Organisatie
KANAL is een nieuw interdisciplinair museum voor moderne en hedendaagse kunst in Brussel, opgericht door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De ontwikkeling en het management zijn in handen van de Stichting KANAL, in samenwerking met het Centre Pompidou. Het museum wordt gevestigd in een omgebouwde Citroën-garage aan het IJzerplein.
Tentoonstellingen, expo's, live evenementen en nieuwe producties zullen gevestigde en opkomende kunstenaars een podium bieden, voor en samen met ons publiek. Het programma zal in uiteenlopende kunstvormen voorzien: van muziek tot film, van schilderkunst tot digitale media en van beeldhouw- tot performance-kunst. Het wordt een weerspiegeling van de centrale positie die de op tijd gebaseerde mediakunst, performance- en immersieve kunst en participatie innemen in de hedendaagse kunst. Het zal de geschiedenis schetsen van baanbrekende kunstvormen uit de hele twintigste eeuw. De traditionele institutionele formats zullen door de programmatie en onderzoek uitgedaagd worden, en ook het gevestigde narratief over kunst en haar geschiedenis zal in vraag gesteld worden.
Functieomschrijving
Jouw opdracht
Je opdracht is tweeledig: het administratief ondersteunen van de Stichting in haar geheel enerzijds en het dagelijks administratief ondersteunen van de directeurs, in het bijzonder de Artistiek Directrice, anderzijds. Je treedt op als contactpersoon en aanspreekpunt voor het team voor wat het dagelijks administratief beheer betreft.
Jouw takenpakket
Dagelijks zul je de volgende taken uitvoeren:
Administratieve ondersteuning van de Stichting:
- Opvolgen van de binnenkomende briefwisseling van de Stichting en de uitgaande briefwisseling van de Algemene Directie.
- Algemeen beheer van e-mails, o.a. naar aanleiding van interne vragen.
- Invoeren van gegevens, klassement en aanmaak en beheer van registers en gegevensbestanden voor de Algemene Directie (genodigdenlijst van vernissages, vips, etc.).
- Voorbereiden en delen van documenten met het oog op terugkerende vergaderingen, zoals verslagen en agenda's.
- Contactpersoon voor de reizen van de medewerkers van de Stichting.
- Operationele ondersteuning in functie van specifieke noden van de Stichting.
Administratieve ondersteuning van de Algemene en de Artistieke Directie:
- Proactief beheer van de agenda's van de 3 directeurs/trices.
- Administratieve ondersteuning.
- Organiseren van en ondersteuning bieden bij vergaderingen: reserveren van vergaderruimtes, hulp bieden bij het gebruik van informaticamateriaal (computer, geluids- en presentatiemateriaal, etc.), notuleren en opmaken van verslagen.
- Opvolgen van handtekeningenregisters.
- Opmaken van bestelbonnen en onkostennota's.
- Organiseren van zakenreizen: o.a. planning en uitstippelen van reisroutes.
- Archief en klassement.
- Meehelpen bij het voorbereiden van dossiers.
- Eerste aanspreekpunt voor externe relaties.
- Opvolgen van contactgegevensdatabanken.
Profiel
Jouw profiel
Wij zoeken iemand met:
- Aantoonbare ervaring in administratieve ondersteuning en agendabeheer.
- Kennis van het Office-pakket, uitstekende kennis van Excel en budget- en boekhoudsoftware.
- Kennis van Outlook.
- Kennis van het Nederlands en/of het Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
- Kennis van het Engels (voor dagelijks gebruik), zowel mondeling als schriftelijk.
- Ervaring met het organiseren van reizen is een pluspunt.
Jouw ingesteldheid
- Je werkt nauwgezet en bent in staat informatie vlot te verwerken.
- Je bent geduldig en diplomatiek.
- Je werkt zelfstandig - vooral voor wat het bepalen van prioriteiten in je werk betreft - en bent proactief.
- Repetitief werk schrikt je niet af.
- Je bent oplossingsgericht en bekijkt elke situatie van de positieve kant.
- Je hebt een uitgesproken interesse voor de culturele en artistieke sector.
Aanbod
Wij bieden jou
- Een voltijds contract van onbepaalde duur.
- Een aantrekkelijke bezoldiging en extralegale voordelen:
- Hospitalisatieverzekering
- Pensioenverzekering
- Maaltijdcheques van 8 euro
- MIVB-abonnement
- Gsm-abonnement
- 8 extra verlofdagen
- Telewerken met 45 euros/maand als forfaitaire bedrag.
- Werk in een stimulerende omgeving in een museale instelling in volle opbouw.