Organisatie
Dokters van de Wereld maakt deel uit van het internationale Médecins du Monde-netwerk. Als onafhankelijke medische ngo komen we in binnen- en buitenland op voor het universele recht op gezondheid voor iedereen, met als belangrijkste speerpunt zorg voor kwetsbare groepen die uit de reguliere zorgboot vallen.
Naast zorg verlenen, werken we ook actief financiële, culturele en geografische obstakels weg waardoor mensen moeilijk aan zorg geraken.
Zowel in België als in de rest van de wereld verlenen we zorg aan mensen die er anders geen toegang toe zouden hebben. Dat doen we op vijf fronten: mensen aan de rand van de samenleving (mensen zonder papieren, daklozen, druggebruikers en sekswerkers), kinderen in kwetsbare situaties, vrouwen (in hun strijd voor zelfbeschikkingsrecht, voor gelijkheid en tegen seksueel geweld), mensen onderweg of op de vlucht en slachtoffers van humanitaire crisissen en gewapende conflicten.
Drie pijlers liggen telkens aan de basis van onze missies:
- Zorgen : we verlenen zorg aan mensen die hier anders geen toegang toe zouden hebben
- Veranderen : meer dan helpen, wij willen zaken veranderen op lange termijn.
- Getuigen : we blijven niet stil toekijken. Onze ervaring en aanwezigheid op het terrein geven ons een unieke positie om inbreuken op de menselijke waardigheid openbaar te maken met feiten, cijfers en verhalen. Zo schudden we lokale, regionale en (inter)nationale spelers wakker om hun verantwoordelijkheid opnemen
Deze 5 essentiële waarden vormen de ruggengraat van onze werking en missies: Sociale rechtvaardigheid, Engagement, empowerment, evenwicht, onafhankelijkheid.
Functieomschrijving
DE ESSENTIE
Onder toezicht van de Verantwoordelijke Onthaal en Gebouw ben je verantwoordelijk voor het onthaal van bezoekers en leveranciers in de Bota75 (Kruidtuinstraat 75, 1210 Brussel), die bestaat uit verschillende verenigingen zonder winstoogmerk (waaronder de hoofdzetel en enkele Brusselse projecten van Dokters van de Wereld).
TAKEN
De Reception Officer is het eerste aanspreekpunt voor zowel bezoekers als leveranciers. U vertegenwoordigt de verenigingen die in het gebouw aanwezig zijn en heeft verschillende rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de ontvangst/receptie en bepaalde administratieve taken.
Receptie
- Verwelkoming en begeleiding van bezoekers en leveranciers naar medewerkers
- Het bijhouden van het bezoekersregister
- In geval van afwezigheid van de gezochte persoon, neem het bericht op en/of geef het door in geval van nood
- Oproepenvolgingslogboek bijhouden
- Ontvangen van telefoongesprekken: doorschakelen van oproepen, doorsturen van berichten
- Beantwoorden of doorsturen van inkomende post
- Ontvang CASO-telefoontjes indien nodig en stuur ze door naar de maatschappelijk werkers.
- Ontvangst van de bestelling en verzending naar de betrokken persoon.
- Zoekt indien nodig assistentie van de toezichthouder
- Maak een back-up van de receptie van het medisch centrum op een regelmatige manier
- Het Sharepoint platform up to date houden voor de homepage
Post en verzending van pakketten / pakketten / aangetekende zendingen
- Ontvangen van inkomende post: voorsorteren en verzenden naar de verschillende postvakken
- Beheer van uitgaande post: porto, aangetekende post, enz...
- Beheer TNT / BMS Leveringsaanvragen volgens de geldende procedure
- Beheer de leveringsbonnen en archiveer ze, stuur ze één keer per week door naar de logistieke afdeling.
- Update BOTA75 telefoonlijst
- Boek groene taxi's voor de CASO via de web-boekingsdienst
- Beheer BOTA75 lunch- en mini-evenementorders op afroep
Interne organisatie
- Zorg voor secretariële ondersteuning wanneer daarom wordt gevraagd
- BOTA75 vergaderzalen kunnen op verzoek van de verschillende verenigingen worden geboekt.
- Maak fotokopieën en diverse lay-outs
- Om stipt te helpen bij het administratief klasseren en archiveren
- Zorg voor de algemene volgorde van de receptie
- Indien nodig verbeteringen aan de ontvangstruimte voorstellen
- Alle andere administratieve taken die nodig zijn
Profiel
- Diploma secundair onderwijs
- Computervaardigheden: kennis van Word, Excel en Outlook
- Effectieve en efficiënte communicatie met anderen
- Zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans, Nederlands en Engels. Schakel gemakkelijk over van de ene naar de andere taal.
- Wees service- en klanttevredenheidsgericht
- Veelzijdig en in staat om verschillende activiteiten tegelijkertijd te beheren
- Goed stress- en prioriteitsbeheer
- Interdepartementale procedures toepassen
- Ervoor zorgen dat de informatie op passende wijze wordt doorgegeven aan andere diensten
- Werk autonoom volgens de vastgestelde procedures, stel verbeteringen voor wanneer dat nodig is
- auditief en visueel geheugen
Aanbod
- Een verrijkende en essentiële functie binnen de projecten van Dokters van de Wereld België.
- Een voltijds contract van bepaalde duur van 6 maanden (indiensttreding zo snel mogelijk).
- Maaltijdcheques - Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer – Hospitalisatieverzekering.
- Een brutosalaris van 2.412,41 € voor 0 jaar ervaring - een brutosalaris van 2.653,65 € voor 10 jaar ervaring. Enkel relevante ervaring wordt erkend.