Organisatie
Functieomschrijving
Als administratief medewerker zorg je samen met de collega van het onthaal voor een vlotte en nauwgezette administratie van gemeenschapscentrum Everna. Je bent hierdoor een belangrijke schakel in de dagelijkse werking van het gemeenschapscentrum. Je bent klantgericht en administratie schrikt jou niet af. Je kan nauwgezet werken met oog voor detail.
Opdrachten
Verwerken, opstellen, controleren en klasseren van gegevens m.b.t. de administratie van een gemeenschapscentrum
o Administratief opvolgen van de cursusadministratie en inschrijvingen
o Registreren en administratief opvolgen van de zaalhuur van het gemeenschapscentrum
o Opvolgen administratie voor de boekhouding van het gemeenschapscentrum
▪ Opstellen van facturen
▪ Opvolgen en verwerken van inkomende facturen
▪ Beheer kassa en kasboek
o Administratieve organisatie van de spreiding van de communicatiemiddelen van het gemeenschapscentrum
▪ Administratief instaan voor de tweemaandelijkse verspreiding van het magazine.
▪ Verspreiding flyers en affiches in de gemeente Evere organiseren i.s.m. de betrokken collega’s.
Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten
o Informatie omtrent zaalhuur bespreken met de betrokken klanten
o Opvolgen betalingen inschrijvingen cursussen en activiteiten
o Opmaken contracten losse vrijwilligers
Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten
Ondersteuning van het onthaal in een gemeenschapscentrum
o Je staat regelmatig in voor het onthaal van de klanten
o Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon)
Logistiek ondersteunen van activiteiten
o Opvolgen ad hoc taken in functie van activiteiten
o Aanwezigheid en hulp op grote activiteiten
Rapporteren aan leidinggevende
o Je werkt nauw samen met en rapporteert aan de centrumverantwoordelijke i.f.v. de opvolging van de boekhouding en administratieve werking van het gemeenschapscentrum.
Profiel
Je hebt een diploma secundair onderwijs.
Aanbod
− Voltijds (100 %) vervangingsovereenkomst voor de duur van de vervanging van de titularis met ingang vanaf 4 oktober 2021.
− Loonschaal C111 - medewerker.
− Een mooi loonpakket in overeenstemming met je niveau, 35 vakantiedagen op jaarbasis, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer (ook MIVB-abonnement) en ruime vormingsmogelijkheden.