Organisatie
Wolstraat 20 - 1000 Brussel
Functieomschrijving
De Koningin Elisabethwedstrijd is één van de meest gerenommeerde en gemediatiseerde muziekwedstrijden ter wereld, een iconisch Belgisch evenement met een ongeëvenaarde internationale uitstraling. Sinds zijn ontstaan in 1937 lanceert het jaarlijks de carrière van jonge violisten, pianisten, zangers of cellisten.
Een team van zeven personen staat in voor de dagelijkse werking in het bureau in Brussel. Dat team wordt in de wedstrijdperiode, mei/juni, versterkt met tal van externe medewerkers en vrijwilligers.
Van 21 mei tot 3 juni 2023 zal de Wedstrijd in het teken staan van de zang. Wij zoeken iemand met passie voor (klassieke) muziek die ons zal helpen bij de voorbereidingen voor deze nieuwe editie, van januari tot begin juni.
Enerzijds hebben we een helpende hand nodig bij het updaten van de website www.koninginelisabethwedstrijd.be en bij het opstellen en versturen van persberichten en nieuwsbrieven voor en tijdens de sessie. Anderzijds zal de stagiair(e) de communicatie met de verschillende partners en sponsors opvolgen, prospectie doen en zal hij/zij instaan voor de administratieve opvolging met institutionele partners en sponsors.
Jouw taken
In aanloop naar de Wedstrijd (van januari tot half mei):
• Voorbereiding van persberichten die tijdens de Wedstrijd worden verzonden.
• Inputten van video's en foto's in de database (valorisatie van de rijke archieven van de Wedstrijd), ter voorbereiding op het online zetten van het video-en fotomateriaal tijdens de Zangwedstrijd.
• Beheer van contacten in onze database: verwijderen van duplicaten, invoeren van nieuwe gegevens.
• Ondersteuning bij de opvolging van partnerships met sponsors : kalender van informatie-uitwisseling opvolgen, valideren van plannings, enz.
• Ondersteuning bij de contacten met de schenkers : planning, verzending van abonnementen en tickets.
• VIP- en Business Seats-uitnodigingen verzenden.
• Ondersteuning bij het opvolgen van nieuwe contacten voor sponsoring.
Tijdens de Wedstrijd (van 21 mei t/m 3 juni 2023):
Eerste ronde en halve finale in Flagey (van 21 tot 25 mei 2023) :
• Posten van video's en foto's van de optredens van de kandidaten op de website.
• Permanentie (telefoon) om last-minute vragen van VIP's, sponsors en klanten te beantwoorden.
• Voorbereiding van nieuwsbrieven voor de communicatie van belangrijke informatie, resultaten, naar de schenkers en sponsors.
Finale in het Paleis voor Schone Kunsten (van 1 tot 3 juni 2023) :
• Permanentie (telefoon) om last-minute vragen van VIP's, sponsors en klanten te beantwoorden.
• Voorbereiding van nieuwsbrieven voor de communicatie van belangrijke informatie, resultaten, naar de schenkers en sponsors.
• 's Avonds: permanentie aan de VIP- en Sponsorbalie: ontvangst van de VIP-gasten, overhandigen van hun plaatsen, het programmaboek, parkeertickets.
Profiel
- Muziek is jouw passie, je bent vertrouwd met klassieke muziek of bent geïnteresseerd om er meer over te leren.
- Je bent een pietje precies.
- Je weet van aanpakken en bent goed georganiseerd.
- Je bent nieuwsgierig en ontmoet graag nieuwe mensen.
- Je kan goed overweg met Microsoft Office (Word, Excel) en hebt eventueel ervaring met werken met een database.
- Je spreekt Nederlands en/of Frans en voelt je als een vis in het water in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Engels is een pluspunt.
- Je kan jongleren tussen verschillende projecten.
- Je zoekt een stage in het kader van je opleiding en bent hiervoor wekelijks 2 of 3 dagen beschikbaar. Tijdens de wedstrijdronden is je aanwezigheid onmisbaar : eerste ronde op zondag 21 en maandag 22 mei, halve finale op woensdag 24 en donderdag 25 mei en finale van donderdag 1 tot zaterdag 3 juni.
Aanbod
- De kans om projectmatig te leren samenwerken met een klein team in een meertalige, internationale omgeving.
- De tools om je kennis rond communicatie en public relations in de praktijk te brengen en verder te ontwikkelen.
- Een onderdompeling in de wereld van de klassieke muziek.
- Een inkijk in het werk van muziek- en mediaprofessionals.
- Een flexibel uurrooster.