Organisatie
Koninklijke Vlaamse Schouwburg
KVS is het Vlaamse stadstheater van Brussel. Een ontmoetingsplaats op het kruispunt van vele wegen en werelden. Een podium voor theater, dans en muziek. Met uitdagende klassiekers en grensverleggende nieuwe stemmen. KVS omarmt de stad in haar pluraliteit en wil een intercultureel, intergenerationeel en genderdivers stadstheater zijn dat resoneert tot ver buiten Brussel.
KVS wil als werkgever een weerspiegeling zijn van de samenleving en een voorbeeld op het gebied van gelijke kansen en diversiteit. Daarom streeft KVS naar een divers personeelsbestand met een evenredige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen, personen met een migratieachtergrond, personen met een arbeidshandicap, kortgeschoolden en ervaren werknemers.
Functieomschrijving
Als directie assistent(e) zal jij de directie ondersteunen bij de praktische uitvoering van gevarieerde taken en activiteiten. Je organiseert de interne en externe informatie over de artistieke werking en de daarmee verbonden zakelijke kant.
Taken:
- Je kan vergaderingen organiseren, van agendapunten verzamelen tot uitnodigingen versturen. Je schrijft vlot een verslag uit op basis van notulen.
- Je beheert de agenda’s van de directie en plant hun vergaderingen in. Daarnaast zorg je voor een warm ontvangst van hun bezoekers.
- Je zal subsidiedossiers mee behandelen en opvolgen.
- Toekomstige gastvoorstellingen die door de artistieke staf in overweging genomen worden moeten aan een vooronderzoek onderworpen worden. Jij zal de financiële en organisatorische verwikkelingen nagaan en briefen.
- Je bent de reisorganisator van de directie en zorgt voor transport en overnachtingen.
- Je bent de gatekeeper van de artistieke informatiedoorstroming: post, aanvragen, telefoons, mails, bezoekers, … filteren, dispatchen en opvolgen. Je beheert de contactgegevens en maakt brieven en/of mailings op.
- Ad hoc taken erbij nemen en deelnemen aan projecten of werkgroepen schrikt jou niet af
Profiel
Je kan (foutloos) schrijven en vlot communiceren zowel in het Frans, Nederlands als het Engels.
Informatie en documenten kan je zelfstandig opzoeken en/of verwerken en je respecteert hierbij de deadlines en de vertrouwelijkheid;
Je bent een spontane initiatiefnemer en werkt graag in en voor een team. Je hebt hierbij een goed inlevingsvermogen en kan veel geduld opbrengen en structuur creëren in chaotische situaties;
We zoeken kandidaten die creatief zijn in het zoeken naar nieuwe en/of efficiënte werkmethodes, een oplossingsgericht denkvermogen hebben en taakgericht zijn;
Je gaat graag naar het theater en je hebt een band met de stad Brussel;
Je staat open voor diversiteit en bent loyaal naar KVS;
Je beheerst kantoorsoftware (office, internettoepassingen, …) en kan vlot en zelfstandig werken met excel.
Aanbod
We bieden je een boeiende en afwisselende job in een creatieve en unieke omgeving. Je wordt ondersteund door de artistiek coördinator. Daarnaast bieden we:
- Een voltijds contract van bepaalde duur (volledig theaterseizoen) met mogelijkheid tot verlenging na een positieve inwerking. Verloning volgens barema podiumkunsten van paritair comité 304, maaltijdcheques, fietsvergoeding;
- Een vast uurrooster met glijtijd en mogelijkheid tot occasioneel thuiswerken;
- Een interessante en verantwoordelijke functie met mogelijkheid tot opleiding en bijscholing.
- De mogelijkheid om naar voorstellingen te gaan kijken.
Start: begin november
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest