Officemanager (50%)

Als officemanager verricht je administratieve en organisatorische taken om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen. Je ondersteunt onze coördinator en een team van ongeveer 18 medewerkers en stagiairs bij de realisatie van de doelstellingen van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle praktische zaken rond administratie, facilitymanagement, boekhouding en personeelsbeheer.

Je takenpakket bestaat uit drie grote delen:

Administratieve taken

• Je zorgt voor een vlot draaiend en aangenaam kantoor en verzorgt het onthaal.
• Je verwerkt de post, beheert de algemene e-mailadressen en onderhoudt de adresdatabank.
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten praktisch voor.
• Je notuleert bij bestuurs-, team- en projectvergaderingen.
• Je creëert, formateert, controleert en digitaliseert documenten.
• Je onderhoudt het klassement en het archief van de organisatie.
• Je documenteert informatie en procedures die frequent nodig zijn bij het beheer van de organisatie.
• Je ondersteunt het team bij de ontwikkeling van subsidie-, project- en offertedossiers en rapportage.
• Je doet voorbereidend werk voor de publicatie van nieuwsberichten op de website, sociale media en in de maandelijkse nieuwsbrief.

Financiëel beheer

• Je staat in voor de flow van in- en uitgaande facturen en verwerkt onkostennota’s.
• Je beheert de kleine betaalrekening.
• Je klasseert de financiële documenten voor verwerking door de boekhouder.
• Je bereidt betalingsbestanden voor.
• Je maakt kostenberekeningen voor budgetten.

Personeelsbeheer

• Je zorgt voor de praktische afhandeling van werving en selectie.
• Je verwelkomt nieuwe medewerkers en stagiairs en zorgt voor een vlotte integratie.
• Je beheert de personeelsgegevens en -dossiers.
• Je beheert de verlofadministratie.
• Je verzorgt de voorbereiding van de loonverwerking door het sociaal secretariaat.
• Je doet opzoekingen en navraag om vragen rond personeelsbeleid- en beheer te beantwoorden.

• Je werkt in een functie met een afwisselend takenpakket.
• Je komt terecht in een warm en dynamisch team op een locatie vlakbij het station van Berchem. Je kan regelmatig ook eens van thuis werken.
• Je start met een deeltijds contract (50%) van bepaalde duur (één jaar), met zicht op verlenging en een vaste aanstelling bij gebleken geschiktheid.
• Je wordt verloond volgens de C-barema's van de gemeenten, OCMW’s en provincies in Vlaanderen, aangevuld met maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en een abonnement voor woon-werkverkeer of een fietsvergoeding. Het arbeidscontract volgt het Paritair Comité 329, sociaal-culturele sector.