Organisatie
We organiseren Gent Jazz en Jazz Middelheim omdat we houden van jazz, maar niet van vakjes. Omdat we ons opladen met de energie van livemuziek en omdat we gelukkig worden als we mensen samen zien genieten… We missen echter een cruciale speler: een ervaren officemanager die de praktische zaken vlekkeloos opvolgt.
Blijf jij cool als Miles Davis wanneer je mailbox volloopt? Ben jij de administratieve duizendpoot die rustig het overzicht behoudt in drukke periodes? Houd jij van een gevarieerde job en kan je het tempo rustig opdrijven wanneer nodig?
Jazz en Muziek vzw, de organisatie achter Gent Jazz en Jazz Middelheim zoekt een ervaren Ticketing & Officemanager die even nauwkeurig is als betrouwbaar. Iemand die graag in een klein team werkt voor straffe festivals met internationale uitstraling.
Functieomschrijving
Algemeen officemanagement
- Je zorgt voor de voorbereiding van de loonafsluiting en bent de contactpersoon voor het sociaal secretariaat.
- Je bent de contactpersoon voor de verzekeringen en banken.
- Je doet de financiële opvolging en rapportering: uitvoeren van betalingen, controle van interne kostennota’s en uitgaven.
- Je controleert contracten en documenten.
- Je beheert de voertuigen en tankkaarten, telefoonabonnementen en simkaarten.
- Je zorgt voor de bestellingen van kantoorbenodigdheden en beheert de inventaris.
- Je volgt de post op.
- Je bent de contactpersoon voor het beheer van de kantoren (onderhoud, herstellingen, contact met de verhuurder, schoonmaakdienst).
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor algemene vragen en beantwoordt die zowel telefonisch als per mail met de glimlach.
Ticketing management (Opvolging van ticketverkoop en -verdeling)
- Je bent verantwoordelijk voor de vlekkeloze opvolging van de particuliere ticketverkoop (B2C) en de ticketverdeling naar partners (B2B)
- Jouw dagelijkse rapportage geeft een helder en actueel overzicht van de stand van zaken. Je meldt trends en problemen proactief aan het team
- Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de online ticketverkoop en kassa’s op de festivals.
- Als centraal aanspreekpunt kunnen klanten en partners bij jou terecht met vragen of opmerkingen over hun tickets, tarieven, toegankelijkheid van de evenementen
- Je volgt klachten op met de glimlach. Je communiceert diplomatisch en positief, zowel telefonisch als per mail. Met je kleine teen voel je wrevel én opportuniteiten aan, nog voor het uitgesproken wordt.
Profiel
- Jouw nauwkeurige planning, proactieve houding en ordelijke werkwijze voorkomen onverwachte problemen.
- Je bent eerlijk, betrouwbaar en open naar je collega’s.
- Je helpt anderen graag uit de nood maar kan ook op je strepen staan.
- Je neemt je verantwoordelijkheid op, meldt problemen meteen en zoekt oplossingen.
- Je hebt geen probleem met lange festivaldagen en een drukke festivalzomer.
- Je beschikt over de juiste attitude en het leervermogen om te groeien in de job.
Aanbod
- We bieden jou een fulltime tewerkstelling voor onbepaalde duur.
- Je krijgt een boeiende en gevarieerde rol in een kleine organisatie die sterke festivals met internationale uitstraling organiseert voor een groot publiek.
- Jouw job is in het voorjaar en in de zomermaanden heel intens maar daarbuiten kan je genieten van veel flexibiliteit op vlak van werkuren en vakantie.
- We bieden je een mooi salarispakket en aanvullende voorwaarden.
- Je krijgt de mogelijkheid tot het volgen van de juiste opleidingen en trainingen.
- Je werkt in een aangenaam kantoor in het centrum van Gent.