Productiemedewerker / Onthaalcoördinator bij Arenberg

In het hart van Antwerpen is de Arenberg een begrip voor elke cultuurliefhebber. Zowel bezoekers, artiesten als organisatoren zijn vandaag op zoek naar een gedreven coördinatie- en productiemedewerker die hen op een behulpzame, open en efficiënte manier ontvangt en wegwijs maakt. Daarnaast ondersteun je de programmatoren door de producties administratief van A tot Z op te volgen. Productieondersteuning - Je zorgt mee voor de volledige organisatie ‘van a tot z’ van kleine & grote evenementen. Je verleent algemene assistentie aan de programmatie-afdeling, van pre-productie tot en met de afrekening van de voorstellingen. - Je staat in voor de planning, organisatie en uitwerking van praktische en logistieke elementen die nodig zijn voor de evenementen die jij opvolgt. - Je informeert potentiële klanten en organisatoren over verhuurvoorwaarden, arrangementen, ticketverkoop, organiseert onthaal en rondleidingen en maakt offertes en contracten op. - Je klasseert de correspondentie over planning en programmering. - Je reserveert logistieke diensten bij eigen producties: catering, vervoer, hotel, security ... - Je volgt de afrekening van voorstellingen op: facturatie diensten, uitbetaling gages, aanrekening huur en productiekosten ... - Je voert een permanente kwaliteitscontrole uit op processen en procedures. Waar mogelijk formuleer je verbetervoorstellen. Onthaal publiek en artiesten - Je draagt de eindverantwoordelijkheid voor het goede verloop van een voorstelling. Je staat in voor het onthaal en bent het aanspreekpunt voor bezoekers, artiesten en vrijwilligers. Bij onverwachte situaties reageer je snel en efficiënt. - Je realiseert, in nauwe samenwerking met verschillende collega’s (het hoofd realisatie en de horeca- en eventmanager, techniekers en baliemedewerkers) de initiatieven voor bezoekers in de foyer of elders in het gebouw. - Bij publieksactiviteiten stuur jij als onthaalverantwoordelijke de vrijwilligersploeg aan. - Bij aanvang van je werkdag maak je een rondgang doorheen het huis en controleer je of alles in orde is voor aankomst van vrijwilligers, klanten, publiek en artiesten. - Op basis van een checklist zorg je voor je alle voorbereidingen voor artiesten of zaalhuurders en hun ontvangstpakket (badges, jetons, parkeerkaarten, bewegwijzering ...). - Je biedt informatie aan de bezoekers met signalisatie, folders, affiches … . - Je staat mee in voor de orde en netheid in het gebouw: je controleert de mis-en-place van de publieksruimten, gebruikt en onderhoudt de werkruimtes en –materialen op een correcte, veilige, hygiënische en -zorgvuldige manier. - Je volgt overlegmomenten om het onthaal zo goed mogelijk te verzorgen. Lees meer over de vacature op Antwerpen.be: https://www.antwerpen.be/nl/info/5cb59205a0fbf4b82b260718/