Organisatie

International Opera Academy

Over de International Opera Academy

De International Opera Academy (IOA) is een inspirerende instelling die jonge, talentvolle zangers en pianisten opleidt in de wereld van de opera. We geloven in de verbindende kracht van muziek en kunst, en we streven ernaar om een platform te bieden waar creativiteit en professionaliteit samenkomen.

Functieomschrijving

Jouw verantwoordelijkheden

Als Verantwoordelijke Planning / HR speel je een sleutelrol in onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt.

Planning en organisatie

  • Je stelt een centrale planning op voor projecten, repetities, lessen, audities, bestuursorganen en andere activiteiten. Je werkt op basis van het curriculum (aanzet door IOA-Directeur Michiel Delanghe) en binnen het werkingsbudget. Je beheert en updatet deze planning.
  • Je werkt de weekplanning uit (waar nodig gedetailleerde dagplanning) en beheert afwezigheidsaanvragen.
  • Je volgt de logistieke taken op die uit de planning voortvloeien, zoals het boeken van reizen, hotels en vervoer.
  • Je notuleert voor het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering.
  • Je stuurt het team aan op basis van de centrale planning en je coördineert de operationele uitvoering. Je bent hierin de rechterhand van IOA-Directeur Michiel Delanghe.

HR-beleid

  • Je verzorgt de payroll en volgt de personeelsadministratie nauwgezet op (controle loonadministratie, verlofregeling en algemene opvolging personeelswerking).
  • Je coördineert sollicitatieprocedures voor staf en docenten.

Gebouwenbeheer

  • Op basis van de planning beheer en coördineer je het gebruik van relevante faciliteiten en gebouwen, zodat onze infrastructuur optimaal aansluit op de noden van onze projecten. Je volgt mogelijke terbeschikkingstellingen van het gebouw op.
  • Je bent intern veiligheidsadviseur (mogelijk door extra opleiding).
  • Bij infrastructurele problemen ben jij het eerste aanspreekpunt. Je staat in nauw contact met de betrokken partners (Stad Gent, Bijlokesite vzw, erfgoeddiensten).
  • Je stuurt de IOA-technieker aan en volgt deze op.
  • Je coördineert ICT, internet en telefonie.

Profiel

Wij zoeken iemand die:

  • Ervaring heeft met plannings- en HR-processen, bij voorkeur in de culturele of creatieve sector.
  • Nauwkeurig werkt en sterk is in het beheren van complexe schema's en deadlines.
  • Een echte teamspeler is, maar ook goed zelfstandig kan werken.
  • Communicatief vaardig is en een proactieve houding heeft.
  • Affiniteit met subsidies en financiële rapportages is een pluspunt.

Aanbod

Wat bieden wij jou?

  • Een uitdagende en gevarieerde functie binnen een inspirerende en dynamische organisatie.
  • De kans om mee te bouwen aan de toekomst van onze projecten en ons team.
  • Een voltijds contract (100%) met een competitief salaris en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden onder PC 329.01.
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Oost-Vlaanderen