Organisatie
BERLIN is een Antwerps gezelschap dat sinds 2003 prikkelend werk maakt op het snijpunt van documentaire en theater. Het toert met zijn producties in binnen- en buitenland. De komende jaren bouwt het gezelschap verder op het huidige elan en schept het ook ruimte voor vernieuwing: naast de projecten van artistiek leider Yves Degryse maken ook twee jonge associate artists onder de vleugels van BERLIN een voorstelling. In 2024 bijt Fien Leysen de spits af met ALABAMA, in 2026 is het de beurt aan Emma Lesuis.
Je komt bij BERLIN terecht in een klein, warm team, binnen een horizontale werkstructuur. We zijn op zoek naar de juiste match en werven aan op basis van kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, gender, afkomst, leeftijd, levensvisie of beperking.
Functieomschrijving
Als officemanager ben je een centraal aanspreekpunt op kantoor in de Boomgaardstraat en sta je in voor een vlotte en efficiënte administratief-organisatorische werking. Je werkt hiervoor nauw samen met de zakelijk leider.
Je zorgt voor een correcte uitvoering van de administratie en je biedt ondersteuning bij boekhoudkundige activiteiten.Op kantoor kunnen collega’s en externen bij jou aankloppen, je ondersteunt het team en zorgt ervoor dat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt.
Concreet bestaat je takenpakket uit 3 delen:
- Permanentie kantoor / Logistieke coördinatie kantoorwerking:
- Centraal aanspreekpunt op kantoor / permanentie
- Organisatie kantoorwerking/kantoorgebouwen: contact poetshulp, kantoormateriaal, gebruik studio, …
- Organisatie lunchmaaltijden vaste ploeg
- Touradministratie/ ondersteuning tourmanagement (ism technisch productieleider):
- Opvolgen stock rekwisieten voor voorstellingen en opvolgen voorstellingsspecifieke tournoden
- Opvolgen administratie mbt werken in het buitenland (A1’s, cerfa/sipsi FR etc)
- Opvolgen catering / per diems tournees
- …
- Administratieve ondersteuning vh zakelijk management (ism zakelijk leider)
- Opmaken en uitsturen speelcontracten
- Opmaken en uitsturen medewerkerscontracten
- Opmaken verkoopfacturen speelplekken
- Publiekscijfers verzamelen
- Opmaken van verslagen en agenda’s wekelijkse teamvergaderingen
- Ondersteuning personeelsadministratie
- Dagelijks boekingsklaar zetten van inkomende facturen
- Ondersteuning administratie taxshelters
- Beheer adresbestand speelplekken
Profiel
- Je hebt een hart voor de podiumkunsten
- Je hebt een open houding, bent enthousiast en communicatief
- Je bent leergierig en nieuwsgierig
- Je hebt organisatorisch talent, overtuigingskracht, kan onderhandelen en werkt graag samen
- Je neemt initiatief, bent zelfredzaam en besluitvaardig
- Je probeert steeds tot een goede oplossing te komen, ook bij problemen en minder evidente vragen
- Je werkt nauwkeurig. Het werk dat je aflevert is betrouwbaar
- Je denkt actief mee na over het optimaliseren van de manier waarop wordt gewerkt (binnen de eigen functie, binnen de organisatie). Je hebt een kritische blik mbt de werking en suggereert verbeteringen waar nodig
- Je hebt een goede kennis van het MS Office softwarepakket
- Je bent flexibel en springt bij waar nodig
- Je kan prioriteiten stellen en op basis daarvan plan je je werk zelfstandig in
- Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels. Actieve kennis van Frans of Duits is een pluspunt
- Ervaring in administratie is een pluspunt
- Je bent bereid tot occasioneel avond- en weekendwerk
- Rijbewijs B is een pluspunt
Aanbod
- Een uitdagende job met veel autonomie binnen een dynamische culturele organisatie
- Een 5/5e of 4/5e contract. Dit is bespreekbaar
- Verloning volgens CAO Podiumkunsten – PC 304, rekening houdend met relevante anciënniteit
- Woon-werkverkeer met openbaar vervoer via 100% derdebetalersregeling of een fietsvergoeding
- Naast de wettelijke vakantiedagen, bijkomende vakantiedagen
- GSM-abonnement