Projectmedewerker zakelijker team

1. Je ondersteunt de teamvisie waarin we met een compact team streven naar een proactieve werking

Met het volledige team werken we stap per stap aan de omschakeling van een reactieve werking met trouble shooting nadien naar een proactieve werking waarbij dossiers van bij aanvang correct kunnen aangepakt worden. Zo blijven we een compact en krachtig team ter ondersteuning van de musea, die maximaal kunnen focussen op hun kerntaken

• Je kan coördineren en verbinden, je legt linken tussen gezamenlijke raakpunten en respecteert verschilpunten vanuit de eigen identiteit van elk museum. Hierbij voel je goed aan welke inspanning van jou verwacht wordt in het verbinden en samenbrengen van mensen om tot oplossingen te komen. Je durft hierbij ook los te laten op de gepaste momenten;
• Je bent veel aanwezig op de verschillende locaties, zowel de musea, het zakelijk team als de ondersteunende stadsdiensten. Zo vang je op wat er leeft, waar de behoeften zitten en welke oplossingen hiervoor mogelijk zijn. Momenteel verloopt dit uiteraard voor een groot deel digitaal omwille van de geldende corona-maatrelegen;
• Je toetst telkens voor elk project af welke zakelijke domeinen van de collega’s in het zakelijk team betrokken dienen te worden;
• Je agenda wordt – in tegenstelling tot die van de collega’s – grotendeels ingenomen door projectwerking, binnen bepaalde domeinen en vanuit de link van de projecten kan je ook operationele taken opnemen (zie verder);
• Je staat de vele collega’s bij met raad en daad vanuit je expertise in project- en procesmanagement en vanuit het verloop van de projecten;
• Je weet juist in te schatten wie wanneer te betrekken in onze veelzijdige organisatie.
• Je draagt bij tot de projectwerking die de werking van het zakelijk team verder uitbouwt

Het zakelijk team is nog in volle ontwikkeling, en wordt vaak geconfronteerd met wijzigende wetgeving die aan de basis ligt van de werking. Verder zijn er nog tal van mogelijkheden tot optimalisatie en digitaliseren van onze werking. Deze veranderingen pakken we projectmatig aan.

• Je draagt bij tot de opmaak van de teamplanning door het signaleren van de nood aan nieuwe projecten;
• Je neemt de projectleiding op voor lopende projecten vanuit je kennis en expertise op vlak van project- en procesmanagement;
• Je stemt voor lopende projecten af met de betrokken collega’s in het zakelijk team, afhankelijk van de zakelijke domeinen of gezamenlijke thema’s die in scope zitten van het project;
• Je bouwt de projectwerking uit, samen met alle betrokkenen: in de musea, bij de ondersteunende diensten van de Stad Gent, …;
• Je zorgt voor duidelijke en gepaste rapportering aan alle betrokkenen: zowel projectteams, stuurgroep als directieniveau.
• Applicaties ter ondersteuning van de zakelijke werking

Als autonome gemeentebedrijven van de Stad Gent kunnen we een beroep doen op ondersteunende dienstverlening, inclusief ondersteunende tools. Aangezien onze werking net iets anders is dan bij een stadsdienst, zijn er vaak aanpassingen nodig of zijn niet alle applicaties voor ons reeds toegankelijk.

• Je brengt de werking schematisch in kaart zodat de nodige aanpassingen aangevraagd kunnen worden;
• Je sluit aan bij de projecten die hiervoor worden opgezet vanuit de Stad Gent en/of District09 zodat onze behoeften kunnen meegenomen worden;
• Je coördineert de implementatie van de aanpassingen of nieuwe applicaties in de werking van beide AGB’s;
• Je volgt de vordering van deze projecten op voor beide AGB’s.
• Je draagt bij aan de operationele processen binnen de domeinen bestuurlijke werking, procurement (overheidsopdrachten), facility, veiligheid en beveiliging, organisatieontwikkeling

De domeinen van het zakelijk team zijn toegewezen aan telkens één van de coördinatoren, waarbij hij/zij instaat voor een correcte werkwijze en een vlotte afhandeling van de lopende dossiers. Als projectmedewerker kan je bijdragen aan de operationele werking voor bovenvermelde domeinen vanuit de link van de projecten en treedt je als back-up op indien één van de coördinatoren afwezig is

• Je volgt de verschillende vragen uit de musea nauwgezet op en zorgt voor een vlotte afhandeling, al dan niet in samenwerking met één of meerdere ondersteunende diensten bij de Stad;
• Je weet het overzicht te bewaren over de vele verschillende lopende dossiers – groot en klein – en respecteert hierbij de verschillende deadlines;
• Waar nodig kan je voor specifieke vragen maatwerk voorzien dat een evenwicht weet te vinden tussen de dynamiek van een museum en de vereisten van administratief/juridische kaders;
• Je staat in voor het beheer van duidelijke werkwijzen en draagt deze uit naar zowel de medewerkers van de musea als de medewerkers bij ondersteunende diensten;
• Je volgt trends en evoluties op binnen deze zakelijke domeinen en vertaalt dit naar de operationele werking;
• Je coördineert competentienetwerken binnen de jou toegewezen zakelijke domeinen, zodat de juiste kennis en vaardigheden bij de juiste personen terecht komen en zodat er kennis en ervaring gedeeld kan worden;
• Sommige processen vallen volledig binnen de aan jou toegewezen zakelijke domeinen, anderen vragen een insteek vanuit verschillende domeinen waardoor samenwerking met de andere medewerkers in het zakelijk team nodig is;
• Je rapporteert over de algemene vooruitgang van de werking aan de zakelijk directeur, waar nodig leg je uitzonderingen en specifieke cases voor om tot een gedragen aanpak te komen.
• Je rapporteert op directieniveau over resultaten en deadlines indien de omvang van de operationele processen dit vraagt.

Wat krijg je van ons?

• Een voltijds contract van 1/06/2021 tot 31/12/2022
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks loon vanaf € 3.279 (1 jaar anciënniteit) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen;
• Een afwisselende job, met veel menselijk contact en heel wat eigen verantwoordelijkheden;
• Maaltijdcheques;
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding of een (elektrische) pendelfiets;
• Een gratis hospitalisatieverzekering;
• Eindejaarspremie;
• Een aantrekkelijke verlofregeling;
• De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren;
• De plaats van tewerkstelling is Veldstraat 82, 9000 Gent.