Technicus-gebouwenbeheerder

Als technisch aanspreekpunt binnen de directie Gebouwen en Patrimonium

sta je mee in voor het beheer van de contracten inzake gebouwenbeheer (o.m. keuringscontracten en onderhoudscontracten) en ben je verantwoordelijk voor een goed en efficiënt onderhoud van het patrimonium.

Je bent hierbij op de hoogte van de verschillende aspecten van het gebouwenbeheer die zich afspelen in het patrimonium van de VGC, in het bijzonder op het vlak van elektriciteit en HVAC. Hierbij werk je nauw samen met de ingenieur technieken / PLAGE coördinator, je rechtstreeks leidinggevende en de andere collega’s. Je houdt het overzicht op alle taken die jouw locaties aanbelangen en spreekt de betrokken verantwoordelijken voor bepaalde taken daarop aan. Je monitort het energieverbruik en signaleert belangrijke abnormaliteiten of afwijkingen aan de PLAGE coördinator.

Je bent een aanspreekpunt voor alle gebruikers van het gebouw, ongeacht of het om collega’s, huurders of mede-eigenaars gaat. Je kent de afspraken en de (contractuele) verplichtingen van de gebruikers op jouw sites en past die in de praktijk toe.

Je hoofdstandplaats is het administratiehuis van de VGC in de Emile Jacqmainlaan. Je bent eveneens bereid om, afhankelijk van de noodzaak, te werken op locatie in onze verschillende standplaatsen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Wat doe je?

Verzamelen, verwerken en rapporteren van gebouwengerelateerde meldingen, aanvragen en hun opvolging:

− Je staat in voor het klantgerichte gebouwenbeheer op de toegewezen locaties en je maakt daarbij gebruik van het FMIS Planon (specifiek softwarepakket).

− Je volgt de vooropgezette timing op van de uitvoering der werken (via contracten of andere uitvoerders). Je meldt laattijdige uitvoeringen van gelijk welke werken via mail en/of via Planon aan de leidinggevende en de aannemer, zodat sneller ingegrepen kan worden bij nalatigheid of misbruik.

− Je geeft opdrachten en informatie door aan de opdrachtnemers.

− Je verzorgt de financiële opvolging: opmaak van bestelbonnen, nazicht van facturen, opvolgen van betaling.

Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten:

− Voorbereiden en opvolgen van technische interventies en (kleine) verbouwingsdossiers in het kader van instandhoudingswerken of aanpassingswerken.

o Je verzamelt de nodige informatie en je doet plaatsbezoeken voor het bepalen van de nodige werken.

o Je overlegt met de andere gebouwenbeheerders en architecten. Je zorgt voor het aan- of bijsturen van de aanneming in functie van dit overleg. Je zorgt voor het implementeren en toepassen van de opmerkingen en conclusies van deze overlegmomenten bij de uitvoering van de werken.

o Je neemt contact met aannemers en gebruikers ter plaatse (opvragen offertes, afspraken over uitvoering …).

o Je voert werfbezoeken uit en zorgt voor de opvolging van de werken.

o Je verzorgt de financiële opvolging (bestelbons maken, opvolging facturen, doorgeven van financiële behoeften in het kader van het opstellen van besluitvorming rond budgetten).

o Je doet het nazicht van de verslagen, werkbonnen, vorderingsstaten en facturen overgemaakt door de opdrachtnemers voor de toegekende locaties.

Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten:

− Je ondersteunt de functioneel leidinggevende in de opvolging van technische dossiers met betrekking tot het gehele patrimonium van de VGC (bv. opvolging van lopende contracten inzake gebouwenbeheer, zoals keuringen, onderhoud, opvolging van veiligheidsaspecten of wettelijke reglementering).

− Je doet voorstellen op basis van je kennis van de locaties wat betreft noodzakelijke en nuttige ingrepen en werken aan de gebouwen.

− Je staat in voor het opvolgen van ontwikkelingen binnen het domein gebouwenbeheer (o.a. toegangscontrole in het gebouw, besturing van alarmcentrales, gebruik gebouwbeheersysteem …) en geeft deze kennis door binnen de organisatie.

− Je communiceert met opdrachtnemers, leveranciers en gebruikers om het goede verloop van de uitvoering van de contracten te ondersteunen. Dit houdt ook in dat je aan de leidinggevende het slechte verloop van een uitvoering meldt. Hiervoor moet elke tekortkoming van de uitvoerder, gestaafd worden met foto’s en/of ander bewijsmateriaal (mails, brieven ...) om een eventuele ingebrekestelling mogelijk te maken.

Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten:

− Gebouwenbeheer in FMIS Planon (specifiek softwarepakket).

− Financieel beheer in EPM/ECM (specifiek softwarepakket).

− Verzorgen van correspondentie gerelateerd aan het gebouw (post, mail, telefoon).

Zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden:

− Je voert zelfstandig technische opdrachten uit zoals kleine elektriciteits- en HVAC-werken, schrijnwerkerij en opfrissingswerken.

Met deze voltijdse contractuele functie als technicus bij de directie Gebouwen en Patrimonium kom je terecht in een dynamische overheidsorganisatie. Wat wij doen en waar wij voor staan, vind je verder in deze informatiebundel.

Neem je deel als statutair VGC-personeelslid? Dan behoud je je statuut als je wordt aangesteld in deze functie.

Als organisatie investeren wij volop in onze medewerkers. Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen en kan dus volop je competenties verder verdiepen en uitbreiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd, die 6 maanden duurt. Tijdens deze periode evalueren we je driemaandelijks.