Organisatie
De Roma is een volksschouwburg gelegen in Borgerhout- Antwerpen. Op het programma staan uiteenlopende soorten concerten. De Roma is ook nog een echte cinema en je kan er terecht voor evenementen zoals debatten, dansnamiddagen, een kinderrommelmarkt, een filmbeurs, rondleidingen in het gebouw.
De hele werking – meer dan 400 activiteiten per jaar - wordt gedragen door een klein team vaste medewerkers en een zeer grote ploeg vrijwilligers.
De werking van De Roma wordt ondersteund door subsidies van de stad Antwerpen en het District Borgerhout. Het gebouw is een beschermd monument en De Roma is erkend als openmonumentenvereniging.
Functieomschrijving
De Roma vzw zoekt een Vrijwilligerscoördinator (100%) om de vrijwilligerswerking van 470 vrijwilligers mee in goede banen te leiden.
Taakomschrijving
Je bent als vrijwilligerscoördinator samen met 3 collega’s verantwoordelijk voor de vrijwilligerswerking. Je bent het aanspreekpunt voor vragen en feedback van vrijwilligers. Je communiceert over de taken waarvoor vrijwilligers worden gezocht en volgt dagelijks de aan- en afwezigheden op.
Je zorgt ervoor dat vrijwilligers zich gerespecteerd voelen en bewaakt de persoonlijke opvolging van iedereen. Informatie over vrijwilligers met belang voor hun engagement in De Roma geef je op het gepaste moment door aan je collega’s.
De dagelijkse zorg voor en planning van het vrijwilligerswerk maakt een groot deel uit van je takenpakket.
Je staat mee in voor de voorbereiding en organisatie van de activiteiten voor de vrijwilligers los van de De Roma-programmatie, zoals de vrijwilligersuitstap, de vrijwilligersdrink en het vrijwilligersfeest.
Je denkt mee na over de toekomst: hoe blijft de vrijwilligerswerking aantrekkelijk voor vrijwilligers van het eerste uur en welke initiatieven zijn nodig om nieuwe mensen te engageren?
Je bent een volwaardig lid van een team dat samen de hele zaalwerking en vrijwilligerswerking draagt. Je werkt min. 1 keer per week en regelmatig in het weekend met de vrijwilligers mee aan de uitbating van de schouwburg: tijdens late avondconcerten of de poetsploegen in de ochtend of bij de matinees. Je maakt je alle taken eigen, investeert in een goede relatie met alle vrijwilligers en leidt het werk in goede banen. Die inwerking vraagt in de eerste maanden 25% van je tijd.
De Roma wil de maatschappelijke diversiteit waarin zij werkt ook weerspiegeld zien op de werkvloer. Daarom zetten wij ons actief in om gelijke kansen en diversiteit te bevorderen. De kwaliteiten van kandidaten zijn belangrijker dan diploma, leeftijd, geslacht, handicap of afkomst.
Profiel
In De Roma engageren we iedere dag vrijwilligers die ons ondersteunen in elke activiteit die we organiseren. We hebben een ploeg van 470 vrijwilligers die we hiervoor kunnen aanspreken. Het inplannen van al deze vrijwilligers over de verschillende activiteiten en het last minute zoeken naar vervanging is een constante zorg die we met veel aandacht opnemen.
Het inplannen van de taken staat centraal maar altijd met een focus op het menselijke aspect dat verbonden is aan vrijwilligerswerk. Dit staat in de communicatie op de eerste plaats. Het is belangrijk dat iedere vrijwilliger gehoord wordt en dat er naast een goede planner ook een vertrouwenspersoon staat.
Daarvoor vragen we volgende vakkennis:
Je hebt minimum 3 jaar relevante ervaring in de coördinatie, het inplannen en het begeleiden van groepen.
Je hebt de gepaste communicatie – en sociale vaardigheden om voor een grote verscheidenheid aan mensen klaar te staan.
Je bent vlot in het gebruik van software programma’s van Microsoft Office en kan je snel nieuwe planningssoftware eigen maken (Yesplan, Beeple, Ticketmatic).
Je bent creatief in het bedenken van enthousiasmerende activiteiten en attenties.
Je onderhoudt een netwerk van partner-organisaties die geïnteresseerd kunnen zijn in onze vrijwilligerswerking.
Je zorgt voor individuele ondersteuning bij administratieve vragen voor vrijwilligers met een bijzonder statuut.
Je hebt aantoonbare interesse in de muziekwereld en de maatschappelijke activiteiten die onderdeel uitmaken van de De Roma-programmatie.
Je weet van aanpakken en bent bereid om steeds bij te leren.
Je bent een loyale collega en kan zowel in team als zelfstandig opdrachten afronden.
Je bent stressbestendig en respecteert deadlines.
Gedragscompetenties
Zelfstandigheid
Je kan volledig zelfstandig werken, en neemt hiervoor voldoende initiatief.
Creativiteit
Je gaat op zoek naar originele en vernieuwende oplossingen, en formuleert op basis hiervan voorstellen.
Communicatie
Je gebruikt een taal, stijl en communicatiemiddelen die zijn aangepast aan verschillende doelgroepen.
Je bent schrijfvaardig, hebt een vlotte pen en kan duidelijke boodschappen overbrengen.
Je hanteert een vlotte communicatie met collega’s, publiek, medewerkers, artiesten en externe partners.
Engagement
Je bent gepassioneerd om je schouders mee onder het project De Roma te zetten.
Je waardeert de werking van de vrijwilligers en kan hen enthousiasmeren en motiveren.
Je bent bereid tot wekelijks avond- of weekendwerk als eindverantwoordelijke in de zaal.
Samenwerking
Je bent een teamspeler en kan naar collega’s transparant communiceren en feedback geven.
Aanbod
Een voltijds bediendencontract van onbepaalde duur op niveau B, volgens de CAO van het Paritair Comité
304.01 – Podiumkunsten. Voor de verloning wordt rekening gehouden met relevante werkervaring.
Je kunt rekenen op 42 dagen vakantie en/of inhaalrust per jaar. De indiensttreding is bij voorkeur op 1 november 2021.