PERFECT TWEETALIGE (NL-FR) DIRECTIEASSISTENT.E (V/M/X)

Profiel: Perfect tweetalige (NL-FR) directieassistent.e (V/M/X)

Brussel-Musea-Tentoonstellingen vzw in 1000 Brussel beheert de musea van de Stad Brussel en de CENTRALE for contemporary art, haar hedendaagse kunstencentrum.

De CENTRALE geeft blijk van een geëngageerde en open visie op kunst, afgestemd op de stad en de maatschappij. Elk jaar organiseert ze multidisciplinaire tentoonstellingen en projecten met bekende en opkomende kunstenaars, al dan niet afkomstig uit Brussel en België. Bij de CENTRALE staan de kunstenaars en het publiek centraal.

Meer info op centrale.brussels

De vzw is op zoek naar een perfect tweetalige (NL-FR) directieassistent.e

Functieomschrijving

Als directieassistent.e biedt u de directie van de CENTRALE permanente ondersteuning op het vlak van timemanagement (agenda, planning, …), het beheer van externe relaties (met artiesten, dienstverleners, …) en de voorbereiding en opvolging van administratieve taken. U bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de administratieve en financiële aspecten van de projecten van de CENTRALE, werkt samen met alle diensten en leeft de procedures en voorschriften na. U zorgt mee voor de optimale werking van de organisatie.

Taken

• In het kader van de projecten van de dienst coördineert u de administratieve taken en ziet u toe op de naleving van de administratieve procedures en de procedures van de overheidsopdrachten.
• U organiseert de agenda van de directie (vergaderingen, activiteiten, …), stelt retroplanningen op en houdt deze actueel. U ziet erop toe dat deze worden uitgevoerd binnen het vastgelegde budgettaire, juridische en administratieve kader.
• U beheert overeenkomsten (opstellen, opvolgen, samenwerken met kunstenaars, curatoren, partners …)
• U herziet periodiek de interne procedures van de dienst om ze aan te passen aan de regelgeving of veranderingen in de activiteiten, in overleg met uw collega’s en de directie.
• U stelt begrotingen op en volgt deze op in overleg met de directie, met het oog op goed bestuur.
• U controleert de boekhouding (controle van de codering en betalingen volgens de geldende procedures, follow-up van de budgetten per project).
• U werkt samen met de directie aan de voorbereiding van de bureaus, raden van bestuur en algemene vergaderingen van de vzw voor de CENTRALE (voorbereiden van nota’s, opvolgen van agenda’s, presentatiemateriaal, agenda’s/notulen …)
• U ziet toe op de organisatie en classificering van de dossiers op het gedeelde interne netwerk (bestelbonnen, overheidsopdrachten, officiële documenten van de vzw …)
• U coördineert de jaarrekeningen en andere activiteitenverslagen (aanwezigheidsstatistieken, …)
• U beheert subsidiedossiers (planning, indiening en follow-up van de prospectie volgens de projecten)
• U gaat op zoek naar privéfinanciering
• U behandelt inkomende en uitgaande post en stelt schriftelijke communicatie op: brieven, nota’s, verslagen aan het schepencollege, notulen van vergaderingen, antwoorden op diverse interne en externe aanvragen …
• U brengt op eigen initiatief verslag uit aan de directie over de voortgang van projecten, de voltooiing van taken en alle andere informatie die van belang kan zijn voor de directie.
• U bent bereid alle andere administratieve taken uit te voeren die nodig zijn voor de goede werking van de organisatie (als dat nodig is het opstellen van bestelbonnen, schuldverklaringen, facturen ter ondersteuning van de administratief medewerker; logistieke ondersteuning)

Uw profiel

• een bachelordiploma hebben (juridische, administratieve, boekhoudkundige … studies)
• ten minste 1 jaar ervaring in een vergelijkbare functie

Technische vaardigheden

• uitstekende beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• kennis van tools voor planning en management
• projectopvolging
• secretariaatsvaardigheden (notuleren, schrijven, klasseren …)
• zich mondeling en schriftelijk kunnen uitdrukken in het NL/FR (Engels is een pluspunt)
• inzicht in de uitdagingen en de werking van een openbare dienst

Wij bieden u:

• Contract van onbepaalde duur – niveau B (bachelordiploma in juridische, administratieve, boekhoudkundige … studies)
• Datum indiensttreding: zo snel mogelijk
• Salaris: Niveau B / maaltijdcheques: 8 EUR nominale waarde / MIVB-abonnement
• Uurrooster: maandag tot vrijdag: 7.30 uur/dag; af en toe ’s avonds en in het weekend
• Werken in een divers team met oog voor duurzaamheid, inclusiviteit en toegankelijkheid
• Telewerken mogelijk na 6 maanden dienst (max. 2 dagen per week)

De CENTRALE wil een zo goed mogelijke afspiegeling zijn van de samenleving. We moedigen iedereen aan om te solliciteren, ongeacht afkomst, huidskleur, leeftijd, gender, handicap, seksuele geaardheid of filosofische of religieuze overtuiging. Heeft u specifieke vragen of behoeften? Neem contact op met Pascale Salesse via het telefoonnummer 02 279 64 31.