Een warm onthaal op maat van elke bezoeker is cruciaal. Een onderdeel in je communicatiematrix om niet te vergeten!

Voor Erfgoeddag 2020 schreef Prospekta, centrum voor kunstcommunicatie, 10 tips voor een warm onthaal. Deze zijn uiteraard ook eenvoudig toe te passen op gelijk welke (bovenlokale) activiteit. Ga met je onthaal- en communicatiecollega's aan de slag met deze 10 tips: 

  1. Lees vooraf de regionale programmabrochure door
    Waarover gaat deze editie van Erfgoeddag? Welke boodschap draagt jouw organisatie precies uit? Welke activiteiten vinden plaats in jouw buurt? Met deze informatie kan je je bezoekers beter te woord staan en zet je hen makkelijker op pad. Het kan hen bovendien helpen om ook de activiteiten in de buurt te vinden.

  2. Zet je eigen organisatie in de kijker tijdens Erfgoeddag
    Zorg ervoor dat er voldoende brochures, flyers en doorverwijzend materiaal voorhanden zijn. Zo vergroot je immers de kans dat mensen je ook na Erfgoeddag opnieuw opzoeken en het verhaal van je organisatie delen. Erfgoeddagbezoekers kunnen perfecte ambassadeurs worden voor jouw organisatie. 

  3. Zorg voor gepaste signalisatie die naar jouw activiteit leidt
    De route naar jouw activiteit maakt grotendeels al deel uit van een mooie Erfgoeddagervaring. Werk drempels weg die maken dat bezoekers de weg minder vlot vinden. Heeft jouw erfgoedorganisatie geen huisnummer of vindt de activiteit plaats in een gebouw dat je deelt met andere organisaties? Zorg voor een duidelijke bewegwijzering. Duurzame hulpmiddelen zoals wegwijzers en vlaggen in de huisstijl van Erfgoeddag kan je bestellen via www.erfgoeddag.be/promotie. 

  4. Ga nooit uit van voorkennis
    Je werkt hard aan je activiteit voor Erfgoeddag en legt een hele weg af. Maar misschien heeft jouw bezoeker geen enkele voorkennis over de inhoud. Niemand zal het erg vinden dat je iets grondig of nog eens opnieuw uitlegt. En wie toch over voorkennis beschikt, is misschien wel trots dat hij of zij de informatie begrijpt zonder de nodige uitleg.

  5. Maak van jouw huis een thuis voor je bezoeker
    Erfgoeddag is een evenement dat nieuwe bezoekers aantrekt. Daarom is het belangrijk om even stil te staan bij de noden van je publiek. 61 > Waar start de tentoonstelling of de rondleiding? > Kan je overal door met een buggy of rolstoel? Waar kan je iets drinken? Waar is het toilet? Waar kan je je baby verschonen?

  6. Zorg voor een medewerker aan het onthaal
    Als er een balie is in je gebouw spreekt het voor zich dat die ook bemand is. De onthaalmedewerker is het eerste aanspreekpunt in je organisatie. Zijn of haar rol valt dan ook niet te onderschatten.

    Maar wat als er geen typische balie is? Wees dan creatief. Gebruik de Erfgoeddagbuttons of maak de medewerkers op een andere manier kenbaar. Deze editie staat in het teken van ‘De Nacht’. Ga in de kringwinkel of op rommelmarkten op zoek naar gepaste kledij of attributen die bij het thema passen en maak je medewerkers zo extra herkenbaar. 

  7. Begroet je bezoeker
    Het lijkt een banale en overbodige tip, maar dat is het zeker niet. Een vriendelijke begroeting draagt bij tot een charmante verwelkoming van jouw publiek. Probeer dit zo open, duidelijk en vriendelijk mogelijk te doen.

  8. Stel open vragen aan je publiek
    “Naar welke activiteit bent u op zoek?” Misschien weten je bezoekers bij het binnenkomen niet precies welke activiteit ze zoeken. Door open vragen te stellen, durven de meeste mensen wijzen op wat ze precies zoeken.

  9. Vol is niet per sé vol
    Soms is een demonstratie of workshop onverwacht volzet. Daar staat je bezoeker dan. Het is belangrijk om hem of haar dan te kunnen doorverwijzen naar een andere activiteit bij jouw organisatie of een activiteit in de buurt. Zorg ervoor dat je als doorverwijzer goed op de hoogte bent. Enkele redenen waarom een kleine groep zinvol kan zijn: Je locatie leent zich niet voor de ontvangst van grote groepen. - Een kleine groep is zinvoller wanneer je met een gids werkt. - Een kleinere groep staat soms voor meer kwaliteit en begeleiding.

  10. Erfgoeddag is een feest
    Probeer dit uit te stralen. Wanneer jij lacht en geniet, straal je dit ook uit naar je bezoekers. Maak er een positieve, warme ontmoeting van. Een glimlach kan wonderen doen!

 

Deze tekst werd gebaseerd op het publieksonthaal van Prospekta, centrum voor kunstcommunicatie.

Bekijk de volledige inspiratiebrochure en ontdek de inspiratiesessies in het kader van Erfgoeddag 2020