Organisatie
JINT vzw stimuleert en ondersteunt de internationale uitwisseling en samenwerking van jongeren en jeugdorganisaties. JINT is Nationaal Agentschap voor de uitvoering van de Europese subsidieprogramma’s Erasmus+ Jeugd en European Solidarity Corps. JINT vzw is gevestigd in hartje Brussel, een dertigtal medewerkers hebben hier hun werkplek.
Meer info over JINT vzw op www.jint.be
Meer info over Erasmus+ Jeugd op www.erasmusplusjeugd.be
Meer info over European Solidarity Corps op www.europeansolidaritycorps.be
Functieomschrijving
Je werkt nauw en ondersteunend samen met het team van stafmedewerkers dat instaat voor de begeleiding en het dossierbeheer van projecten die ingediend worden in de Europese subsidieprogramma’s voor jeugd(werk). Daarnaast maak je samen met zes collega’s deel uit van het team dat de centrale ondersteuning voor de hele organisatie verzorgt.
Je bent de rechterhand van de Coördinator Beheer Europese Programma’s en neemt het voortouw in de technisch-administratieve processen en procedures. Je bent ook aanspreekpunt voor projectorganisatoren wanneer ze technische of administratieve vragen hebben.
Concreet zijn dit je verantwoordelijkheden:
- Je beheert de flow van Europese projecten binnen verschillende databases en volgt de ontwikkelingen hiervan. Je ondersteunt en werkt samen met de projectassistenten; je put gegevens in, controleert en valideert volgens nauwgezette procedures.
- Je documenteert procedures in een handleiding. In samenspraak met de coördinator, pas je ze aan indien nodig.
- In samenspraak met de coördinator stel je de formele checklist op voor aanvragen en eindverslagen en zorg je voor updates als dat nodig is.
- In samenwerking met de stafmedewerkers en de coördinator en vanuit de programmaregels stel je administratief ondersteuningsmateriaal op voor de projectorganisatoren.
- Je bent het aanspreekpunt voor technische vragen. Je verzamelt deze en gebruikt ze als basis om de algemene technisch-administratieve ondersteuning verder te ontwikkelen en te verbeteren, zowel voor intern gebruik als voor projectorganisatoren.
- Je ondersteunt de bevoegde stafmedewerker(s) bij de voorbereiding van de evaluatiecommissies, o.a. door alle nodige documenten te voorzien.
- Je ondersteunt de contractuele fase van de projecten in samenspraak met de betrokken stafmedewerker(s) en de coördinator. Hiervoor verwerk je gegevens uit de databases tot rapporten (o.a. in complexe mailmergers).
- Je neemt het voortouw in de voorbereiding van de jaarlijkse controle en audit, bijgestaan door de projectassistenten en coördinator.
- Je controleert op regelmatige basis de betalingen en boekingen in de databases en checkt deze met de boekhouding.
- Je volgt administratieve evoluties in de verschillende programma’s op en implementeert deze na overleg met het team.
Profiel
- Je bent niet aan je proefstuk toe als je in deze job stapt. Je hebt ervaring in een administratieve job waarbij een zekere verantwoordelijkheid en pro-activiteit deel uitmaakten van de functie.
- Ervaring in administratief projectbeheer is dan ook een grote plus!
- Je kan zeer vlot werken met het softwarepakket MS Office 365 (Word, Outlook, Microsoft Teams,…) maar vooral in Excel blink je uit.
- Je hebt technische interesse in en feeling voor databases. Nieuwe online tools zie jij als een uitdaging; je bent niet bang om ermee aan de slag te gaan en ze uit te proberen.
- Je bent niet bang om de ‘lead’ te nemen, maar vindt het belangrijk om daarbij een basis van betrokkenheid te creëren.
- Je bent een ‘verbeteraar’; je gaat graag op zoek naar hoe zaken beter, efficiënter, duidelijker,… kunnen. Je houdt ervan om procedures en processen op elkaar af te stemmen.
- Je bent leergierig en staat open voor opleiding en vorming. Je kan wat je hebt geleerd ook helder doorgeven aan anderen.
- Je werkt je taken correct en nauwgezet uit.
- Je bent stressbestendig en houdt het hoofd koel, óók als het wat drukker is om je heen. Je slaagt erin om multifocus te houden en bijvoorbeeld je nauwkeurige administratieve werk te combineren met een telefoon die rinkelt. Je kan goed onder tijdsdruk werken.
- Je hebt geen moeite om je aan te passen in een permanent veranderende werkcontext. Je stelt je flexibel op en reageert doelgericht op problemen of kansen.
- Je hebt een actieve mondelinge en schriftelijke talenkennis van het Nederlands en Engels. In het Frans sla je je vooral mondeling goed uit de slag.
- Je geeft prioriteit aan dienstverlening en klantentevredenheid.
- Je zet je in om de verwachte resultaten binnen de voorziene tijd, en op een succesvolle en kwalitatieve manier te behalen.
- Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
- Je hebt een streepje voor als je (werk- of andere) ervaring hebt in het (internationaal) jeugdwerk of een verwante sector.
Aanbod
- Een positieve en stimulerende (jeugd)werkcontext die voortdurend in beweging is, met veel fijne contacten en samenwerkingen.
- Een organisatie die ruimte creëert voor autonomie en die kansen biedt om bij te leren en competenties te ontwikkelen.
- Een 80% tewerkstelling voor onbepaalde duur.
- Aanvang ten vroegste op 10/01/2022.
- Plaats van tewerkstelling is hartje Brussel, op 5 min. wandelen van het Centraal Station.
- Sporadisch avond/weekendwerk behoort tot de opdracht.
- Hiertegenover staat een correcte compensatieregeling voor overuren.
- JINT vzw draagt de kosten voor woon-werkverplaatsing.
- Bruto beginwedde per maand 2.592,45 € aan 5 jaar anciënniteit (voor een 80% tewerkstelling, volgens barema PC 329). Relevante ervaring kan in rekening genomen worden bij het bepalen van anciënniteit.