraars, meubelverhuur, technici, audiovisuele teams en andere partners.
• Zorgen dat de planning, het budget, contractuele verplichtingen en de eisen van de klant worden nageleefd.
• Vooruitdenken over behoeften en mogelijke operationele risico’s identificeren om snel oplossingen voor te stellen.
• Indien nodig aanwezig zijn op locatie tijdens evenementen om een soepel verloop te verzekeren.
3. Interne coördinatie en operationeel beheer
• Nauw samenwerken met operationele, commerciële, marketing- en onthaalteams.
• Essentiële informatie aan alle betrokkenen doorgeven voor elk evenement.
• Controleren of de ruimtes beschikbaar en goed voorbereid zijn.
• Coördineren van opstellingsplannen, installaties en specifieke behoeften voor elk evenement.
• Zorgen dat de veiligheidsinstructies, interne procedures en de geldende regels voor de ruimtes worden nageleefd.
• Garanderen van een ervaring die in lijn is met het imago en de kwaliteitsnormen van beide locaties.
• Opvolgen van eventuele incidenten en bijdragen aan de continue verbetering van de procedures.
4. Commerciële ontwikkeling van de evenementenactiviteit
• Bijdragen aan de uitbreiding van het klantenportfolio en het verhogen van het aantal georganiseerde evenementen.
• Nieuwe kansen identificeren bij bedrijven, evenementenbureaus, verenigingen, instellingen, congresorganisatoren en toeristische partners.
• De ruimtes en evenementformules promoten bij gerichte potentiële klanten.
• Deelnemen aan commerciële prospectie en opvolging van binnenkomende contacten.
• Aangepaste voorstellen ontwikkelen en formules combineren, indien relevant, met rondleidingen, brouwerijervaring, recepties en verhuur van ruimtes.
• Duurzame relaties onderhouden met bestaande klanten en partners.
• Deelnemen aan het nadenken over nieuwe aanbiedingen die de aantrekkingskracht van Belgian Beer World en de Beurs van Brussel op het gebied van evenementen versterken.
5. Administratief beheer en budgetbewaking
•Voorbereiden van offertes, commerciële voorstellen, bevestigingen en opvolgingsdocumenten.
• Zorgen voor de administratieve opvolging van klantendossiers en reserveringen.
• Coördineren van bestellingen bij leveranciers en controleren van afgesproken diensten.
• Volgen van de raming van budgetten en uitgaven in verband met evenementen.
• Bijdragen aan facturatie en opvolging van betalingen in samenwerking met de betreffende afdelingen.
• Centraliseren van informatie en zorgen voor de update van opvolgingstools en evenementenkalenders.
• Voorbereiden van operationele en commerciële verslagen na de evenementen.
6. Klantbeleving en continue verbetering
• Zorgen voor een kwaliteitsvolle ontvangst en een vlekkeloze ervaring voor organisatoren en deelnemers.
• Feedback van klanten verzamelen en verbeterpunten identificeren.
• Opvolgen na elk evenement om de tevredenheid te meten en aanbevelingen te bevorderen.
• Nieuwe ideeën voorstellen om het evenementaanbod te verrijken en de locaties van elkaar te onderscheiden.
• Het volgen van trends in de evenementenbranche, de nieuwe verwachtingen van bedrijven en innovatieve concepten.
• Meewerken aan het creëren van originele ervaringen die erfgoed, Belgische cultuur, gastvrijheid en gezelligheid combineren.
Profiel
Je bent een dynamisch, gestructureerd en proactief persoon, met een uitstekend gevoel voor service en een echte passie voor het organiseren van evenementen.
Je houdt van omgevingen waar meerdere projecten tegelijk lopen en weet het overzicht te behouden terwijl je toch aandacht besteedt aan de details.
Idealiter beschik je over de volgende kwaliteiten:
• Een opleiding in evenementenorganisatie, toerisme, hospitality management, management, communicatie of een vergelijkbaar vakgebied.
