Functieomschrijving
Administratie
• Je staat mee in voor de administratieve ondersteuning van het festival.
• Je bent aanwezig bij team meetings en staat in voor de aanmaak van het verslag.
• Je assisteert waar mogelijk met het inplannen/vastleggen van meetings, opvolgen van deadlines en het opvragen van materiaal bij externe partners.
• Je helpt met de organisatie en administratieve opvolging en staat in contact met de betrokken partijen.
Genodigden
• Je volgt de genodigden op van alle events (lijsten aanmaken, lijsten importeren, contactgegevens opvolgen, uitnodigen, genodigden opvolgen, vragen beantwoorden, etc.).
• Je bent verantwoordelijk voor de planning van de seating in de zalen.
• Je ondersteunt het hospitality team tijdens het festival (ontvangst genodigden, gastenlijsten bijhouden, ...)
Profiel
• Je bent administratief sterk en kan vlot overweg met Google Drive en het Office-pakket.
• Je bent leergierig, digitaal sterk en gemotiveerd om met programma’s als Ticketmatic en Eventival te leren werken.
• Je communiceert vlot - zowel mondeling als schriftelijk - in het Nederlands en Engels. Frans is een pluspunt.
• Je kan zelfstandig werken en bent zelfsturend.
• Je werkt efficiënt en haalt deadlines. Last-minute wijzigingen in de planning vormen geen probleem voor jou. Je kan presteren onder tijdsdruk.
• Je bent flexibel en bereid om ook buiten de reguliere kantooruren te werken.
Aanbod
Filmfestival Oostende biedt je een uitdagende en afwisselende job in een sterk groeiende en dynamische organisatie en een unieke blik achter de schermen van een (inter)nationaal filmfestival. Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur (3 maanden) van november tot en met januari met een correcte verloning cfr. de barema’s in het PC 304.