Organisatie
Het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) staat open voor het talent en de inzet van iedereen.
Het Vlaams Architectuurinstituut is het sectorinstituut voor de architectuur in Vlaanderen. Onze opdracht is om een breed publiek te sensibiliseren voor het belang van een goede leefomgeving, om het maatschappelijke debat over het ontwerp van gebouwen en steden te stimuleren en om kennis over architectuur te verspreiden. We beheren een belangrijke collectie architectuurarchieven die we openstellen voor onderzoek en publieksprojecten. Via tentoonstellingen, lezingen en andere publieksactiviteiten realiseren we deze opdracht.
Vlaams Architectuurinstituut
Jan Van Rijswijcklaan 155
2018 Antwerpen
Functieomschrijving
Als Office Manager ben je een baken van vertrouwen voor de medewerkers op ons kantoor. Je beheert de administratie en biedt ondersteuning aan de zakelijk coördinator en de directie. Je takenpakket bestaat uit:
Administratie
- Je zorgt voor een goed georganiseerd kantoor en bestelt kantoormateriaal
- Je verwerkt de post, beheert de algemene mailbox en telefoon
- Je reserveert locaties voor activiteiten en zorgt voor catering
- Je voert betalingen uit en boekt facturen en onkostennota’s
- Je maakt financiële rapporten op
- Je bereidt de loonverwerking voor en staat in contact met het sociaal secretariaat
- Je beheert de administratie van jobstudenten en vrijwilligers
- Je bent aanspreekpunt voor IT-vragen
Publicaties
- Je beheert de webshop, volgt consignaties op en maakt analyses van de boekverkoop
- Je verzendt bestellingen en beantwoordt vragen
- Je behoudt overzicht van de boekenvoorraad van het VAi
Profiel
- Je bent een rots in de branding, je denkt in oplossingen en neemt verantwoordelijkheid
- Je hebt aantoonbare ervaring als Office Manager
- Je hebt ervaring met boekhouding, bij voorkeur in een vzw
- Je werkt nauwkeurig, ordelijk en efficiënt
- Je neemt initiatief en doet voorstellen waar verbetering mogelijk is
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands, Engels en Frans
- Kantoortoepassingen als MS Word, Excel en Outlook hebben voor jou geen geheimen
- Je werkt graag zelfstandig, maar houdt er ook van om in een team te werken
- Je bent stressbestendig en flexibel
Aanbod
Je kan onmiddellijk starten in het team.
We bieden een voltijds contract van onbepaalde duur en een loon in categorie B1c conform de barema’s in de socioculturele sector (PC 329.01). Je ontvangt gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.