Organisatie
Film Fest Gent is het grootste internationaal filmfestival van België, met jaarlijks meer dan 100.000 bezoeken. Het festival presenteert elk jaar in oktober ruim 100 langspeelfilms, 30 kortfilms en zet zijn schijnwerpers op de filmmuziek. Sinds 2001 worden de World Soundtrack Awards uitgereikt, een reeks internationale prijzen voor de beste soundtracks voor films, televisieseries en documentaires. Film Fest Gent ontvangt, naast het publiek, ook regisseurs, actrices en acteurs, filmjournalisten, producenten en filmdistributeurs. Zo is het festival een ontmoetingsplek tussen de filmindustrie en het publiek, met de collectieve beleving van cinema voorop.
Functieomschrijving
Als ‘Medewerker partnerships & hospitality events’ sta je in voor de administratieve en praktische opvolging van partnerships en de organisatie van hospitality events tijdens het filmfestival. Hiervoor word je aangestuurd door en rapporteer je aan de 'Coördinator Partnerships, Hospitality en Productie’. Voor de uitvoering van de taken stuur je één stagiair of vrijwilliger aan die het team ondersteunt.
Je zorgt voor een correcte voorbereiding, opvolging en administratie van de afspraken met partners en business klanten. Je volgt dit o.a. op in een CRM systeem. Hiervoor krijg je een opleiding;
Je verzorgt de administratieve afhandeling en praktische opvolging van de visibiliteit voor partners in drukwerk, spots en pancartes
Je bent verantwoordelijk voor de praktische opvolging van het uitsturen van tickets naar partners en business genodigden via Ticketmatic (ticketsysteem). Hiervoor krijg je een opleiding.
Je ondersteunt de coördinator in de prospectie en verkoop van hospitality events;
Je zorgt voor een nauwkeurige opvolging van de facturatie van de verkoop van hospitality events;
Je bent verantwoordelijk voor een nauwkeurige opvolging van de eventplanning voor partner- en businessevents en integreert dit in de algemene dagplanning van Film Fest Gent;
Je ondersteunt de coördinator in de planning voor catering en communiceert zorgvuldig met de festivalcateraar.
Je rolt de planning uit voor de publieksbegeleiders voor de partner- en businessevents;
Je brieft en coördineert de publieksbegeleiders tijdens de hospitality events en bent hun contactpersoon bij problemen. Je helpt hen bij een vlotte uitvoering van de publieksbegeleiding;
Je staat in voor een professioneel onthaal van de partner en business genodigden op het festival;
Je stuurt één stagiair of vrijwilliger aan die het hospitality team ondersteunt;
Je zorgt voor een algemene vlotte samenwerking met alle partners op vlak van partnerships en hospitality events.
Profiel
Je hebt minstens 3 jaar ervaring in eventmanagement, communicatie en marketing of soortgelijke functie.
Je bent sterk in plannen en organiseren
Je hebt een klantvriendelijke en probleemoplossende houding
Je kan foutloos communiceren via telefoon en e-mail in Nederlands (niveau C1, C2) en Engels (B1/B2)
Je werkt administratief nauwkeurig en gestructureerd
Je kan je flexibel opstellen en goed functioneren in stressvolle situaties
Je hebt sterke digitale skills: je bent vlot in het leren en gebruiken van een nieuwe software (ticketsysteem en CRM)
Je bent proactief en kan zowel autonoom als in team werken
Je bent geboeid door de wereld van film en cultuur
Diverse teams zijn sterke teams. FFG ijvert voor gelijke kansen en diversiteit en zet in op kennis, ervaring en motivatie ongeacht geslacht, herkomst en leeftijd.
Aanbod
Een boeiende werkervaring binnen een internationale festivalcontext
Een overeenkomst van bepaalde duur: voltijds in augustus, september en oktober 2024
Verloning volgens ervaring
Terugbetaling openbaar vervoer of fietsvergoeding
Solliciteren
Stuur je motivatiebrief en CV uiterlijk op 17 mei naar jessica@filmfestival.be. Gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 27 mei.
Solliciteren
Stuur je motivatiebrief en CV uiterlijk op 17 mei naar jessica@filmfestival.be. Gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 27 mei.