Organisatie

Flagey VZW
Met jaarlijks meer dan 300 concerten, 1000 filmvertoningen en 250 000 bezoekers is Flagey één van de grootste culturele spelers van België. Flagey is gekend omwille van haar kwaliteitsvolle programmatie van klassieke muziek, jazz en wereldmuziek en organiseert o.a. jaarlijks de Brussels Jazz Festival, de Piano Days, de Baltic Sea Festival,... In samenwerking met Cinematek, vertoont Flagey elke dag drie films, van oude onuitgegeven versies tot nieuwe premières. Ook kinderen en families worden bediend met een interessante programmatie en educatieve artistieke projecten zoals Flagey Academy. Naast de dagelijkse culturele programmering organiseert Flagey ook evenementen voor privéklanten (zoals congressen, vergaderingen, filmopnames, bedrijfsfeesten, ...)
https://www.flagey.be/

Functieomschrijving

  • Je maakt deel uit van een ploeg van vier projectmanagers die samen instaan voor de praktische organisatie van alle evenementen van en in Flagey.
  • Je vertrekt vanuit de contractuele afspraken gemaakt door de artistieke of commerciële cel en zorgt vanaf dan voor de algemene coördinatie van de evenementen die jou toegewezen zijn.
  • Je contacteert artiesten en klanten om de technische en logistieke noden te bepalen.
  • Je neemt regelmatig deel aan productievergaderingen waar deze afgetoetst kunnen worden met de verschillende departementen, maar je aarzelt niet om zelf interne meetings te organiseren om tijdig potentiele problemen te identificeren en op te lossen.
  • Je zorgt voor volgende aspecten van de preproductie en schakelt indien nodig externe leveranciers in:
    • Gedetailleerde dagplanning o Parking en lokaal transport o Catering (i.s.m. de cateringcoördinator) o Huur van instrumenten/ backline o Pianostemmingen
    • Stagehands (i.s.m. stagemanagers)
    • Technisch personeel en technisch materiaal (i.s.m. de technische coördinatoren) o Onthaal- en barpersoneel (i.s.m. Front of house/ Barmanager) o Bewaking en veiligheidsbriefings o Opkuis (i.s.m. de administratief assistent) o ...
  • Je behoudt hierbij steeds het overzicht en zet alle gemaakte afspraken om in duidelijke productiefiches en -schema’s die tijdig gestuurd worden aan alle betrokken partijen.
  • Je beheert de logistieke uitgaven en communiceert helder als het vooropgesteld budget niet toereikend dreigt te worden.
  • Op de dag zelf, neem je de leiding over de hele productie en fungeert als hoofdcontactpersoon voor artiesten, klanten, medewerkers en externe leveranciers.
  • Je bent aanwezig van begin tot einde en zorgt ervoor dat iedereen in de best mogelijke omstandigheden zijn werk kan uitvoeren: op een veilige manier, in een aangename sfeer, met respect voor de algemene timing en met de nodige kwaliteit die verwacht wordt door Flagey, het publiek en andere stakeholders.
  • Je zorgt voor de administratieve opvolging, controleert de facturen gelinkt aan jouw project en bezorgt de nodige informatie aan de financiële dienst.
  • Indien nodig, zorg je voor een debriefing met collega’s en klanten.

Profiel

  • Je bent tweetalig Nederlands/Frans met een goede kennis van het Engels
  • Je hebt liefst drie jaar ervaring in projectmanagement en/of eventmanagement. Als dat (nog) niet het geval is maar je voelt dat deze job op jouw lijf geschreven is, mag je ons gerust proberen te overtuigen!
  • Je bent een organisatorisch talent en een sterke planner (kennis van Yesplan of andere planningssoftware is een pluspunt).
  • Je bent flexibel en je hebt geen probleem met regelmatig weekend- en avondwerk.
  • Je houdt van de combinatie van voorbereidingswerk achter jouw bureau en intense actie op het terrein.
  • Je bent stressbestendig, positief ingesteld en oplossingsgericht.
  • Je communiceert helder, naar verschillende soorten stakeholders.
  • Je bent commercieel ingesteld, je hebt oog voor detail en je legt graag de lat hoog voor jou en jouw collega’s.
  • Je bent een natuurlijke leider maar ook een teamplayer die eveneens autonoom kan werken.
  • Je houdt van cultuur maar je organiseert ook graag meer commerciële evenementen.
  • Een basiskennis van podiumtechnieken en de geplogenheden van de klassieke muziek is een pluspunt.

Aanbod

  • Een voltijds contract van onbepaalde duur
  • Een gevarieerde job binnen een erkende en internationale omgeving
  • Een aangename werksfeer in een prachtig gebouw in een boeiende en bloeiende omgeving
  • Een interessant salarispakket dat aansluit op je ervaring
Categorie
Directie en management
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest