Office Coordinator

Phillips is een internationaal veilinghuis met verkoop van 20e-eeuwse en hedendaagse kunst, design, foto's, moderne en hedendaagse edities, juwelen en horloges. Phillips is momenteel op zoek naar een proactieve, gemotiveerde en goed georganiseerde persoon die een voltijdse, permanente functie van Office Coordinator kan vervullen binnen ons kantoor in België. De functie is gevestigd in Antwerpen en dient als administratieve ondersteuning van de Senior Specialist van 20e eeuw en hedendaagse kunst in Europa en vice-voorzitter van Europa. Alsook dient het als eerste aanspreekpunt voor het kantoor en als organisator van de kantooradministratie. De taken en verantwoordelijkheden voor deze functie omvatten, maar zijn niet beperkt tot: • Handelen als eerste aanspreekpunt voor het kantoor: zorgen dat de telefoonlijnen consistent en professioneel worden beantwoord; algemene klantvragen onderzoeken en opvolgen met de specialisten • Administratieve ondersteuning bieden aan het kantoor in Antwerpen • Uitvoering van persoonlijke assistentie aan en administratie voor de Senior Specialist van 20e eeuwse en hedendaagse kunst en vice-voorzitter van Europa en bezoekende collega's • Het uiterlijk en de presentatie van het kantoor te allen tijde behouden en zorgen voor een soepele werking op een dagelijkse basis • Zorgen voor constante, transparante en gestructureerde communicatie naar alle bedrijfsonderdelen • Beheer van alle catalogusaanvragen en het organiseren van de catalogussessies • Planning van de wekelijkse vergaderingen met betrekking tot alle lopende consignaties en het regelmatig bijwerken van de Belgische Pipeline tijdens deze vergaderingen • Coördinatie van alle informatie voor schriftelijke, telefonische of veilingzaal-biedingen • Het assisteren van de specialisten bij het opvolgen van verzoeken van klanten (kopers of verkopers) • Coördinatie van alle transport tussen de afzenders en de verkoopruimte in kwestie • De Antwerpse kantoorspecialisten en het klantontwikkelteam helpen om proactief de klantlijst te onderhouden • Updaten en onderhouden van computersystemen en databases van Phillips • Volledige coördinatieverantwoordelijkheden met interne belanghebbenden voor reizende tentoonstellingen • Onder leiding van de Senior Specialist van 20e eeuw en hedendaagse kunst en vice-voorzitter van Europa en het hoofd van de pers van Europa, als contactpunt voor journalisten in België fungeren met het potentieel om Engelse persberichten naar het Nederlands te vertalen waar en wanneer nodig • Uitvoering van ad-hoc taken De ideale kandidaat is zeer georganiseerd en kan op een rustige manier multi-tasken; kan effectief prioriteiten stellen en, essentiel van aard, kan die indien nodig ook aanpassen. De kandidaat heeft uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheiden, net evenals een professionele houding om met een grote verscheidenheid aan mensen te communiceren. De kandidaat kan werken op eigen initiatief en als teamspeler die op een positieve en effectieve manier kan samenwerken met alle bedrijfsdomeinen. Daarnaast heeft de kandidaat ook nauwgezette aandacht voor detail en een uitzonderlijke mate van nauwkeurigheid. De kandidaat is computervaardig en bekwaam met de Microsoft Office-software, met de mogelijkheid om de interne processen en systemen van Phillips te leren en met de mogelijkheid om vertrouwelijke informatie op een discrete en verantwoordelijke manier te behandelen. Superieure Nederlandse en Engelse taalvaardigheden zijn essentieel, aanvullende talen zijn wenselijk. Eerdere ervaring met werken in een veilinghuis is wenselijk. Werkuren zijn 40u per week (van 9.00 tot 18.00 uur) met de flexibiliteit om extra uren te maken op avonden en in het weekend, of om potentiel naar onze internationale kantoren te reizen, indien verreist en goedgekeurd.