Organisatie
aNNo architecten gelooft in de maatschappelijke en inspirerende kracht van historische monumenten, erfgoed en merkwaardige gebouwen. aNNo is overtuigd dat deze sites bijdragen aan de actueel beoogde maatschappelijke veranderingen en ambieert daarom om deze oude sites met open vizier toekomst gericht te bewaren of inspirerend te herbestemmen. aNNo realiseert deze missie met een team dat handelt vanuit de kernwaarden loyaliteit, stielplezier, kwaliteit, inclusiviteit, respect en betrokkenheid.
Functieomschrijving
Om hun missie verder te realiseren wenst aNNo het bestaande office management team te versterken met een enthousiaste Office Manager (m/v/x)
Uitdaging in de functie
Je krijgt de kans het reilen en zeilen binnen aNNo mee op te volgen en te optimaliseren. Hierbij komen je talenten voor zowel organisatie en administratie alsook je passie voor Social Media en PR volledig tot ontplooiing. Een vooraanstaand architectenbureau op een kwalitatieve en efficiënte manier ondersteunen geeft je de nodige energie en voldoening.
Je rol en verantwoordelijkheden
In nauwe samenwerking met het bestaande Office Management en de algemene leiding van aNNo, ben je verantwoordelijk voor het toezicht van administratieve, sociale en communicatieve aspecten van aNNo:
ADMINISTRATIEVE ASPECTEN – ordelijk en efficiënt verloop van het kantoor:
- Het ondersteunen van deelname aan wedstrijden door administratieve documenten voor te bereiden.
- Het ondersteunen van de boekhouding door betalingen uit te voeren en ondersteuning te bieden bij de voorbereiding van de btw-aangifte
- Het ondersteunen van onze externe IT partner door het inventariseren van de hardware, contacteren bij problemen, aanvragen en opvolgen van offertes, nieuwe laptops aankopen, gebruikersaccount en mailadres laten aanmaken bij opstart nieuwe medewerker
- Bestellen van kantoormaterialen
COMMUNICATIEVE ASPECTEN – sociale media beheren en PR-initiatieven coördineren:
- up-to-date houden van de port folio door bestaande projectfiches bij te werken en fiches voor nieuwe projecten aan te maken.
- Creëren, plannen en publiceren van boeiende en relevante content op verschillende sociale mediaplatforms waaronder Instagram
- Proactief contact opnemen met mediacontacten en journalisten om persberichten en verhalen te verspreiden.
SOCIALE ASPECTEN – plezier en welzijn op het kantoor
- bijstand bij de jaarlijkse evaluaties door het bundelen en opvolgen van de evaluatiefiches
- bijstand bij het publiceren en opvolgen van vacatures en sollicitaties.
Je rapporteert hierbij aan de zaakvoerder-vennoot en/of aan de persoon die de lead heeft van desbetreffende taken.
Profiel
Wat heb je nodig om te slagen?
- Een bachelor diploma in bedrijfskunde, communicatie, of een gelijkaardig gebied.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
- Creatieve denker met een oog voor detail.
- Uitstekende organisatorische en multitaskingvaardigheden.
Aanbod
Wat krijg je ervoor terug?
- Je krijgt een vast contract (4/5 contract) aangeboden bij een bloeiend en maatschappelijk relevant bedrijf.
- Een marktconform salaris en extralegale voordelen met ruime verlofregeling.
- Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerk.
- Een fantastische werkplek in de co-workingspace ontwerppoel Gent.