Een workshop of procesbegeleiding met z’n allen op kantoor zit er voorlopig niet in, daarom gingen we online. Een virtuele hackathon, zo doopten we deze dag. En het werkte wonderwel! We delen graag onze aanpak, enkele tips en voorwaarden om er een geslaagde dag van te maken.

Wat is een hackathon?

Bij een hackathon werken teams van deelnemers op een korte tijd non-stop aan een bepaalde case of vraagstuk. Door intensief en met verschillende profielen aan een probleem te werken, krijg je nieuwe inzichten en creatieve oplossingen. Traditioneel komt het format uit de technische en it-wereld, maar het is ook uitstekend geschikt om andere business cases aan te pakken.

Wanneer?

Timing is key. Aanvankelijk was het plan om de hackathon te organiseren rond eind november. Dit moment ging voor veel collega's echter gepaard met volle agenda’s. Bovendien vereist een goede hackathon wel wat voorbereiding. Daarom besloten we de dag uit te stellen naar het begin van het nieuwe jaar: een beter moment om energiek en met genoeg breinruimte aan het nieuwe jaar te beginnen, en de verbinding tussen collega's vanaf de eerste week terug te stimuleren.

Waarom?

Met het oog op een nieuw beleidsplan voor de volgende 5 jaar, gedragen door het hele team, besloten we de hackathon op te zetten rond de toekomstplannen voor publiq. Ook om meer in te zetten op innovatie en nieuwe ideeën, en deelnemers te laten nadenken buiten hun dagelijkse werk. Ook corona deed ons des te meer beseffen dat we niet kunnen vasthouden aan wat we kennen en nieuwe pistes zich aandienen.

Wat?

Met deze hackathon wilden we ideeën verzamelen en collega’s over de bestaande teams heen verbinden. Hierdoor kunnen we relevant blijven, zowel wat betreft uitdagingen met betrekking tot de inhoudelijke werking als samenwerking. En dit voor collega’s, eindgebruikers, partners en subsidiënten.

Wie?

De baseline van publiq is niet voor niets “Maak het mee”. Dit geldt niet alleen voor onze partners, maar ook voor onze collega’s. Omdat we verbinding met elkaar en onze diensten belangrijk vinden, werd iedereen betrokken en uitgenodigd voor de dag, zonder verplichting. Van developers tot redacteurs, helpdesk- en boekhoudmedewerkers, iedereen mocht meedoen. Collega’s-projectmanagers Karen, Fien en Eva zorgden voor de voorbereiding, de uitwerking en de begeleiding tijdens de dag.

We kozen ervoor geen externe begeleiding te voorzien, om het teambuildend aspect te bewaren en omdat we ervan overtuigd zijn dat wij de sterktes van onze collega’s het beste kennen. Bovendien hadden zowel Karen, Fien als Eva elk al ervaring met hackathons. Ook qua interne kennisopbouw kan deze ervaring tellen.

Het enthousiasme was groot: bijna 90% van alle collega’s maakten hun agenda vrij voor de hackathon. De deelnemers werden verdeeld in groepjes, op basis van de thema’s van hun keuze. Cross-functionele teams werken zo samen aan een voorheen gedefinieerde design challenge.

Projectmanager Eva zorgde ook voor beweging tijdens de pauzes
Projectmanager Eva zorgde ook voor beweging tijdens de pauzes
"Het is heel fijn om met andere collega's dan je team eens samen te werken en over onderwerpen na te denken waar je niet dagdagelijks mee bezig bent. Dit geeft energie en zin."
Deelnemer in de bevraging achteraf

Hoe?

De dag verliep simultaan op twee platformen: Zoom en Miro.

In Zoom kwamen alle deelnemers samen aan het begin van de dag, tijdens de pauzes en op het einde. Het groepswerk verliep via de break-out functie. Over de werking en mogelijkheden van Zoom hadden we al voldoende expertise in huis dankzij de webinars en rondetafelgesprekken die we de afgelopen maanden organiseerden.

Het dagverloop en denkwerk visualiseerden we via Miro. Elk team kreeg een vooraf klaargezet bord te zien. Op het bord vonden de deelnemers (achtergrond)informatie over hun challenge, duiding bij de verschillende opdrachten, en informatie over de timing/uitwerking.

Naarmate de tijd vorderde, schoven de groepjes horizontaal verder in het Miro-bord waar ze nieuwe opdrachten te zien krijgen die op mekaar voortbouwden. We plaatsen uitleg en timings bij elke stap, waardoor het makkelijk was voor de deelnemers om zich op het platform te bewegen, zonder voorkennis van de tool.

