Organisatie
Het Paleis voor Schone Kunsten (Bozar) groeide de jongste jaren uit tot een toonaangevend cultuurhuis in het hart van Europa. Een multidisciplinair programma van tentoonstellingen, concerten, film, podiumkunsten, literatuur, debatten en architectuur koppelt het culturele erfgoed aan creatie, en wereldculturen aan de artistieke actualiteit in ons land.
In 2023 slaat het Marketing & Communication team van Bozar een nieuwe koers in en focust de volgende jaren op drie strategische doelstellingen: love brand building, customer centricity en futureproof innovation.
Ben jij een organisatietalent en werk je zelfstandig en gestructureerd? Heb je zin voor initiatief en oog voor detail? Word je blij van een administratie die op rolletjes loopt? Dan word jij misschien onze administratieve duizendpoot binnen de afdeling Marketing & Communication !
Functieomschrijving
Je werkt mee aan de voorbereiding, het beheer en het updaten van de activiteiten van ons Departement Marketing & Communication. Je draagt zorg voor de administratieve taken en je assisteert de Director en de Coordinators bij de uitvoering van hun activiteiten.
- Je verzorgt de agenda, de mailbox van de Director en je respecteert daarbij de confidentialiteit van alle informatie die je beheert
- Je organiseert interne en externe vergaderingen en bezoeken: je nodigt de betrokkenen uit, je reserveert een vergaderzaal en je verzamelt de documenten en dossiers die hiervoor nodig zijn
- Je structureert en verzorgt het klassement, zodat alle informatie bewaard blijft en ook snel weer toegankelijk is
- Je staat in voor het regelmatig updaten van onze database met nieuwe of gewijzigde contacten
- Je draagt zorg voor de administratieve opvolging van facturatie, bestelbonnen,….. voor de Director en de Coordinators van de afdeling
- Je staat in voor de administratieve opvolging van de media-aankoop (tv-en radiospots, advertenties, affiches, …).
- Je biedt ondersteuning bij het organiseren van interne evenementen
Profiel
- Je hebt een Bachelor (Secretariaat/Office Management), of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie. Ervaring met CRM-systemen en andere databases strekt tot voordeel.
- Je hebt een goed kennis van de gangbare talen in Brussel, het Nederlands en het Frans, met daarbij ook een goede kennis van het Engels.
- Je hebt gedegen kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint…) en je bent vertrouwd met het werken in databases.
- Je bent polyvalent en flexibel, je bent een sterke communicator en je bent klantgericht.
- Je bent contactvaardig en stressbestendig.
- Je werkt gestructureerd en ordenend en hebt oog voor details; je neemt initiatieven om processen te verbeteren.
- Je bent efficiënt en kan tegelijkertijd op verschillende projecten werken.
- Kunst en cultuur interesseren je.
Aanbod
- Een voltijds contract van onbepaalde duur, met glijdend uurrooster
- Maaltijdcheques
- Groepsverzekering
- Een hospitalisatieverzekering na 6 maanden
- Het woon-werkverkeer met openbaar vervoer 100% vergoed