Organisatie
VLAMO overkoepelt, als erkende landelijke organisatie voor instrumentale amateurmuziek in Vlaanderen, meer dan 1200 amateurmuziekverenigingen. Het gaat vooral om harmonie– en fanfareorkesten, maar ook om brass– en bigbands, symfonische orkesten, blaaskapellen, drum– en percussiegroepen, showkorpsen, majo-twirls, accordeon– en mandolinegroepen en tal van andere ensembles.
Functieomschrijving
VLAMO is op zoek naar een gemotiveerde, positief ingestelde medewerk(st)er voor het trefpunt van VLAMO West-Vlaanderen. De trefpuntmedewerker doet vooral administratief en organisatorisch werk, waarbij een professionele, nauwkeurige, enthousiaste, communicatieve en creatieve ingesteldheid belangrijk zijn.
Administratieve opvolging provinciaal trefpunt:
- Registratie en behandeling van inkomende en uitgaande briefwisseling, telefoons en e-mails
- Voorbereiding vergaderingen (bestuur, algemene vergadering, stuurgroepen)
- Bijwonen en verslaggeving van vergaderingen bestuur, ev. stuurgroepen
- Uitwerken en opvolgen beslissingen bestuur
- Bijhouden van administratieve ledendossiers, adressenbestanden
- Administratieve werkzaamheden
Rechtstreeks dienstverlening aan de basis (plaatselijke amateurmuziekgroepen):
- Beantwoorden van vragen omtrent ondersteuning, vorming enz. in eerste lijn (met back office ondersteuning door centraal secretariaat)
- Verwerking en opvolging ongevallenaangiften i.f.v. verzekering
- Verwerken van aanvragen eretekens (bestellingen, opmaken diploma’s, opvolging uitreiking)
Voorbereiding en opvolging van initiatieven op provinciaal vlak:
- Registratie van inschrijvingen voor vormingsdagen en wedstrijden
- Organisatie en medewerking aan provinciale (en soms nationale) VLAMO-activiteiten
- Opvolging en redactie van de provinciale webpagina
Opvolging financieel beheer provincie i.s.m. provinciale penningmeester en boekhoudmedewerker:
- Bijhouden en verwerken van financiële en administratieve documenten
- Opmaken van jaarlijks financieel verslag en voorbereiding begroting
- Opvolging betalingen (geen handtekenbevoegdheid)
De functie vereist dienstverplaatsingen in Vlaanderen. VLAMO promoot het gebruik van het openbaar vervoer, maar voor avondvergaderingen of –activiteiten is dit niet altijd evident. Beschikken over een rijbewijs B is daarom wenselijk.
Weekend- en avondwerk zijn inherent aan de job.
Profiel
- Bachelordiploma
- Ervaring het muziekverenigingsleven is een plus
- Enkele jaren ervaring
- Grote vaardigheden op het vlak van zelfstandig werken en organiseren
- Vlot communiceren en in teamverband kunnen werken
- Interesse voor amateurkunst / instrumentale muziek
- Professionele ingesteldheid
- Nauwkeurige werker
Aanbod
Salaris op basis van de barema’s PC 329 (sociaal-culturele sector). Relevante werkervaring wordt erkend bij de berekening van de anciënniteit.
Indien er op verplaatsing gewerkt wordt is een verplaatsingsvergoeding voorzien.