Organisatie
De werkzetel van de vereniging is gevestigd op domein Ter Speelbergen, Peredreef 5, te 2580 Putte (Beerzel); het werkingsveld omvat de ganse provincie Antwerpen.
Functieomschrijving
Als officemanager heb je verantwoordelijkheden op vlak van procesmanagement en heb je algemene taken ter ondersteuning van de directeur. Daarnaast heb je verantwoordelijkheden op vlak van projectwerking, waarbij je de projectmedewerkers ondersteunt in de uitwerking van diverse projecten.
Algemene taken ter ondersteuning van de directeur (40%):
- je adviseert en ondersteunt de directeur inzake specifieke materies (waaronder HR, financiën,…), de provinciale samenwerking, de organisatiestructuur en de processen
- je detecteert en geeft aan waar interne en/of externe samenwerkingsverbanden mogelijk zijn om tegemoet te komen aan de noden en behoeften van de organisatie
- je ondersteunt de directeur bij vergaderingen, regelt afspraken en verzorgt de zakelijke correspondentie
- je bent het organisatie-aanspreekpunt voor alle events, persmeetings,…
Algemene taken op vlak van procesmanagement (40%):
- je brengt alle bestaande procedures en processen binnen de vzw in kaart
- je ontwikkelt, implementeert, evalueert en stuurt de procedures en processen waar nodig bij om te komen tot een efficiënte en effectieve teamstructuur
- je zet de nodige stappen opdat de interne procedures, richtlijnen, codes, enz. correct uitgevoerd en gerespecteerd worden
- je staat samen met de projectmedewerkers in voor de werking van de vereniging met nadruk op het uitbouwen van een netwerk
- je ondersteunt de projectmedewerkers
Algemene taken op vlak van projectwerking (20%):
- je staat samen met de projectmedewerkers in voor de werking van de vereniging met nadruk op het uitbouwen van een netwerk
- je ondersteunt de projectmedewerkers
Profiel
Als officemanager beschik je over onderstaande gedragscompetenties:
- zin voor kwaliteit: je herdenkt zo nodig bestaande standaarden en optimaliseert deze
- veranderingsbereidheid: je voert in samenspraak met het team de verandering door. Je herschikt, wijzigt, verandert de processen en werkwijzen waar nodig
- voortgangscontrole: je ontwikkelt systemen om de voortgang op te volgen
- plannen en organiseren: je plant en organiseert taken, opdrachten, oplossingen, projecten op lange termijn die concrete repercussies hebben voor anderen en die onderhevig zijn aan onvoorziene omstandigheden
- schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: je structureert je boodschap en hanteert een gepast taalgebruik in functie van de situatie/het publiek
- samenwerken: je creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten
Hiernaast beschik je over volgende kenniscompetenties:
- kennis van informaticatoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en internettoepassingen)
- algemene kennis van managementstechnieken (operationele planning, projectmanagement, procesanalyse, budgettering,…)
- 3-taligheid (Nederlands – Engels - Frans) is een pluspunt
Aanwervingsvoorwaarden: diploma- en ervaringsvereisten
Je bent in het bezit van een masterdiploma aangevuld met minimum 4 jaar relevante beroepservaring
Bijkomende aandachtspunten
- je bent in het bezit van een rijbewijs B en beschikt over een wagen
- je houdt rekening met sporadisch avond- en/of weekendwerk
Aanbod
Geïndexeerd loon
Je start in salarisschaal A1a: het bruto maandsalaris ligt tussen € 3170,07 en € 4932,83.
Na 4 jaar anciënniteit ga je over naar salarisschaal A1b: het bruto maandsalaris ligt tussen € 3670,60 en € 5114,18.
Na 18 jaar anciënniteit (in A1a en A1b samen) ga je over naar salarisschaal A2a: het bruto jaarsalaris ligt tussen de € 4896,56 en € 5252,01.
Relevante ervaring met betrekking tot deze functie kan qua anciënniteit meegerekend worden, te beoordelen door het directiecomité van de vereniging en met een maximum van 10 jaar.
Extralegale voordelen
- pensioenplan
- gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid om gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten
- maaltijdcheques van 8 euro
- 35 dagen jaarlijkse vakantie
- diverse opleidingsmogelijkheden
- gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk of fietsvergoeding