Organisatie
Muziekclub Wintercircus vzw zoekt een venue coördinator voor de nieuwe Gentse muziekzaal onder het oude Wintercircus. Na twee tiendaagse testperiodes (november ‘23 en maart ‘24) wordt ‘Muziekclub Wintercircus’ vanaf september ‘24 naast een podium voor live muziek ook een nieuwe arena voor nightlife. De muziekclub met een capaciteit van 500 toeschouwers wordt voornamelijk door VIERNULVIER en Democrazy, twee belangrijke stakeholders binnen de Gentse muziekscene, geprogrammeerd, aangevuld met het programma van andere organisaties.
In de nieuwe ronde zaal gebruiken we nieuwe technologieën en apparatuur om een bijzondere livebeleving te creëren. Met object based sound, 360° video en high-end licht maken we het verschil. Deze installatie zal in september 2024 gerealiseerd zijn, waarna de exploitatie echt van start gaat. Wij zoeken een venue coördinator met liefde voor muziek die samen met ons van deze nieuwe venue een iconische plek wil maken. In de aanloopperiode tot september zal je samen met de technische coördinator het team mee uitbouwen en de exploitatie voorbereiden.
Functieomschrijving
Realisatie
● Je bent het aanspreekpunt voor alle organiserende partners en je maakt een realistische vertaalslag van hun vragen;
● Je maakt offertes en overeenkomsten, doet de productionele opvolging en staat in voor de facturatie na het event;
● In overleg met de organisator zorg je voor de nodige personeelsbezetting;
● Je stuurt de zaalverantwoordelijken aan en bent aanspreekpunt voor de freelancers (toilet, secu, stewards) en toeleveranciers;
● Je zorgt voor een veilige beleving, doet risicoanalyse en gaat, wanneer nodig, in overleg met ordediensten;
● Je staat samen met de organisator in voor een fijne muziekbeleving van alle bezoekers.
Horeca
● Je bent verantwoordelijk voor de aankoop en stock van alle dranken;
● Je zorgt voor een vlotte flow van de herbruikbare bekers;
● Je hebt een goed oog voor deals en onderhandelt goede prijzen met drankenleveranciers.
Zakelijk
● Je staat in voor de administratie en de voorbereiding van de boekhouding;
● Je staat in voor de opmaak van contracten.
Gebouw
● Je zorgt voor de orde en netheid van de venue;
● Lockers, klein materiaal en afvalbeheer volg je op
Profiel
De muziekclub Wintercircus wil een zeer divers muziekprogramma presenteren. Concerten, festivals, residenties en nightlife van een hoogstaande kwaliteit staan centraal.
Voor de dagelijkse, operationele werking zoeken we een verbindende, geëngageerde venue coördinator in een voltijds contract van onbepaalde duur. Samen met de technisch coördinator sta je in voor de exploitatie van de muziekclub Wintercircus, geruggensteund door een klein team van techniekers en zaalverantwoordelijken. Het team van de muziekclub werkt zelfstandig maar kan leunen op de expertise en ervaring van VIERNULVIER en Democrazy.
Als venue coördinator ben je het centrale aanspreekpunt voor de programmerende organisaties, de eigenaar, de zaalverantwoordelijken en de leveranciers. Je maakt deel uit van het team dat de kalender en de agenda beheert. Je bent verantwoordelijk voor de gehele omkadering en vlotte realisatie van alle activiteiten in de zaal. Dit omvat productionele taken, horeca & logistiek, personeelsplanning en aansturing van mensen, contacten met ordediensten, instaan voor veiligheid en ook een zakelijk & administratieve focus. Samen met de technisch coördinator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van artiesten, personeel en publiek.
Vaardigheden
● je hebt grote affiniteit met de muziek- en nightlifescene
● je hebt een brede kennis en ervaring en je ziet jezelf eerder als generalist dan als specialist
● je bent klant- en servicegericht
● je houdt van productioneel werk en geniet van mooie resultaten
● zakelijke, administratieve ondersteuning en cijferwerk zijn je niet vreemd en maken deel uit van je job
● je hebt ervaring in het aansturen van een team en doet dit bijzonder graag
● je werkt verbindend en faciliteert waar nodig
● je bent daadkrachtig, behoudt het overzicht en werkt gestructureerd
● je hebt een grote zin voor verantwoordelijkheid
● je bent een teamspeler, maar kan perfect autonoom werken en knopen doorhakken
● je kunt flexibel werken en sporadisch avondwerk of werken in weekends en vakanties is geen probleem
● je spreekt vlot Nederlands en Engels. Frans is een pluspunt.
● een rijbewijs B is een pluspunt
Aanbod
● een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
● een afwisselende job in een dynamische, culturele omgeving
● open werksfeer met ruimte voor initiatief
● een flexibele en duurzame context
● verloning volgens barema PC 304 - podiumkunsten
● interne opleiding en mogelijkheid tot externe opleidingen i.h.k.v. de job
● begeleiding en ondersteuning door de stichtende leden van de vzw Muziekclub Wintercircus, met name kunstencentrum VIERNULVIER en Democrazy