Karen: Omdat het voor ons heel belangrijk is om niet enkel de resultaten van de dag te zien, maar ook het denkproces van de groepjes, kozen we voor een lineaire structuur in de borden waarbij steeds verder werd gewerkt op de vorige opdracht. Geen enkele stap gaat verloren”

Verloop van de hackathon, in het kort

Dit bekwamen we door o.a. deze oefeningen doorheen de hele dag

  • Voorbereiding & inlezen in de challenge (liefst 1 à 2 dagen vooraf)
  • SWOT analyse
  • Empathy map van het individuele perspectief en problemen van de stakeholder en daarop noden en inzichten formuleren
  • Stemrondes: genereer eerst zoveel mogelijk ideeën, laat de groepsleden deze clusteren en verrijken, dan volgt een democratische stemming.
  • Hoe kunnen we…?” Veel hangt af van hoe je een probleem formuleert. Dankzij deze formulering werkt het brein meer oplossingsgericht.
  • De impact / effort matrix: laat deelnemers oplossingen prioriteren op basis van moeite en impact.
  • Pitch / prototype-ronde: alle groepjes komen samen en stellen een pitch of prototype voor van 1 idee, met vragenronde van de andere deelnemers.
  • ‘Award’-ronde als afsluiter: deelnemers konden stemmen op hun favoriete idee, leukste opdracht,...
  • Bevraging: achteraf konden alle deelnemers hun feedback meegeven in een formulier.
Creatieve pitch van 'Team Sport'
Creatieve pitch van 'Team Sport'

Oplossingsgericht denkproces vanuit de stakeholder

Eva: “Het geheel hebben we heel oplossingsgericht opgezet, met telkens een idee tegenover een uitdaging. We hebben het proces en de opdrachten ook zo opgesteld dat telkens wanneer deelnemers diep op een idee ingingen, ze ook weer terug moesten komen naar het groter geheel. Zo vermeden we dat ze te diep op een zijspoor ingingen en het grotere plaatje uit het oog zouden verliezen. Divergeren om dan te convergeren noemen we dat."

Er bestaan genoeg concepten en oefeningen om een dag als deze vorm te geven, deze hoefden we niet zelf te bedenken. Het is enkel een kwestie van deze goed op je context afstemmen.

Fien: “Voor ons was het vooral belangrijk dat de deelnemers zich konden verplaatsen in het perspectief van de stakeholders en in de toekomst. Een valkuil bij zulke oefeningen is immers dat deelnemers te veel denken vanuit de eigen positie of organisatie.”

En daarna?

Het is duidelijk dat de deelnemers een vervolg verwachten en resultaat willen zien. Er is immers veel energie geleverd door veel verschillende mensen.

Karen: “We houden de collega’s dan ook goed op de hoogte over de volgende stappen. Het is héél belangrijk dat dit geen vrijblijvende brainstorm blijft. In een latere fase kunnen we ook de stakeholders zelf betrekken.”

Fien: “We willen ook bekijken hoe we dit format kunnen doen evolueren en dit grote proces op kleinere en frequentere schaal kunnen herhalen. Mensen met verschillende skills en andere blik samen rond de tafel brengen is van onschatbare waarde.”

5 voorwaarden voor een geslaagde hackaton dag

  • Laat de deelnemers vooraf even kennismaken met de tool. Kader dit met kleine opdracht en laat hen handelingen doen die gaan terugkomen tijdens de hackathon (bv. digitale post-its plakken, tekstkaders maken,...). Wij lieten de deelnemers zichzelf voorstellen in hun Miro-groepsbord.
  • Voorzie vooraf een uitgeschreven kader van elke groepschallenge, schets de context, en verwoord de uitdagingen uitgebreid. Maak de case helder, maar specificeer niet te veel om de deelnemers niet te beperken.
  • Hou de snelheid erin: wij lasten om de 45 minuten een pauze in, daarna moest een opdracht afgerond zijn. Hou de timing strak in de gaten!
  • Stel diverse teams samen. Laat projectmanagers niet perse op hun eigen project werken: haal mensen weg van hun eigen expertise.
  • Hou er rekening mee dat de voorbereiding tijd kost en dat wanneer (bijna) iedereen een dag reserveert, dit een impact op de werking kan hebben.

Tips van projectmanager Eva

  • Stel actionable challenges op, denk niet te high level en biedt perspectief.
  • Vertrek steeds vanuit de actuele context.
  • Duid geen groepsleider aan, iedereen heeft verborgen skills. Teamleads zijn dus zeker niet leider van groepje, benoem dit ook expliciet. De groepjes een timekeeper laten aanduiden is daarentegen wel belangrijk.

Je bent nog niet klaar

Meer lezen over coronaproof aanbod?