• Een eerste relevante ervaring in het organiseren van evenementen, operationele coördinatie, horeca of projectbeheer is een groot voordeel.
• Een uitstekend organisatievermogen en het vermogen om meerdere dossiers tegelijk te beheren.
• Sterke sociale vaardigheden en gemak in omgang met klanten en leveranciers.
• Een commerciële aanpak en het vermogen om de behoeften van klanten te identificeren en hun verzoeken om te zetten in kansen.
• Goed stressbeheer en het vermogen om snel beslissingen te nemen bij onverwachte situaties.
• Grote aandacht voor detail en een constante focus op kwaliteit.
• Autonomie, flexibiliteit, nauwkeurigheid en een teamgeest.
• Een positieve houding, oplossingsgericht en gericht op klanttevredenheid.
Technische vaardigheden
Beheersing of kennis van de volgende tools is een voordeel:
• Kantoorsoftware: Microsoft Office, met name Excel, Word en Outlook, of Google Workforce
• Kantoorwerk: Microsoft Office, vooral Excel, Word en Outlook, of Google Workspace.
• Projectbeheer: plannings- en taakopvolgtools en deadlines beheren.
• Commercieel beheer: CRM, tools voor het beheren van klantaanvragen en het volgen van kansen.
• Eventmanagement: boekingssoftware, ruimtebeheer of evenementplanning.
• Begrotingsbeheer: offertes opstellen, kosten bijhouden en winstgevendheid analyseren.
• Communicatie: commerciële presentaties maken en documenten voor klanten voorbereiden.
Het vermogen om werkprocessen te structureren en digitale tools effectief te gebruiken, wordt bijzonder gewaardeerd.
Talen
Vanwege de locatie van de vestigingen en de diversiteit van de klanten, zijn taalvaardigheden belangrijk.
• Frans: uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis.
• Engels: goede professionele kennis, essentieel om met internationale klanten te communiceren.
• Nederlands: goede kennis vormt een belangrijk voordeel.
• Elke andere taal is een pluspunt.
Aanbod
Arbeidsvoorwaarden
De functie vereist aanwezigheid op locatie en nauwe samenwerking met de operationele teams.
Een zekere flexibiliteit in werktijden is nodig om evenementen te dekken, die soms 's avonds of in het weekend plaatsvinden.
De functie vraagt ook het vermogen om meerdere projecten tegelijk te beheren en je aan te passen aan een veranderende evenementenomgeving.
Wat wij u bieden
• De kans om te werken op een iconische locatie van het Brusselse erfgoed.
• Een gevarieerde functie die organisatie, klantrelaties, operationele coördinatie en commerciële ontwikkeling combineert.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan diverse evenementen, van zakelijke bijeenkomsten tot recepties en originele ervaringen.
• Een dynamische werkomgeving, in contact met bedrijven, instellingen, partners en internationaal publiek.
• Autonomie in het beheren van dossiers en de mogelijkheid om nieuwe ideeën voor te stellen.
• Een samenwerking met betrokken teams en gespecialiseerde dienstverleners.
• Kansen om je vaardigheden te ontwikkelen in de evenementen- en toerismesector.
• Een salarispakket en voordelen in overeenstemming met je ervaring en de afgesproken voorwaarden.
De precieze contractvoorwaarden, het werkregime, de vergoeding en eventuele voordelen zullen tijdens het wervingsproces worden meegedeeld.
Solliciteren
Stuur je CV en motivatiebrief naar: recruitment@boursebeurs.be
Onderwerp: Sollicitatie – Events Coördinator – Belgian Beer World & BourseBeurs
We kijken met interesse uit naar je sollicitatie
Solliciteren
Stuur je CV en motivatiebrief naar: recruitment@boursebeurs.be
Onderwerp: Sollicitatie – Events Coördinator – Belgian Beer World & BourseBeurs
We kijken met interesse uit naar je sollicitatie