Administratief medewerker (C1-C3)

De selectieprocedure

We organiseren een algemene procedure om een pool van administratieve medewerkers aan te leggen.
Hierdoor bieden we niet alleen jobkansen op korte termijn, maar ook op langere termijn, zonder dat je als kandidaat steeds een volledige selectieprocedure moet doorlopen.

We leggen je in tien stappen uit hoe je kan worden aangeworven als administratief medewerker binnen ons lokaal bestuur.

Deel 1

1. Je solliciteert voor deze algemene vacature van administratief medewerker bij ons lokaal bestuur via de knop hieronder.

2. In het sollicitatieformulier kan je de diensten aanduiden waar op korte termijn functies beschikbaar komen en waarvoor je graag zou werken (die staan hieronder opgesomd). Of je kan aanduiden dat je geen specifieke voorkeur hebt.

3. Wanneer jouw sollicitatie volledig is en je komt in aanmerking, sturen we je een korte vragenlijst op om te peilen naar jouw motivatie.

4. Als je motivatie goed zit, ontvangen we je graag op het gemeentehuis van Grimbergen op een van de volgende data: 21, 23 of 24 februari. Daar neem je deel aan computergestuurde tests om je administratieve vaardigheden af te toetsen. Na afloop volgt er een kort kennismakingsgesprek met een medewerker van de personeelsdienst.

5. Ging alles goed en scoorde je tenminste 50% op de testen? Dan word je opgenomen in de pool van administratieve medewerkers, die twee jaar geldig blijft. Hierdoor ben je vrijgesteld van de schriftelijke proef voor toekomstige administratieve vacatures.

Klik HIER om te solliciteren voor DEEL 1

Deel 2

6. Wanneer er een administratieve functie beschikbaar is op een dienst, informeren we je via e-mail. Je ontvangt dan gedetailleerde informatie over de specifieke functie en de betreffende dienst. Eventuele extra toelatingsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld in het bezit zijn van een rijbewijs, worden dan ook meegedeeld.

7. Dan horen we graag van jou of je interesse hebt voor de functie.

8. Na het tonen van je interesse, bellen we je even op en nodigen we je uit voor een mondeling gesprek met de selectiecommissie. Deze commissie bestaat doorgaans uit iemand van de personeelsdienst, je toekomstige leidinggevende en nog een extra jurylid. Voorafgaand aan het gesprek krijg je een beknopte, functiespecifieke casus die je ter plekke dient uit te werken.

9. De selectiecommissie bepaalt je score voor DEEL 2 (case + gesprek), dat goed is voor 60% van je totale score. DEEL 1 (computergestuurde tests + kennismaking) draagt voor 40% bij aan je totale score. Als je na het voltooien van beide delen een totaalscore van meer dan 60% behaalt, word je opgenomen in de wervingsreserve voor die specifieke functie (geldig voor één jaar). De kandidaat met de hoogste totaalscore krijgt dan de job aangeboden.

Indien je niet de eerst gerangschikte kandidaat bent, maar wel een score van meer dan 60% behaalt, kom je op de wervingsreserve terecht voor die specifieke functie (voor één jaar). In dat geval bestaat de mogelijkheid dat we je later alsnog deze specifieke functie aanbieden wanneer deze opnieuw beschikbaar komt. Dan hoef je geen procedure meer te doorlopen.

10. Indien er opnieuw een vacature voor administratief medewerker beschikbaar komt, brengen we je opnieuw op de hoogte en starten we bij het tweede deel van de procedure. Eens geslaagd op het eerste deel, moet je dit gedurende 2 jaar lang niet opnieuw doen.

Heb je nog vragen over deze procedure? Aarzel niet om ons te contacteren via mail op selectie@grimbergen.be of telefonisch op 02 260 12 21.

Beschikbare functies

Volgende administratieve functies zijn op korte termijn beschikbaar, na afloop van DEEL 1 van deze procedure.

Zijn onderstaande vacatures toch niet helemaal jouw ding of ben je momenteel nog niet beschikbaar voor werk? Laat dat je zeker niet tegenhouden om te solliciteren! Je blijft twee jaar in de pool van administratieve medewerkers en je komt daardoor ook in aanmerking voor toekomstige administratieve vacatures.

Administratief medewerker op de dienst Vrije tijd

Op de dienst Vrije tijd is geen enkele dag hetzelfde. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de inwoners van Grimbergen zich geen moment vervelen.

We zoeken een enthousiast en gedreven allround administratief medewerker die van aanpakken weet.

Je zal onder meer instaan voor:

• De uitwerking en opvolging van de tienerwerking tijdens de vakantieperiodes;
• De praktische en administratieve ondersteuning van verschillende projecten en evenementen binnen de domeinen sport, cultuur, jeugd, toerisme, erfgoed en lokale economie;
• De algemene administratieve ondersteuning van de dienst (opvolgen briefwisseling en mailboxen, beantwoorden van vragen van burgers, opvolgen facturatie, stockbeheer …).

Plaats van tewerkstelling: Gemeentewinkel, Prinsenstraat 22, Grimbergen

Werkuren en telewerk: je werkt voltijds, met een glijdend werkrooster. Structureel telewerken is mogelijk.

Administratief medewerker op de afdeling Financiën

Bij Financiën werk je vooral achter de schermen en draag je bij aan een optimale administratieve ondersteuning van de afdeling. Je hebt affiniteit met cijfers en een goede basiskennis van Excel. Je bent een harde werker en haalt voldoening uit het efficiënt verwerken van de financiële processen. Je denkt oplossingsgericht en stelt je collegiaal op in teamverband.

Je zal onder meer instaan voor:

• de uitgaande facturatie;
• de opvolging van invorderingen en het versturen van aanmaningen;
• de ondersteuning van interne & externe klanten met hun vragen;
• de opvolging van leveranciers.

Plaats van tewerkstelling: Gemeentehuis Grimbergen

Werkuren en telewerk: je werkt voltijds, met een glijdend werkrooster. Structureel telewerken is mogelijk.

Administratief medewerker voor het onthaal op de dienst Burgerzaken

Aan het onthaal van het gemeentehuis verzorg je een gastvrij onthaal, zowel fysiek als telefonisch, zodat bezoekers snel weten waar ze terecht kunnen met hun vragen. Daarnaast beantwoord je vragen van burgers via mail/chatbot en sta je in voor een optimale administratieve ondersteuning van de dienst.

Plaats van tewerkstelling: Gemeentehuis Grimbergen

Werkuren en telewerk: je werkt voltijds, volgens de openingstijden van het onthaal. Occasioneel telewerken is mogelijk.

Administratief medewerker voor de afdeling Ruimte-Beleid

Deze functie situeert zich in de afdeling Ruimte-Beleid. De afdeling behandelt alle zaken in verband met het grondgebied van Grimbergen en bestaat uit de diensten ‘Omgevingsbeleid’, ‘Vergunningen’ en ‘Handhaving’. De afdeling heeft tot doel het beleid van de gemeente en het OCMW te plannen, uit te werken, uit te voeren en op te volgen m.b.t. duurzame ontwikkeling, urbanisatie, mobiliteit, milieu en natuur.

In deze functie ondersteun je de verschillende diensten binnen de afdeling Ruimte-Beleid, maar grotendeels de deskundige patrimoniumbeheer, die zich bezighoudt met het beheer van de gemeentelijke gebouwen.

Je zal onder meer instaan voor het:

• Opvolgen van de facturatie en de aanvraag van prijsoffertes;
• Kopiëren, inscannen, klasseren en archiveren van documenten en plannen;
• Bijhouden van (statistische) gegevens die nuttig kunnen zijn voor de verdere beleidsontwikkeling;
• Inhoudelijk behandelen van taxivergunningen en bestuurderspassen;
• Voorbereiden en opmaken van agendapunten en ontwerpbeslissingen voor het college van burgemeester en schepenen;
• Afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen van collega’s en bewoners.

Plaats van tewerkstelling: Gemeentehuis Grimbergen

Werkuren en telewerk: je werkt met een glijdend werkrooster. Structureel telewerken is mogelijk.

Administratief medewerker op de dienst Magazijn

Kies je voor de dienst Magazijn? Dan kom je terecht in het technisch centrum van de Gemeente Grimbergen. Vanuit het technisch centrum worden alle medewerkers van de technische diensten aangestuurd.

Je komt terecht in een dynamische omgeving en voert zelfstandig taken uit. Ben jij iemand die graag mee vorm geeft aan je eigen taken? Ben jij iemand die voorstellen doet om taken efficiënter te laten verlopen? Dan ben jij de persoon die wij zoeken!

Een greep uit je takenpakket:

• Opvolging van het machine- en wagenpark;
• Opmaak en opvolging van werkopdrachten voor de dienst Magazijn;
• Bijhouden van statistische gegevens voor verdere beleidsontwikkeling;
• Meewerken aan een optimale interne communicatie.

Plaats van tewerkstelling: Gemeenteloods, Humbeeksesteenweg 245, Grimbergen

Werkuren en telewerk: je werkt met een glijdend werkrooster. Occasioneel telewerken is mogelijk.

Administratief medewerker op de dienst Wegen en water

De dienst Wegen en water van de gemeente Grimbergen staat in voor het algemene onderhoud van de wegen en het rioleringsnetwerk. Voor deze dienst zoeken we een administratief medewerker die graag samenwerkt met de collega’s, maar even graag zelfstandig werkt.

De taken:

• Instaan voor een vlot contact met externen (burgers, aannemers, architecten …);
• Behandelen van binnenkomende vragen en klachten;
• Verlenen van advies en informatie over de dienstverlening;
• Toepassen van wetgeving en regelgeving met betrekking tot wegen en water;
• Ondersteunen van de projectleiders, coördinator en het diensthoofd in de dagelijkse werking.

Plaats van tewerkstelling: Gemeentehuis Grimbergen

Werkuren en telewerk: je werkt met een glijdend werkrooster. Structureel telewerken is mogelijk.

• Een contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op C-niveau (min € 2.303 - max € 4.216 bruto) – afhankelijk van je relevante werkervaring.
• Maaltijdcheques ter waarde van € 8.
• Ecocheques ter waarde van € 200 per jaar.
• Kom je met de fiets naar het werk? Dat wordt beloond! Het bedrag van de fietsvergoeding bedraagt € 0,35 per kilometer.
• Mogelijkheid tot het voordelig leasen van een (elektrische) fiets.
• Volledige betaling van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Aanvullend pensioen: voor onze contractuele medewerkers bouwen wij een aanvullend pensioen op met een gegarandeerde rente van 3%.
• Gratis hospitalisatieverzekering.
• 35 betaalde verlofdagen.
• 14 betaalde feestdagen.
• Flexibele werktijden en telewerk mogelijk.
• Tal van interne en externe opleidingsmogelijkheden.
• Aansluiting bij de GSD-V waarmee je interessante premies en terugbetalingen kan ontvangen.
• Aansluiting bij Pollen vzw: een instantie waarmee je goedkoper op vakantie kan gaan.
• Korting op vele webshops en winkels dankzij PlusPas én Benefits at work.
• Op regelmatige basis worden er personeelsevents georganiseerd: onthaaldag nieuwe medewerkers, nieuwjaarsdrink, personeelsfeest, afterwork, teambuildings ... Sfeer in Grimbergen? Gegarandeerd!